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关于做好高校教学秘书工作若干思考 　　摘要 教学秘书工作是高校教学管理工作中的一个重要环节,教学秘书在教学管理系统中发挥着不可替代的作用。本文详细阐述了高校教学秘书在教学管理工作中的重要作用,分析了教学秘书在教学管理工作中的现状和存在的问题,进而提出做好教学秘书工作应该提高服务意识、改善队伍知识结构、加强整体素质教育、多渠道激发教学秘书工作积极性和创造性等的思考和建议。 　　关键词 教学管理;高校;教学秘书 　　中图分类号 G451.8 文献标识码 A文章编号 1674-6708(2009)10-0123-03 　　 　　教学管理是高校管理的中心内容,教学管理水平的高低直接影响到学校的教学质量和人才的培养,乃至影响到学校的生存和生命力。要提高高校的教学管理水平,离不开一支高素质、高水平的教学管理队伍,而教学秘书是教学管理队伍中的重要组成部分,在教学管理中起着无可替代的作用。目前,正值高校体制改革的关键时期,校、院的二级教学管理工作面临着一系列新的问题和挑战,教学秘书称职与否直接关系到学院教学工作的顺利开展,关系到学院教学改革的顺利进行。 　　1 教学秘书的工作角色和职责 　　1.1 称职的参谋和助手 　　教学秘书队伍是教学工作的最基层管理团队,是面向师生的服务者,学校、院(系)之间的联络者,这就决定了他们不是决策者,而是决策者的参谋和助手,这就要求教学秘书明确角色、正确定位,协助部门领导做好日常教学管理工作。教学秘书要切实做好有关文件的贯彻执行,维持正常的教学秩序,同时为领导和上级主管部门进行决策提供可靠的第一手信息,在必要的情况下提出建设性的意见和建议,当好参谋助手。如专业确定、教学计划的制定和调整、教学工作的检查与教学问题的分析、日常教学重要信息的收集整理与反馈、教学效果的评估等方面,都应积极发挥自身的聪明才智和岗位优势,主动为有关领导提供全面高效的服务。另外,在处理日常教务管理工作中随时出现的某些较大的非确定性问题方面,教务秘书也要注意发挥参谋作用。 　　1.2 求真务实的信息员 　　教学秘书是学校教务管理部门与具体教学单位间的桥梁,是师生沟通的纽带,起着上令下达、下情上报,联络师生的重要作用。比如,学校教务主管部门的下达任务、指导和通知日常工作、提供教学信息,都由教学秘书通知师生和相关领导,教学单位执行任务的情况、学生的意见和建议又由教学秘书及时反馈给教务部门,教学秘书是学校教务部门与具体教学单位的桥梁。同时,教师调(代)课和停课、教学安排、学生对教师教学手段与教学方法的意见和建议等,也通过教学秘书联系和传递,是师生联系的纽带。 　　1.3 热情周到的服务员 　　全面地服务教学、服务教师、服务学生,是教学秘书的中心任务和本职工作。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理,是对教学计划实施过程中的常规管理,其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成。教学秘书应加强与教师、学生的沟通,主动为广大师生着想,及时反馈教学信息,切实做好本职工作,真正把服务落实于各项教学管理工作中,为日常教学活动的顺利进行保驾护航。 　　1.4 严谨的档案管理员 　　在教学管理工作中,针对学校教学工作中发生的各类具有保存价值的文字、图片、图表、影像以及数据资料,教学秘书要有计划地将其按一定顺序或规则进行收集、整理、补充、存档。比如,培养方案、教学大纲、教学工作量、教学日历、教学进度表、教学课表、学生档案、学生成绩表、过往试卷、实习材料、毕业论文等等,这些作为教学活动不可或缺的证据资料,是改进教学工作、提高教学质量的重要信息资源,也是迎接相关评估检查的重要材料,所以必须做好教学档案收集、整理、存档工作,确保档案的条理性、完整性和正确性。 　　2 教学秘书的工作特点 　　2.1 时效性和繁杂性 　　教学秘书工作的时效性,主要现在所有的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪,必须讲究效率,以最快的速度保质保量地完成工作。有的事情是突发性的,或者临时的通知需要立即完成的,必须有效统筹规划,在不影响正常工作的同时及时解决这些首要事件。教学秘书工作的繁杂性主要表现在工作的难度大,既有常规性的日常管理工作要做,又有一些突发性的教学情况要处理,工作重、责任大,哪怕是再小的疏漏都可能酿成严重后果。另外,工作的内容和范围几乎涉及学院教学管理工作的各个方面,既繁又杂,许多工作都牵涉到具体的人或物,涉及教师和学生的切身利益。 　　2.2 服务性 　　教学秘书工作就是为学院领导和师生提供优质服务的,要为领导的决策性工作创造方便条件,提高工作效率和质量。教学秘书要为学院各系服务,为教师和学生服务,只有全心全意为这三方面服务,才能保证学院系教学任务的顺利完成。 　　2.3 综合性和灵活性 　　教学秘书的工作涉及本院的