浅析信息时代如何加强声像档案管理.docVIP

浅析信息时代如何加强声像档案管理 　　摘要：声像档案是信息时代的产物，伴随着信息时代的发展，声像档案数量、品种和质量都不断提升，声像档案管理愈显重要。声像档案（audio-visual archives）是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录 。 　　关键词：信息时代;声像档案;管理 　　一、声像档案管理存在的问题及危害 　　1、声像设备和人员的管理不到位。有的单位把声像设备当成一种摆设品，存放在各科室，有的纯粹是给个人保管，没有让它发挥应有的作用。也有的单位没有使用声像设备的人员，或设备使用人员不明确，或使用设备人员频繁调动，致使声像设备不能充分发挥作用，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患，极有可能造成档案缺失。 　　2、设备使用人员对声像档案认识不到位。多数摄录人员都不同程度的存在着两种思想认识上的误区，一种是有的人根本就不知道什么是声像档案。他们认为只有上级文件、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，只要拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存。另一种是有的人认为谁的照片就归谁，送往报社、电台用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。 　　3、声像档案管理混乱，主要表现在以下几方面。 　　3.1、声像档案管理制度不健全。有的单位声像档案没有实行集中统一管理，且缺乏必要的管理制度。有的单位虽有管理制度，但落实不够好，分类方案不科学，声像档案的收集、整理不规范，归档率不高，缺乏有效的保障措施。例如一些重要日常活动资料的拍照、录音录像等声像档案形成科室一般由办公室或宣传科负责，等到每半年度或年度完成后才将声像资料整理上交档案室。 　　3.2、声像档案意识淡薄。声像档案不但具有较强的时效性，而且归档要求具有特殊性。例如照片底片需同时归档，影像需辅以??字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆其齐全和准确，且多数照片、底片早已分家或已无底片，数码照相通过相馆洗印也是早已删除或存储遗忘，文字说明更是难以说清楚。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的价值。又从录音、录像带的归档情况来看，更是令人担忧。相当一部分单位和部门个人手里保存着一定数量的珍贵声像档案，没有及时记录成光盘，也不愿意将声像档案交出来实行集中统一保管，好像是自己的作品。究其原因，主要是档案意识不强。 　　3.3、声像档案保管条件差。声像档案保管有严格条件限制，容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命，这主要是由于声像档案载体所决定，它保管条件比纸质档案要求更高。除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施，要达到以上严格保管条件不是一件容易的事情，需投入较大量资金购入储存设备，占用一定存放空间，有些机关、企事业单位不但没有设置专门的声像档案室，就连专用声像档案柜，防磁柜都没有。 　　3.4 、档案管理人员自身专业素质不高。对声像档案缺乏足够重视也是影响工作开展和管理质量提高的原因。个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，将声像档案与一般纸质档案同等对待，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像档案保管和声像档案寿命。 　　3.5、声像档案利用开发意识不够。档案管理者对声像档案缺乏开发利用动力，或缺乏声像档案专题编研能力，很多虽有开发利用价值，却发挥不了声像档案的应有作用。另外，由于相当数量的声像档案都散存在个人手中或科室内部，没有集中统一管理，所以，机关、企事业单位声像档案的数量十分有限。机关档案室声像档案不齐全，不完整，档案馆的声像档案也就没有了来源。没有声像档案就谈不上什么利用，更谈不上发挥什么作用。 　　二、加强声像档案管理的措施和办法 　　1、加强宣传、提高意识，争取领导重视 　　要提高全民档案意识，尤其是声像档案，就必须营造一种良好的档案工作氛围，要让大家都能认识到 搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事。加大档案工作宣传力度，主动争取领导重视。提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，结合本单位实际工作，积极主动争取本单位人员对档案工作的重视，是做好档案管理工作的基础和前提条件。做好声像档案管理工作更是如此。 　　2、加强管理，整章建制，狠抓制度落实 　　要改变目前声像档案管理混乱的现状，就必须制定一套切实可行的管理办法，建立健全各项规章制度，并严格付诸实施。从声像材料的形成、收集