100年度檔案管理作業成效訪視實施計畫 - 教育部.docVIP

教育部100年度檔案管理作業成效訪視實施計畫 一、依據: 檔案法施行細則第27條第1項。 二、目的: 為瞭解本部所屬機關學校檔案管理作業工作狀況，提昇檔案管理效能，就機關檔案管理作業手冊所訂業務執行過程與成效予以評估，並據以執行改進等事項，爰訂定本計畫。 三、訪視對象: 國立臺北護理健康大學、國立陽明大學、國立臺灣藝術大學、國立空中大學、國立 海洋生物博物館、國立屏東科技大學、國立彰化師範大學、國立虎尾科技大學、國 立臺南護理專科學校、國立勤益科技大學、國立臺中教育大學、國立聯合大學、國 立臺灣戲曲學院、國立高雄大學、國立高雄師範大學、國立高雄餐旅大學、國立海 洋科技博物館籌備處、國立臺灣藝術教育館、國立臺北藝術大學、國立臺灣科學教 育館。 訪查日期：100年9月1日至100年12月31日。 訪視方式: (一) 單位自評：由各機關學校依據「教育部檔案管理評審項目暨衡量指標」(詳附表1)，對本機關檔案自行檢核後，填具「檔案管理績效自評表」及「檔案管理績效自評意見表」（格式如附表2、3）依限報部。 (二) 實地訪視: 1.以受訪機關學校當年度1月至12月檔案管理作業工作為主要訪視範圍。 2.本部組成訪視小組，自100年9月1日至12月15日止，分赴各機關學校實地考評，並作成「檔案管理實地訪視結果報告表」。 3.每年度之評審項目、衡量重點、衡量指標係採當年度本部核定之訪視評分表所列項目為依據；訪視小組成員如有其他建議內容或項目，可適時酌予增減。 訪視項目權重百分比: (一)檔案管理計畫與作業資訊化(權重35%)。 (二)檔案入庫管理與庫房保管設施(權重35%)。 (三)檔案應用與整體特殊績效(權重30%)。 七、實地訪視程序: 準備資料：受訪機關學校請於會場陳列當年度檔案管理相關資料。 舉行簡報：簡報內容如下 檔案管理業務現況簡介。 檔案管理計畫與培訓、檔案立案編目、清理與機密檔案管理、檔案保管與庫房設施、檔案應用、作業資訊化。 檔案管理整體綜合表現與特殊績效。 未來努力方向與檢討。 實地查核： 由訪視委員依據訪視評分表之衡量指標項目查核為原則，受訪機關學校並應提供訪視項目相關資料供訪視小組了解實際管理情形。其需赴檔案庫房與電腦系統操作，瞭解檔案管理情形者，並請配合領勘。 舉行座談會： 座談會由本部訪視小組組長（或授權人）及受訪機關學校之業務主管共同主持。 參加座談人員為本部訪視小組成員及受訪機關學校之相關業務人員。 座談內容：就訪視時所發現之優點及缺失進行雙向溝通，並由訪視委員提供改進意見。 訪查結果之處理： 由本部將各受訪機關學校之檔案管理情形作成紀錄，分送受訪機關學校改進與參考，並請各受訪機關學校於文到20日內將改善情形報部。 上午行程者暫定如下列程序表，各工作項目安排程序可根據受評學校實地訪評需求彈性調整。 時間安排 工作項目 備註 ：30訪視小組抵達。 訪視小組領隊及主管致詞。 與會人員介紹。 派車接待人員至高鐵 09：4 受訪機關。 報告時間儘量不逾20分鐘。 10：0010：0 (20分鐘) 參校史館 10：0-11:10 (50分鐘) 1.檔案管理實作檢核。 設施。 。人員談。 依檢核項目分組進行。 11：0-11：0 (30分鐘) 綜合座談。 ：0-12：30中午用餐。 工作項目 備註 ：0-14:10 (10分鐘) 1.訪視小組抵達。 訪視小組領隊及主管致詞。 與會人員介紹。 派車接待人員至高鐵 14： 受訪機關。 報告時間儘量不逾20分鐘。 14：0-14：0 (20分鐘) 參校史館 14：0-15:40 (50分鐘) 1.檔案管理實作檢核。 設施。 。人員談。 依檢核項目分組進行。 15：0-16：0 (30分鐘) 綜合座談。 ：0 (結束) 賦歸。 02分支推展一般教育與編印文教書刊項下支應。 十、注意事項: (一) 詳細訪視行程與訪視小組成員於訪視前一週另以電話聯繫確定。 (二) 訪視日期如因故需要變更時，本部將提前通知另行改期。 １