利用word邮件合并批量制作准考证和导入照片.doc

资料 . 利用word邮件合并批量制作准考证和导入照片 一、准备【注：下列素材放入同一个文件夹内】 1、学生照片(照片以学生姓名或考号命名)；如图 2、建立一个Excel学生信息表【包含准考证需要的信息】，如图 要添加照片栏，人数多的学校“照片”列一个一的输入比较麻烦，其实只需要写一个简单公式“ =A2”.jpg” ”，然后下拉，很容易就搞定了。 3、在word中创建准考证的模版文件，如图 把不变的信息填写好，调整好格式 二、制作准考证 1、打开“邮件合并”工具栏：视图→工具栏→把“邮件合并”打“√”，就出现了“邮件合并”工具栏，如图 2、链接数据源：【将word模版和Excel信息表建立链接】 点击“邮件合并”工具栏左边第二个按钮→在弹出的对话框中找到“学生信息表”所在位置并打开，如图 然后出现“选择表格”对话框，，一般是选择“Sheet1”，如图 此时，word模版和Excel信息表已经建立链接，“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色，说明可以使用。 3、插入合并域：【将Excel信息表中数据导入到Word模版中】 选择“邮件”工具栏中【插入合并域】命令，将数据域依次放到Word员工卡模版相应的位置。 如：导入姓名，先把光标点到“姓名”后面的空格栏中→点“插入合并域”按钮(左边第六个)→选择“姓名”→点“插入”。如图 同样方法，插入其他信息，这时格式变化先不管，如图 4、批量插入照片【关键步骤】 eq \o\ac(○,1)鼠标单击预留的显示照片的位置→【插入】→【域】→ “域名”处选择“Includepicture” →在“域属性”文件名中，为了方便起见填入任意字符，比如“1”──单击确定。如图： 源文件的最终效果如下图所示。(此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联，我们需要修改域代码。) eq \o\ac(○,2)单击刚才插入的“域” →按shift+F9键→选择“1” →点击“插入合并域”按钮→插入“照片” 【即，把代码“1”替换成了电子表格中的“照片”栏】。如图 代码修改完成，再按shift + F9键，返回。此时照片看不到，按F9刷新，就有照片了，如图 eq \o\ac(○,3)照片太大，调整照片大小到与表格合适。如图 eq \o\ac(○,4)点击“合并到新文档”(倒数第四个按钮) ─→“确定” ，这时候会出现一个新的WORD文档，每张准考证都是同一个人的照片，按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候就已经成功了。但一张纸只显一张准考证，如图 eq \o\ac(○,5)一张纸显多张准考证 点“邮件合并”工具栏“设置文档类型”按钮(左边第一个)→选择“目录” →再点“合并到新文档”(倒数第四个按钮) ─→“确定”，这样每张纸上就出现了多个准考证。如果想分两列显示，还可以进行“分栏”。如图