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商务书面沟通 商务书面沟通概述 商务书面沟通的基本策略 商务写作概述 商务信函的写作 商务报告的写作 其他常用商务文书的写作 商务书面沟通的概述 书面沟通的意义 书面沟通的内涵和类型 有效书面沟通的特征 书面沟通的意义 企业一刻也离不开书面沟通。 企业内部 规章制度 计划 商务信函、备忘录……. 企业外部 财务报告 市场调查报告…….. 书面沟通的重要性 信息表达更加准确 易保存，且不易“污染” 更加令人信服 比口头沟通更灵活 更具有经济性 商务书面沟通的概述 书面沟通的意义 书面沟通的内涵和类型 有效书面沟通的特征 书面沟通的内涵和类型 商务书面沟通 为了实现企业商务活动的目标，将与商务活动有关的信息、思想与情感通过书面文字图表的形式在个人、群体或组织间传递的过程。 类型 内容（信函、记录、报告、备忘录、通知、计划…….） 信息载体（信件、备忘录、电子邮件、电子会议系统) 商务书面沟通的概述 书面沟通的意义 书面沟通的内涵和类型 有效书面沟通的特征 有效商务书面沟通的特征 ABC A（accurate）准确 B（brief）简洁 C（clear）清晰 4C Correct 正确：信息真实可靠，观点准确 Clear 清晰：金字塔原理 Complete 完整：信息全面，无遗漏 Concise 简洁：语言风格 商务书面沟通概述 商务书面沟通的基本策略 商务写作概述 商务信函的写作 商务报告的写作 其他常用商务文书的写作 商务书面沟通的基本策略 从沟通者出发的基本策略 从读者出发的基本策略 信息组织和写作方式策略 从沟通者出发的基本策略 写作目的 提出问题，分析问题，解释，说明，指示，说服 主要内容 重要，次要，取舍 搜集资料 商务书面沟通的基本策略 从沟通者出发的基本策略 从读者出发的基本策略 信息组织和写作方式策略 从读者出发的基本策略 读者的特征 读者是谁？年龄？背景？ 读者需要什么信息 读者已经知道的信息 读者对信息主题的认识来自哪里 读者会有哪些疑问 从读者出发的基本策略 读者的反应 读者可能的兴趣程度 读者达到要求的难易度 细化行动 简化步骤 合理期限 如何激发读者——什么能打动读者 好消息第一 强调受益 先讲共同点和一致处 你的建议是最好的解决方法 商务书面沟通的基本策略 从沟通者出发的基本策略 从读者出发的基本策略 信息组织和写作方式策略 信息组织和写作方式策略 金字塔原理 商务书面沟通概述 商务书面沟通的基本策略 商务写作概述 商务信函的写作 商务报告的写作 其他常用商务文书的写作 商务写作概述 商务写作的一般过程 商务写作的注意要点 商务写作的技巧 商务写作的一般过程 准备阶段 构思：分析问题，定义目的，分析读者，构思观点，开列大纲 选材：搜集资料，提炼材料 初稿阶段 固有格式 修改成稿阶段 修改 编辑 商务写作概述 商务写作的一般过程 商务写作的注意要点 商务写作的技巧 商务写作的注意要点 商务写作的目的是表达不是震撼 积极 清晰 简洁 礼貌 积极 案例 消极表述 您没有告知您的信用卡号，因而我们无法按您的订单发货。 案例 消极表述 直到4月1日您才能在H停车场停车。 积极表述 从4月1日起您就可以在H停车场停车了。 案例 消极表述 没有高级管理者的协助，这个问题将无法解决。 积极表述 在高级管理者的协助下，这个问题是可以解决的。 清晰 用词尽量准确 避免使用抽象词语 尽量使用短剧、简单句 每段开头最好有一个主题句 正确使用语法、标点。 简洁 避免赘词 杜绝重复 单词、短语、句子 一个通告的比较 收件人：全体员工 发信人：王剑（后勤部经理） 现在通知全体员工，有人在后面的停车场留下一辆灰色的新奥迪车，由于这样的事实及此车已经在该处停留了几个星期并一直无人认领，我公司已和警方联系并已获得警方授权，如果我们把收入捐给某类慈善机构，就可以拍卖此车，如果有人愿意并且能够参加拍卖会，请花些时间到后勤部门讨论有关拍卖过程的最重要和基本的环节。 改进后 收件人：全体员工 发信人：王剑（后勤部经理） 有人数月前在后面的停车场留下一辆灰色奥迪，由于无人认领，警方授权我公司拍卖，收入将捐给慈善机构，有意参与拍卖活动者请与我部联系。 礼貌的案例 不礼貌 在星期五之前你务必完成这份报告。 你应该在该部门组织一个公用车队。 礼貌 请你在星期五之前完成这份报告。 组织一个公用车队能够降低贵部门的交通费用，并且有助于保护环境。 商务写作概述 商务写作的一般过程 商务写作的注意要点 商务写作的技巧 商务写作的技巧 改变工作任务 先写其他部分 先写出你的标题 做一做非文本工作 改变自己的行动 休息一下 与你的读者“交谈” 谈谈你的观点 阅读或谈论其他东西