神奇“智能文件夹”.docVIP

神奇“智能文件夹” 　　会计工作信息化为编制各类财会报表提供了丰富的基础数据，如能充分利用Excel强大的数据处理功能，将会使报表编制工作事半功倍。我们在工作实践中，总结出一套Excel报表快速生成的好方法，取名为“智能文件夹”。经过较长时间的推广、改进和应用，取得了很好的效果，深受财务工作者的欢迎。 　　 　　一、智能文件夹简介 　　 　　智能文件夹是由Excel格式的源文件、程序文件和目标文件组成，在程序文件中利用Excel强大的内置函数、公式和宏等功能，采集源文件中的数据，加工整理生成目标文件。 　　 1、源文件：从系统中下载或其它方式取得的Excel文件，为编制目标文件提供原始数据。 　　2、参数文件：加工整理源文件所需要的参数，如用于进行匹配的各种代码、汇率等。 　　3、程序文件：是由若干个Excel 工作表组成，它利用函数、公式和宏等数据处理功能，完成数据采集、加工整理，按所需的格式生成目标文件。 　　 　　4、目标文件：需最终生成的正式文件，依据报表格式、信息需求等设置。 　　使用智能文件夹时，每次只需更新源文件，新的目标文件便可自动生成。 智能文件夹就是利用程序文件把复杂的制表过程模式化，再通过链接可替换的源文件，来实现目标文件的自动更新。它可“一次编定，反复使用”，因而可大大节省时间，实现高效办公。它最适用于需反复操作或定期进行的制表、比对、分析等工作。 　　 　　二、智能文件夹的编制方法 　　 　　我们以每月上报政府部门的《工业中间投入指标填报表》（以下简称“工业指标表”）的编制方法介绍如下。 　　 该表一般是不能由系统自动生成的，其中的每一个数据，都需按一定的归类原则，根据财务系统中各相关明细费用科目的累计发生额，将其逐项汇总填列。十分麻烦，且容易出错。 　　为此，我们用以下方法，编制了“工业指标表智能文件夹”。 　　第一步：新建文件夹。取名为“工业指标表智能文件夹”。 　　第二步：获取源文件。本例是从会计软件系统（以使用SAP为例）中分别导出制造费用、管理费用、销售费用、财务费用的四个明细表，保存于“工业指标表智能文件夹”中，可分别命名为“SAP制造费用”、“SAP管理费用”等，格式如下（现仅以制造费用为例）： 　　第三步：编制参数文件。为便于匹配，本例需将财务系统中的各明细费用科目，在 “工业指标表”中找到一项费用指标与其相对应，以便统计归类，确定后编制如下参数文件，命名为“参数表”，并保存于“工业指标表智能文件夹”中。 　　第四步：编制程序文件 　　1、建立一个Excel工作簿用于编制程序文件。 　　命名为“自动生成工业指标表”，保存于“工业指标表智能文件夹”中。 　　2、采集源文件中的有效数据。 　　在程序文件工作簿中建立“采集”工作表，用于采集源文件中的各项费用数据。在表中设置“科目代码与名称”、“提取科目编号”、“匹配指标代码”、“累计发生额”四列。在B4单元格中设置公式“＝SAP制造费用.XLS!B4”，然后将该公式填充至B列其它单元格（填充范围应以能将源文件数据采集完整为准，下同），即可将“SAP制造费用”表B列的“会计科目代码与名称”都采集过来。 　　在E4单元格设置公式“＝SAP制造费用.XLS!N4”，然后将该公式填充至E列其它单元格，将“SAP制造费用”表N列的“累计发生额”都采集过来。 　　3、 对采集的数据进行加工整理。 　　先提取“科目代码”。在C4中设置公式“＝IF(E40,MID(B4,4,10),0)”，并填充至C列其它单元格。即可将B列中有累计发生额的科目代码全部提取。 　　再匹配指标代码。在D4中设置公式“=IF(C4=0,0,VLOOKUP(C4,参数表.xls!$B:$E,4,0))”，并填充至D列其它单元格。即可对C列中的科目代码按照参数表的分类原则匹配上指标代码。（用VLOOKUP公式为C列的科目代码找到配的指标代码，而设置IF公式的目的是为了剔除C列中不需要汇总的数据，为后面的分类汇总公式作准备。） 　　 　　最后编制目标文件。 　　先在程序文件工作簿中新建一个目标工作表，命名为“工业指标表”，再将空白的《工业中间投入指标填报表》的格式复制粘贴于此表。 　　在D7中设置公式“=ROUND(SUMIF(采集!D:D,C7,采集!E:E)/1000,0)”，目的是将采集表中所有匹配到“03”指标代码的科目的累计发生额汇总填写在该单元格中，并且转换为“千元”单位。按同样方法将该公式填充至其它有关单元格，即可完成对制造费用各指标的汇编。 　　在D6中设置公式“=SUM(D7:D17)”，求得制造费用合计数。 　　用同样方法采集整理销售费用、管理费用和财务费用。即可完成“工业指标表”的编制工作。