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公文处理常见问题解析 高管局办公室文秘科 李秀珍 2014年8月 机关公文处理 一、公文格式 二、行文规则程序 三、收文办理 四、发文办理 公文概述 公文起源：公文历史悠久、源远流长。可以说，公文是随着阶级、国家的产生而产生，随着社会的发展而发展的。我国从汉代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、状等，平行文有关、刺、咨、照会等，下行文有制、诏、敕、令、谕、旨等。辛亥革命废除了旧公文，1934年国民政府颁布了新公文程式。新中国成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年、2000、2012年先后多次对党政公文处理作出规定，党的机关和国家机关公文处理工作逐步走上了科学化、制度化、规范化的轨道 高管局公文处理工作的主要依据 1.《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号) 2．交通运输部公文处理办法（交办发〔2014〕58号） 3．党政机关公文格式（GB/T 9704-2012） 4. 河北省高速公路管路局公文处理规定（冀高办 〔2011〕273号） 5. 关于印发进一步规范公文办理流程、提高公文办理效率的补充规定的通知（冀高办〔2012〕921号） 公文概念 《党政机关公文处理工作条例》规定： 党政机关公文：党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 公文种类 有广义和狭义之分： 广义的公文包括：党委机关公文、政府行政公文、经济公文、司法公文、外交公文、军事公文、科技公文。 今天着重讲的是狭义的公文：指党政机关公文。 一、公文格式 公文一般由眉首、主体、版记三部分要素组成。眉首：包括份号、密级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人；主体：包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、附注；版记：包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。 （一）份号 份号：指的是公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 正确示例: （二）密级和必威体育官网网址期限 1、格式：如需标识密级，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和必威体育官网网址期限，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第2行，秘密等级和必威体育官网网址期限之间用“★”隔开。必威体育官网网址期限中的数字用阿拉伯数字标注。 错误示例: 正确示例: 2、 秘密等级划分 《必威体育官网网址法》第九条规定，我国的国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三个等级。 （三）紧急程度 1、格式： 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，两字之间空1字；如需同时标注份号、密级与紧急程度，按照份号、密级与紧急程度的顺序自上而下分行排列。 2、紧急程度的划分 紧急公文根据紧急程度分为：特急、加急 电报根据紧急程度分为：特提、特急、加急、平急。 3、反映的问题主要有： 对公文随意加急。 有的单位办文前松后紧，造成办理时限很紧。 高管局规定：各单位部门报送需局审批的公文，要加强与业务部室沟通，要给局留出足够的审批时间。上报一般事项不少于10个工作日，紧急事项不少于5个工作日（紧急突发事件除外），对特别紧急的事项，事先要与局办公室沟通说明。 4、电子公文报送时间安排 目前各单位报送公文（密件除外）必须通过高管局电子公文交换系统，报文时间为：上午8：30—下午16：30，除了紧急重大情况，其余的一般事项公文16：30后电子公文系统将自动关闭报文通道。因此各单位一定要安排好每日的报文时间。另外：除了上报局的公文，抄报局的公文也必须通过公文交换系统报送。 5、电子公文接收时间安排 各单位要高度重视电子公文接收工作，每天安排专人定时查收。一般情况下,每天分四次查收，上午9:30、11:30，下午2:30、4:30.遇有紧急重大突发事件等特殊情况（如暴雨、雪等）时，必须安排24小时专人盯守，随时查收公文。 （四）发文机关标志 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称； 发文机关