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四、常规会议流程与角色职责简介 2015年11月头马89大区E及N中区新会员培训 培训导师：吴志立 (Gannicus Ng) 常规会议流程 介绍环节 即席演讲 备稿演讲 评估环节 角色职责简介 会议筹备 会议召集 会议角色 议程 会议筹备（会议经理） 职责 心得 1、协助教育副主席筹备会议，确定会议角色（会议前3天）； 2、与公关副主席合作，于会议前两天发出邀请（邮件/短信/电话）； 3、在会议前联系俱乐部会员，做到每一位会员都有联系、每一个角色都有人担当； 4、会议当天确认会议的角色担当者出席情况，如遇特殊情况马上调整（邮件/短信/电话）； 5、给第一次担当角色的担任者发送该角色的资料介绍。 1、提前安排1－2周角色； 2、QQ/邮件 短讯 电话； 3、可以多与会员、来宾联系，尝试确认接下来1－2周他们准备担任的角色，并提示他们带手册； 4、尽早确认角色是否需要使用电脑和投影等设备; 5、会议当天短信、电话确认角色担当者出席情况; 6、至少提前15分钟到达会场，确认角色出席情况并协助教育副主席与总体点评师进行角色职责确认工作（Briefing），确保角色担任者清晰角色职责要求。 7、先负责联系，再负责安排。 流程控制（会议主持人） 1、会议开始前召集参加会议者就坐，准备开始会议； 2、提醒所有观众将手机调到静音; 3、以主人的身份主持、串联、把控整个会议； 4、会议开始的时候宣布议程的改动； 5、介绍每一位演讲者； 6、介绍每一个环节; 7如在会议中遇到突发情况，及时作出相应措施。 1、握手要大方而有力； 2、如条件允许可介绍场地的安全通道； 3、友善、面带微笑、形象专业（因为是第一个上台说话的人）； 4、在台下专心准备好下一次上台的串场内容，有助提高串场效果； 5、如有角色在会议过程中突然缺席，可考虑将该角色环节适当押后。 6、提前10分钟到场与会议经理或者教育副主席确认角色担当者的到场情况； 7、提前了解会议议程，嘉宾、演讲者及该演讲背景； 8、与当晚的各个会议角色都提前沟通，了解他们是否需要以特别的方式介绍出场； 9、调剂会场气氛，调动观众情绪（控场）：推荐适当使用激昂的语调、幽默的方式、鼓励的话语。 职责 心得 场地准备（礼宾师SAA） 职责 心得 1、会场布置 照明、空调、桌椅；签到桌、纸和笔；电脑、投影仪；白板、白板笔；计时牌、秒表；会员的胸牌；会议议程； 2、会议签到 2.1、协助来宾签到；（并要会读他们名字） 2.2、带领来宾入座；（介绍会员认识） 2.3、收取来宾入场费； 3、会议中 3.1、照顾迟到的来宾（议程，引领入座等）； 4.2、在会议过程中保证会场物资的顺利使用； 4、会议后组织场地的收拾工作。 1、提前20－30分钟到达会场，并根据会场布置列表准备会场的布置； 2、工作流程化(SOP)，邀请会员帮助分担部分工作，提高效率； 3、认真负责，任何人都可以/应该是SAA。 开场白＋谢幕语 1、开场白 1.1、介绍TM的任务； 1.2、介绍TM的禁忌话题； 1.3、宣布会议开始； 2、谢幕语 2.1、请客人给反馈； 2.2、颁奖； 2.3、宣布会议结束。 1、作为俱乐部的主席/副主席建议要背出TM的任务，身为俱乐部的代言人应当做到专业、权威； 2、在开场白适当鼓舞观众今天积极参与，带动一下会场的气氛（如鼓励大家上台发言，或鼓励大家认识周边的朋友等）； 3、谢幕语时可以多邀请些没有机会发言的嘉宾给予反馈，并鼓励大家下次继续参与。 职责 心得 即席演讲主持人 1、会议前准备 1.1、当晚主题； 1.2、环节里面的问题； 1.3、开场白、谢幕语； 2、主持即席演讲环节 1、主题选择时和VPE确认； 2、开始前选定第一位讲者； 3、与计时员商议好最后一个演讲者的信号； 4、问题长度要适中； 5、分开问题的难度等级； 6、事前计划邀请什么人上台：首选当晚没有角色的会员，次选当晚没有角色的来宾，尽可能鼓励更多的人（尤其是会员）参与到会议中； 7、要宣读演讲者选中的题目和演讲者的名字（宣读两遍为佳）。 职责 心得 计时员、哼哈师、语法师 1、计时员 计时，控制会议时间； 2、哼哈师 记录演讲者哼哈、停顿的次数； 3、语法师 记录演讲者演讲时语法使用的精华与可以提高的地方； 4、形式均是会议开始阶段介绍工作＋会议结束阶段汇报结果。 1、介绍工作要精简、易懂（最好做到每一位第一次与会的来宾都明白）； 2、汇报的时候计时员可以选择分组汇报，可以留些时间分析结果； 3、哼哈师可以选择逐个演讲者汇报哼哈数目； 4、汇报的时候语法师在指出语法错误时可以考虑用“某人”代替名字； 5、在发言时避免说些与职责无关的话语。 职责 心得 词汇大师 介绍一个当晚词汇，让观众学习并使用该