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档案信息自动化系统相关问题研究 　　【摘要】随着电子化、网络化与信息化的不断发展，我国的档案管理部门已经采用了电子档案来对传统档案管理进行变革，并在今年内研制出了新型的档案信息自动化系统。基于档案管理的特点，对目前自动化的档案管理系统存在的一些问题作出了研究，旨在帮助完善档案管理系统，提高档案管理的有效性。 　　【关键词】档案管理；自动化系统；优化策略 　　档案管理是一项需要严谨对待的工作，其中融合了多方面的知识。对档案的管理需要档案涉及的各部门相互配合，这就要求自动化系统具有良好的沟通与信息传递功能；传统的档案管理只是对档案进行采集、管理与收发，而现代化的档案管理还需要进行档案真实度的检验工作，因此自动化系统需要建立一个庞大的数据库，其中包含多方面知识的融合。同时，档案信息关系着个人、公司甚至是国家的信息安全问题，故系统需要在各环节上相互配合，才能够保障系统的有效运行。就目前我国档案信息自动化系统的发展而言，仍旧存在着一些亟待解决的问题，阻碍了档案管理的有效性。 　　一、自动化系统存在的问题 　　（一）标准化建设相对滞后 　　目前，档案管理系统在硬件设施上已经基本达到了所需水平，但在软件方面还存在着一些问题。应用软件是保障系统正常运行的基础，但现如今面临的困难不是应用软件缺乏的问题，而是软件开发商瞄准了档案管理这一商机，各开发商都研制出了相应的软件，并且不断改进。这样一来，系统建设者就难以在众多软件中选取最优。软件选择若是有问题，就会在很大程度上影响系统使用的有效性，阻碍硬件设备的正常发挥，让系统的标准化建设相对滞后。 　　标准化建设的滞后会影响整个系统的发挥，阻碍信息管理的快速有效性。因此，自动化系统的建设者应该正确选取应用软件，让系统趋于标准化。 　　（二）信息管理水平不完善 　　由于传统档案管理多为纸质档案，在管理方面也比较注重的是档案的处理方面，尚未达到“管理”的水平。虽然在总体上来看，档案已经向着电子化方向过渡了，但实质上管理的内容还是处于略高于“文件处理”的阶段??但尚未达到“信息管理”阶段。 　　这种过渡的关键在于建立有效的数据库，从而对档案进行有效的分类处理。这一过程看似简单，但完成起来很不容易。档案涉及到的方面很多，每个大方面下面有需要分为许多的小方向。例如工程档案，首先要进行施工方、监管方、建设投资方、验收方以及各上级部门审批的分类，在这种大分类之下，还要进行相应的细分，像是工程建设方面，就要分为施工前、施工过程以及施工后的文件，施工中文件又要分为设计施工文件、过程中更改设计报告文件等。因此，数据库的建设与开发是档案信息管理系统优化的重点，在这方面，我国尚处于初级探索阶段，一些已经建立合理数据库的系统也没有真正将数据库系统运用到档案的管理之中。 　　（三）系统建设资金难以有效应用 　　对于系统的建设，档案管理通常是由国家统一拨款来建设的。在建设资金的规划方面，主要存在着以下几个方面的问题：第一，档案系统建设并没有在中央财务部门立项，因此在资金的发放方面，通常需要将项目进行可行性分析，再由领导特批解决。这种情况不仅会让领导浪费自己的时间与精力，还会使资金审批时间被延长，造成不确定性因素的存在。第二，资金的管理并没???专业人员来实施，因此资金在使用上较为分散，容易造成浪费。 　　（四）技术型人才比较欠缺 　　在系统的开发方面，需要大量的技术型人才。技术人员的软件开发与维护水平都关系着系统能否正常投入使用。但就目前档案管理方面来看，在此方面的技术型人才相对较少，具有软件开发能力与后期维护能力的人才更少。技术型人才的素质直接影响系统的自动化水平，由于各种原因，目前的档案管理单位人才的流动性较大，这种不稳定性会造成系统开发上的失调，使得自动化系统发展缓慢。 　　二、档案信息自动化的优化策略 　　（一）提高档案管理的标准化水平 　　在应用软件的管理方面，系统开发者应该根据自身对系统的要求来选取相应的软件，尽可能的减少不实用功能，通过软件的优化让硬件功能正常发挥。档案的信息化管理是自动化系统建设的首要环节，只有档案管理规范了，在能够保障建立健全自动化系统。让系统本身趋于规范化与标准化，两者相辅相成，共同作用与自动化系统中。 　　（二）从整体上提高系统运行水平 　　系统的完善并不是仅仅依靠某个方面来进行的，设计者应该将眼光放长远，着眼于整个系统的优化来进行设计工作。在系统内部方面，横向与纵向都应该在各个节点上达到应有的水平，通过互联网络技术来进行沟通，在这种各部分能力提高的基础上，系统的整体水平自然会提高。 　　当然，系统内部各节点的优化在实际操作中是不可能做到齐头并进的，因此可以将相似类型的节点组成一个小组，由专业人员有针对性的进行节点的优化，从而让系统整体水平提升。