2020年必威体育精装版公司企业档案管理制度及流程.pdfVIP

精品 word 文档 可编辑修改 文件编号 公司档案管理制度及流程 版本号 A/0 文件名称 页数 共 25 页 编制部门 行政部 实施日期 2020 年 3 月 日 审批 编制 公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的 完整性、准确性和系统性。 提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、 适用范围 1、公司内部经营形成的各种资料。 2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、 批复等资料。 三、 术语和定义 1、 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管 理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、 账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形 式的历史记录。 2 、 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利 用等活动。 四、 职责 1、 行政部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部 版面已排好，下载后可直接使用 精品 word 文档 可编辑修改 门档案管理； 2 ）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3 ）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4 ）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确 保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作； 5 ）提 高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6 ）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2 、 其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件； 3 ）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、 利用、归档； 4 ）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、 各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4 、 各部门负责人 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置； 2）负责对本部门档案管理的监督检查。 5、 各公司总监 / 副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、 工作程序 1、 档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行 收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》 。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并 版面已排好，下载后可直接使用 精品 word 文档 可编辑修改 编制《移交目录》 ，每季度向行政部移交。 a) 归档范围及移交时间：每季度结束后次月 10 日前。 b) 档案资料的标识 行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管 理规定》。 c) 档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指