采购合同管理制度.docVIP

PAGE 宁夏华源耀康医药有限公司 文件编号 2O11-001 版 本 A 采购合同管理制度 页 次 第 PAGE 2页共 NUMPAGES 3页 生效日期 2011年4月12日 起 草 审 核 核 准 总则 为加强采购合同管理工作，防范采购合同风险，维护公司利益，现依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。 本制度适用于公司药品与医用器械耗材的采购合同管理。 采购合同的编写 职责分工：公司采购部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作，运营部负责合同审核工作。 一次性采购货物金额高于1000元，必须签订采购合同；向银川市外采购必须签订合同；长期供货的必须签订年度采购大合同。 采购合同的形式：采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。 正式的采购合同必须包括以下八个方面的主要内容。 合同签订双方的姓名、地址和联系方式。 采购货物的单价、数量、金额、生产企业与规格型号。 采购货物的质量层次及质量问题解决办法。 采购货物的履约方式：到货期限、到货地点、运输方式、运费负担、路途丢失短少的解决方法、退换货服务等。 采购货物的付款方式和付款时间。 其他优惠条件。 违约责任和解决争议的方法。 年度采购大合同必须注明合同有效期限。 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。 合同由运营部编号登记，编号办法：XXX（采购负责人姓名汉字拼音的第一个字母）—11（年份）—001（顺序号）。采购负责人付款时在付款单上标明合同编号。 采购合同的签订 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，所委托人必须出具有效的法人授权委托书。 对于一次性采购金额在2万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订。年度采购合同或一次性采购金额在2万元以上的合同必须签订原件存档。 签订步骤：采购负责人谈判合同成文?采购经理审核签字?运营经理审核签字盖章?采购经理盖合同章，签字审核时间不得超过一个工作日。 采购合同的执行与控制 合同在签字盖章后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，在公司《物流管理制度》框架内保证采购工作正常进行。 采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记；运营部负责对合同履约情况进行检查。 采购付款时，由财务部按本规定及合同约定条款对付款单进行检查，属实后方能执行付款。 采购合同的修改、纠纷解决与终止 在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货），采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。 如遇履行困难的合同，采购部必须及时向相关参与合同管理的部门通报并报告相关公司领导。 有下列情形之一者，视为合同终止。 1) 因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。 2) 因市场环境或需求的变化的一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。 3) 出现违背合同条款的状况。 4) 合同到期或逾期没有履行合同约定的。 5) 发生符合合同条款中合约解除的事项。 当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。 1) 与供应商协商解决。 2) 请第三方协调解决。 3) 由仲裁机构进行仲裁。 4) 通过法律途径解决。 合同发生纠纷时，协商不成需要进行仲裁或诉讼的，采购部协助人事部、法律顾问办理有关事宜，优先选择在公司所在地进行。 合同管理纪律要求 参与合同签订和合同管理的人员不得出现下列情况，否则公司将视情节轻重给予相应处分： 泄露或私自更改合同内容； 丢失合同； 损害公司利益； 参与合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任行为。 参与合同履行人员违反国家和公司相关规定，给公司利益造成经济损失或其他损失的，视其性质和情节轻重，由公司给予责任人行政和经济处罚。触犯刑律的，移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。 合同资料管理 采购部负责采购合同的汇总、保存副本、送档工作。 运营部负责采购合同的审核、编号登记工作。 财务部负责保存采购合同正本及采购原始凭证、票据。 附则 本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。 本制度自2011年5月1日起执行。自本制度发布之日起，采购负责人对已签订合同进行自查，不符合本制度规定的，联系供应商重新签订。 宁夏华源耀康医药有限公司 二零一一年四月十二日