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如何撰写商务 电子邮件 邮件组成部分 主题 称呼与问候 正文 附件 结尾签名 收件人、抄送人、密送人 回复 转发 主题 一定不能空白主题 主题要简短，不能冗长 不要使用含糊不清的标题，文字要和内容相关，体现关键字；问问自己： 读者在没有详细阅览内容之前，仅从标题或第一句话就能了解你的意图？ 合理使用 【紧急】【重要】【参考】* 等特殊字符 不可出现错别字及不通顺之处 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要适当更改标题，不要出现回复: 回复：回复：一大串 举例 称呼与问候 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此 邮件是面向他的，要求其给出必要的回应 在多个收件人的情况下可以称呼各位、大家、Team、All等 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如 “x经理”；如果不清楚职务， 则应按通常的 “x先生”、 “x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名 称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个 “Dear xxx”，显得很熟络 称呼通常写在第一行定格 称呼与问候 开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写 “*经理，你好”或 “*经理，您好”；针对客户可以写 “*总，您好”，再尊敬就写 “尊敬的*会长，您好” 结尾通常写 “顺祝商祺”或 “顺颂商祺”、 “生意兴隆”、 “祝您顺利” 等商业祝语 “礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方 也能平静的看待。 正文 邮件正文要简明扼要，行文通顺，思路清晰，把要说的叙述清楚 分清建议或意见；问问自己：我是不是已经在邮件中告诉收件人我的看法或 者可供读者回应的选择？如果没有，为什么我会假设他们能了解我的思想？ 若要表达对某件事的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见 但若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议 有时，因信息太过简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述 的到底是建议或是意见，因而造成不必要的误解或行动；问问自己：有哪些 我写的东西是收件人已经知道或者应该知道的？我是不是下意识的没有表达 清楚？如果答案是肯定的，那么他们会对我之后说的东西表示迷惑也就不奇 怪了 正文 尽量使用商务用语，不要用口语，多用简单词汇和短句，准确清晰的 表达；避免使用太多的标点符号 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明；也 可以正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述 同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件 事一段落，不要混为一谈；保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔 细看你没分段的长篇大论； 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的 不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适 正文 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现，电子邮件可轻易地转给他人， 因此对别人意见的评论必须谨慎而客观 在一次邮件中把信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么 “补充”或者 “更正”之类的邮件，避免不必要的麻烦 尽可能避免拼写错误和错别字， 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有 错误 不要任意使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息 进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响 阅读 正文 选择便于阅读的字号和字体。 中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在 线阅读的字号和字体 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 小心幽默的使用。在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮 件中，应特别注意发信人的幽默被误解与扭曲 如果你不想让你发给对方的邮件被转发出去，可以设置不被转发功能 附件 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；正文应对附件 内容做简要说明，特别是带有多个附件时 如果不希望收件人对附件做修改，如是报价书、技术公报、正式公文等， 可以将文件转换为DPF格式再附上发送 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件 人下载后管理 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 不同企业邮箱容量大小不同，发送前需确认对