某项目沟通及文件记录(PPT 65页).pptVIP

沟通认知的扭曲 使用符号不当，语言不当，内容矛盾，渠道干扰，被接受者有偏见 如何理解？ 积极的财政政策 适度宽松的货币政策 金融战线经常高呼一个口号:“积极的财政政策和适度宽松的货币政策。”如果翻译成大白话,意思是:政府要花钱了,既然百姓舍不得花钱或没有钱花,那么就由政府来替你花——这就是“积极的财政政策”；如果政府没有钱或者钱不够,那么就开足马力印钞票——这就是所谓“适度宽松的货币政策”。　而且妙就妙在“积极的”和“适度宽松的”这两个形容词上。“积极”就是政府使劲花钱,而且如何花钱政府说了算。“适度”是使劲印钱,但话说的比较婉转,不说“使劲”,而说“适度”。但什么是“适度”呢?那还是印钱的人自己说了算。 摘自南方周末2010年11月21日 沟通的障碍 人的障碍 地位的差异(differences in status) 来源的可信度(credibility of sources) 认知偏误(cognitive bias) 过去的经验(past experiences) 情绪的影响(emotional impact) 组织的障碍 信息泛滥(information overload) 时间的压力(time pressure) 组织的氛围(organizational climate) 信息过滤(information screening) 缺乏反馈(absence of feedback) 沟通的障碍(Cont.) 人员沟通 语言的、形体语言 面对面、通过媒体(电话、邮件、书信、备忘录、电视会议、协同软件) 口头的、书面的 口头沟通 准备讨论的平台 语调也是很重要的 形体语言还可用于理解对方的反馈 形体语言的正面和负面效应 要意识到不同文化的差异 避免给人以攻击性评述 应直率、坦诚、明确 时间的选择是重要的 书面沟通 对内：公司内部的备忘录，对外：外部信件 团队有效沟通的方式 可作为通过电话或面对面交流方式的后续行动以确认 用于通知、确认、请求 清晰明确 有效聆听 交流的核心是理解而不是语言本身 不但需要被理解，而且是需要理解(Not only to be understood, but also to understand) 有效沟通的一半是聆听 妨碍有效聆听的障碍 假装聆听 注意力分散 偏见和固执 没有耐心 急于得出结论 改进聆听技巧 专注 主动 提问 不打断 会议的类型 状况评审会议 解决问题会议 技术设计评审会议 状态评审会议 通常由项目经理主持召开 主要目的是通报情况、辨识问题、制定行动方案 应定期 还可通过其他途径了解 谈话、沟通、演示 讨论主题 自上次会议以来所取得的成果 成本、进度计划和工作的进展情况 范围、状态、趋势、预报、偏差 纠正措施 改进机会 任务分配 项目评审会日程 问题解决会议 描述问题 找出问题潜在的原因 收集数据被能够找出最可能的原因 找出可能的解决方案 评价备选方案 确认最佳解决方案 修订项目计划 实施解决方案 确认问题是否得以解决 技术评审会议 初步设计评审 以便订购原材料等 最终设计评审 高效会议的相关工作 会前准备： 必要性 目的 参加人 发布日程表 演示方法资料 会议室安排，设备 Customer Project Review Meeting Agenda 会中工作： 准时 记录 评审会议的目的和日程 主持会议——不是支配会议 总结 不拖延会议时间 评价会议进程 高效会议的相关工作(Cont.) 会议准则 会议效率检查表 会后落实： 会后24小时内发布会议成果 总结文件应该简洁 确认所作的决定，并列出行动项以及确认负责人及事项 高效会议的相关工作(Cont.) 会后行动列表 讲演的准备 确定讲演的目的 通知/说服/想实现什么？ 了解听众 制作讲演提纲 是用通俗易懂的语言 准备讲演用的便条或提纲 练习、练习、再练习 准备直观可视方式并测试 复印散发材料 事先准备好设备 事先排演、感受气氛 发表讲演 紧张是正常的 开场白是重要的 要保持与观众的交流，尽量不要照着稿子念 讲话清楚、自信 适当地运用表情动作有助于效果 不要遮挡住演示屏幕等 建立观众对讲演的兴趣 保持重点 结束的要点 与观众的交流互动环节 回答问题真诚、坦率、自信 报告 进展报告(而非活动报告) 上次报告以来的成果 目前项目执行情况 解决以前发现问题的进展 问题和潜在的问题 计划采取的措施 在下一个报告期内可望达到的里程碑 最终报告 客户的最初需求 最初的项目目标 对原项目目标符合程度 简要描述项目 今后的考虑 给客户的交付物清单 准备有价值的报告 简明 报告与汇报相同 突出重点（报告开始和每句话的起始） 必要时使用图表 格式和内容一样重要 项目进度报告大纲 项目文档和变更控制 内部报