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基于原始凭证影像化的烟草行业电子会计档案工作探究 　　[摘 要] 会计档案管理是烟草行业财务会计管理工作的一个重要环节。在财务会计各领域信息化建设从单一模块到系统间融合的大背景下，会计原始凭证的信息化成为制约全流程电子档案管理的节点。本文从烟草行业凭证管理实践出发，对原始凭证影像化的操作及流程进行了积极探究，对于推动电子档案管理的应用，以及提高财务会计基础管理水平具有一定的现实意义。　　[关键词] 原始凭证；影像化；电子会计档案　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 029　　[中图分类号] ； [文献标识码] A [文章编号] 1673 - - 0068- 03　　1 烟草行业会计档案电子化的背景　　 政策背景　　XX年1月1日起修订施行的《会计档案管理办法》，明确了电子会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面规定，肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计档案有了合法的身份。　　 信息化背景　　多年?恚?烟草行业财务会计信息化建设已基本覆盖了资金、资产、预算、核算、账簿、报表等各领域，较为完善的信息化建设为实现全面会计档案电子化奠定了良好基础。　　在互联网+的新时代，大数据、云计算、OCR等技术的日渐成熟，推动着企业的会计档案管理从以纸质为载体的传统管理储存方式到数据形态的电子化管理的转变。同时技术的成熟带来了软硬件应用价格的降低，良好的性价比是实现会计原始凭证影像化的最佳保障。　　 烟草行业应用需求背景　　烟草行业每年财务、审计等检查数量和内容都逐渐加大，各项检查工作调阅原始凭证频率较高。但调阅原始凭证不仅费时费力，而且存在安全隐患，有时还会发生需求冲突，急需一种高效便捷的会计档案解决方案。　　新时代，财务工作不能仅满足于报销、记账、报表等基础核算工作，还要向数据分析和决策支持转型。这就需要大量财务数据有效转化为方便快捷的财务语言，以满足大批量多维度的数据分析。　　2 单纯纸质原始凭证的弊端　　现阶段，原始凭证的信息化成为制约烟草行业全流程电子档案管理的节点，纸质原始凭证存在如下弊端。　　 数据采集效率低下　　原始凭证是会计核算的起点和基础，它不仅能用来记录经济业务发生或完成情况，还可以明确经济责任，是进行会计核算工作的原始资料和重要依据。烟草行业现行核算模式，主要是通过辅助核算的方式人工收集指定的原始凭证信息，该方式信息收集不完整、速度慢、易出现人为操作失误，无法为后续财务分析与管理提供全面的多维度的数据资源。　　 归档原始凭证查询消耗大量人力物力及时间成本　　按照《会计档案管理办法》第六条第一款的规定“会计凭证，包括原始凭证、记账凭证应当进行归档”；第十一条的规定“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管”。烟草行业一般由办公室对会计档案进行集中统一保管，会计档案的查询需进行部门间协调审批方可进行，具体操作时，需要对原始凭证进行准确定位、下架、搬运、重新上架，消耗大量人力成本；档案库受保管条件、容量等限制，往往远离日常办公地点，甚至进行异地保管，导致查询的时间成本大幅增加。一般原始凭证查询后均要进行复制，需要消耗大量复印资源。烟草行业作为大型国有企业，常年面对不同角度多维度的检查，且检查内容在不断细化，对原始凭证的查阅需求与日俱增，原始凭证的查询日渐常态化。　　 归档原始凭证信息质量不高　　原始凭证的装订一般采用单侧打孔的方式进行，这必然会导致原始凭证产生一定程度的破损，甚至会影响关键信息的记载。同时为了美观及防止掉页，原始凭证的装订方式不便于翻阅和复制，信息质量受到限制。　　 归档原始凭证信息查询效率低下　　归档原始凭证查询过程中，受会计凭证记载信息的限制，往往只能通过凭证号进行概略查询，再通过人工检索进行精确定位。对以费用类型或者部门为检索信息时尚能满足需要，但对于无法准确提供检索信息或者以具体事项进行检索时，更多需要依靠经办人员的回忆提供辅助信息以尝试缩小检索范围。而且，原始凭证大小不一，为保证会计凭证的规范整齐，大多需要折叠保存，查询时需要一张张打开再折叠。这都会使得归档原始凭证信息查询效率低下。　　 归档原始凭证保管难度加大　　归档纸质原始凭证在搬运、调阅过程中容易受到损伤，高频次的使用过程加大了损伤概率。而且，凭证所附各类发票、单据、附件受时间、材质等因素的影响，变得易碎易脱落，存在遗失、损毁甚至被篡改的风险，损害事项发生后无法及时察觉，使得原始凭证的完整性、准确性大打折扣。　　3 原始凭证影像化建设思路　　由于原始凭证所记载信息，无法全面高效转化成为财务会计所需数据。可以通过OCR识别技术转化为会计数据和数字图像文件的方式进行采集