采购业务流程与说明.docVIP

专业资料分享 完美DOC格式整理 采购业务流程及说明 一、采购的内容 本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料（原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。 二、采购流程 财务科 经济运行部 采购部门 使用部门 仓库 与供应商对账相关部门审核记账制单采购结算 与供应商对账 相关部门审核 记账制单 采购结算 购货发票入库单安排具体采购作业编制采购计划 购货发票 入库单 安排具体采购作业 编制采购计划 使用部门提出采购申请部门主管审 使用部门提出采购申请 部门主管审批 验收入库 验收入库 三、采购流程说明 由资产的使用部门提出采购申请，填制《采购申请单》； ?《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批； ?将经审批的《采购申请单》报经济运行部， 由经济运行部进行审核并备案。 ?由经济运行部开具《采购订单》，并将《采购订单》传递给采购部门。采购部门据此制定采购计划； ?采购员根据采购计划具体安排采购作业， ?采购物资回来后，由采购员、对方销售人员（或运输人员）以及仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票； ?仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具《材料入库单》； ?将由对方开具的销售发票和《材料入库单》传递给财务部门； ?请购人员填制《付款审批卡》，经请购部门主管领导审批后； ?财务部门根据销售发票和《材料入库单》做账务处理； 四、关键控制点 各使用部门的需求和请购 采购申请的审批和审核 采购计划制定 采购定价 合同签订和审核 付款方式和程序 与供应商的对账 五、部门设置与职责 ? 采购部： 直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排，规划采购部内部具体业务的管理模式； 实施物资的采购、运输、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理； 定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为管理部门提供多层次的决策信息支持； 采购部内部设一名采购主管，采购员2—3名； ? 经济运行部： 经济运行部是公司采购业务的归口管理部门； 按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。 对采购合同进行法律条款审定，协调仲裁采购纠纷，并负责最后合同签章。 负责建立健全采购信息数据库，收集、整理供应商和材料市场的基础信息； 汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等； 经济运行部内部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名； ? 财务科： 定期获得和汇总相关票据和明细帐表，按照会计准则进行核算； 负责重点环节审核、票据审核； 定期与供应商进行对账； ? 仓库： 仓库物料的收料、发料、退料、存储、清查、盘核、检验、销毁等实物管理，在库物资仓储保管。 实施物料编码、仓储货位编码、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报告等信息监管，在单据管理和库存信息分析管理上与财务管理部形成工作接口； 仓库管理组内岗位包括仓库管理员、收料员、发料员、质检员。 六、岗位设置于职责 采购主管： 协调和规划部门内具体工作，落实供应部相关预算任务，并根据预算限额控制本部门的业务运作； 汇总、审核、修订各部门年度采购计划，根据计划审定结果下达采购指令，监督采购计划实施完成情况； 制订和调整供应商管理与合作的原则和政策；选择供应商并报经济运行部审批；具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的交易合作策略；收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。 负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议。 审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施； 审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施，审核和提交存货资产损溢的定期处理报告； 负责合同、订单，采购数据、价格数据供应商文件的归档、维护、更新，进行重要信息汇总统计，每月出据分类汇总报表； 根据采购信息，对管理部门和经济运行部提供材料采购月报表，物料管理月报表； 根据各部门上报的年度采购计划审批《采购申请单》； 下达采购指令，安排和组织采购作业的具体实施工作； 采购经理 审核各单位上报的《采购申请单》，并做好采购业务的信息统计工作； 审批采购主管上报的供应商