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中国古代秘书制度设计中效率意识 　　摘要中国古代秘书工作在其漫长的历史演进过程中,形成了一套完整而颇具特色的制度,以现代管理的眼光去分析,无论是其宏观设计还是微观掌控,其中都渗透着强烈的效率意识,从而为国家行政工作的效率实现提供了强有力的保证。这种将效率意识渗透于制度设计以保证组织效率的做法,很值得现代各类组织学习和借鉴。 　　关键词古代秘书制度 设计 效率意识 　　中图分类号:K207文献标识码:A 　　 　　效率,作为组织存在与发展的一个重要因素,自改革开放以来,就受到各式各样尤其是经济类组织的重视,有些企业甚至喊出了“时间就是金钱,效率就是生命”的口号,将效率问题提到了一个很高的位置上。 　　随着对效率的重视,效率从何而来就成为了各类组织极为关注的问题。由于中国近代工商业的不发达,不能提供很多这方面的经验,于是从欧美乃至日本等发达国家取经学习,就成为了改革开放以来向外学习的一个重要方面,而中国各类现代组织也确实从中获得了很多宝贵的经验,从而促进了组织效率的提升,为组织的生存与发展提供了重要保证。 　　在效率问题上,难道中国本土真的没有可资借鉴的经验吗?当我们把目光放得更远些,回溯历史,就会发现在有着五千年文明延续的国家管理中,在效率问题上积累了非常多的宝贵经验,在这里我们将重点探讨作为其重要组成部分的秘书工作中所表现出来的效率经验。 　　作为国家管理重要组成部分的秘书工作,与中华民族的文明史一样,也有近五千年的发展历史。它萌生于原始社会后期,经夏商周而确立,秦汉时更获得长足发展,魏晋南北朝时又颇多演进变化,至唐宋臻于成熟,明清时代则更为健全和完善,从而形成了独具特色的中国古代秘书工作体制。 　　在其漫长的历史发展过程中,作为国家行政管理体系中重要组成部分的秘书工作,为了实现组织的效率,十分注意在制度设计中完成对效率的保证和提升,这种予效率保证于制度设计的思想非常值得现代组织思考和学习。 　　要想很好地认识中国古代秘书工作制度中的效率意识,我们需要首先界定效率的概念,在本文中,效率指的是“人或机器在单位时间内完成的工作量的大小”。通过对于这个概念的分析,我们不难发现,效率实现的关键是时间的节约;就一件事情的处理,越是能够节约时间,组织的工作效率就越高。 　　为了实现时间节约,以获得效率的保证和提升,统治者即组织的管理者――国家在组织机构的设置上,从设计的角度体现了一种大效率观,即不断追求人与事的有效对接,让人与事归入合理的秩序中,从而为效率的实现奠定了坚实基础。 　　在原始社会,由于需要辅助管理的事物相对较少,秘书的分工不是很细,基本是一人兼多事。随着国家的确立,秘书的分工也开始了,至西周时,王室设立了以太史为首的秘书工作机构――太史寮,其下设五史,各有职掌,分工很细,并且各级政府中也都设立了相应的秘书机构。 　　秦朝统一后,在朝廷设立御史大夫府,其主官御史大夫“受公卿奏章,掌天下文书”,是国家行政体系内的秘书机构,同时皇帝还身边还有尚书、博士等专门秘书,负责有关事宜。汉朝基本沿袭秦制。 　　至魏晋南北朝时,逐渐形成了中书、门下、尚书并列的“三省制”并一直延续到宋代。三省之间的关系是“中书出令,门下审议,尚书执行”,这样的分工使得中书省作为中央的秘书机关,可以更专业地负责政令的起草、拟制,而其他二省的存在则有利于避免偏差和失误。 　　至宋代,在沿袭前代三省之设外,又另设枢密院专掌军国机务,出纳密令,从而使得专业分工在国家层面上更加细密,专业人士处理专项事物的特点也更加明显,从保证国家的行政效率上又有了进一步的发展。 　　元、明、清三代,在秘书机构的设置上,虽各有变化,但总体上是朝着分工更加细密的方向发展的。 　　以上秘书机构设置的变迁,其间虽然揉杂了统治者对于王权和皇权控制的考虑,但总体上是表现出了追求组织效率的倾向。作为一个庞大的组织,国家所要处理的事物极其繁杂,如果效率不高,对于各级主政者来说,无疑意味着巨大的麻烦甚至灾难,因此,如何以高效率来应对繁杂的事物,就成为主政者必须用心考虑和设计的问题。 　　要实现组织工作的高效率,从大处着眼,就在于人与事的有效对接,以及在这个对接过程中所获得的优化秩序,这也是组织效率的根本所在;而实现的手段,在于细分,即事物分类更细,而人员更加专业。我们看到秘书机构设置变化的引线恰恰在此,于是本来繁杂的大量事物得以各归其所,而处理事物的人员也变得越来越专业,于是,宏观的机构设置愈趋专业化,与微观的各机构内有关秘书人员的专业化,实现了有力的对接,这种秩序优化使组织效率从根本上获得了保证。 　　在实现人与事的有效对接,以及宏观的秩序优化方面,我们虽然不能直接地看到时间的节约,但正如“大象无形,大音希声”,其实是体现了最大的时间节约。因为不专业的人员与混乱