第六章 会议管理..ppt

（6）通讯情况。 （7）一般事务（决议应包括会议上的确切措词）。 （8）其他事务（按在会上进行的顺序记录）。 （9）下次会议日期。 （10）主席签名。会议记录在主席签名后应写上日期。 会议记录的要求 会议记录要求真实、准确、完整。 2、确保会议期间信息的沟通 3、值班保卫工作 4、会中必威体育官网网址工作 第四节 会后整理工作 1、安排与会人员离会 2、撰写会议纪要 3、会议的宣传报道 4、会议文书的立卷归档 5、会议总结工作 6、会后催办和反馈工作 一、安排与会人员离会 （一）送别会议代表 提早登记与会人员离会所需车船票与飞机票，并及时发给离会人员。 （二）会场清理 会后整理及大会决议事项的落实 （1）整理现场，欢送代表离会。 （2）整理会议文件，搞好立卷归档。 （3）落实大会决定协议，督办落实情况。 点评：秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件，加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷，便于日后查找、利用。? 二、印发会议纪要个文件的收集整理 一、会议纪要的含义 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。 二、会议纪要的特点 　　第一、纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实。 　　第二、概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。 　　第三、条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。 （一）、?会议总结的目的 三、 会议总结工作 会议总结的目的具体来讲主要有以下几点：　　 （1） 检查会议目标的实现情况。　　 （2） 检查各个小组的分工执行情况。　　 （3） 将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。　　 （4） 奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遗留问题。 （二）、?会议总结的内容 　　总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作布置等。 （1）?会议总结的方法　　会议总结的形式有座谈会、表彰会和书面总结等。中型以上的会议结束后，大会秘书处要组织全体工作人员进行总结。也有重要会议，如果有时领导有具体要求，就需要在弄好总结会的基础上，写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后，作为大会的文件资料，连同会议记录、会议简报、会议文件等，一并作为完整的卷宗归入档案。 （三）、会议总结的方法与要求 （四）、会议总结的要求 会议总结工作总的要求是以科学的绩效考评标准为指导对会议进行总结。所谓绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行监测的准则，它应具有完整性、协调性和比例性。具体要求如下： （1）会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查。　　 （2）要切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训，不断探索办会的规律。　　 （3）应有理有据，实事求是，要突出重点，有所侧重。 （4）会议的总结应一分为二，以激励为主 （5）总结出简单是易行的办会程序和制度，使会议工作科学化，程序化和制度化。 （五）、?会议总结工作程序　　 会议总结工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结→向领导报告会议结论→总结定稿→印发→归档→组织全体工作人员进行总结。 技能训练 ■训练 请讨论分析什么样的地点是召开会议的理想之处？请课下通过网络有哪些信誉好的足球投注网站引擎查找一些会议地点的信息并下载下来作为资料留存。 训练 ××公司准备在2015年1月10日至11日在××省××市××××酒店召开2006年订货会议，于2014年12月20发出会议通知。会期为2天，1月9日报到。报到地点在××××酒店1506房。请各地重要经销商参与，食宿费用自理。 请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。 * 3、餐厅方面 *要勘察餐厅的远近、大小； *餐厅的风味是否符合大多数代表的口味，要出新的菜谱； *吃饭问题：早餐最好是自助式；午餐和晚餐注意调换菜谱、要考虑地方 特色？ *餐桌安排：“宏观控制，微观搞活，相对集中，便于沟通”； 4、租车问题 *如住处和会场分在两地，要考虑租大轿车，同时考虑车辆行经路线和停 靠场地等； *车辆问题还要考虑领导、来宾用车、接机用车等； *如租车较多，要制作车标识、与当地交通部门联系疏通路线（警车？）