公共资源交易中心档案管理制度.docVIP

xxxxxxx公共资源交易中心档案管理制度 管理原则 “规范管理、规范流程、有效利用”。加强和规范中心档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质，提供简便、清晰的资料查询。 二、归档范围 本中心进场交易的政府采购项目和建设工程项目招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。 招标投标【招标采购】档案存档内容包括： （一）政府采购中心集中采购项目全过程资料 （二）分散采购项目进场交易工作全过程资料 （三）建设工程项目进场交易工作全过程资料 三、归档程序 （一）资料移交：由项目负责人在项目招标（采购）工作结束在 5个工作日内，按要求整理完整的项目资料一份（包括投标文件），向档案资料员办理移交手续。 （二）资料归档保存：档案资料员从接收档案资料后5个工作日内，按要求进行分类归档。 备注：档案编号规则：全宗号+专业档案代号（Z2）+年份+项目号+案卷号。 例：103-Z2-2015-001-01(xxx行政审批局-xxx公共资源交易中心-2015年-第1号档案第1盒)。 （三）投标文件一正多副，一正移交监管单位保存，一副存档备查，其余投标文件副本移交招标人或采购人，未移交的投标文件副本作为短期（一年）保存资料，由档案资料员清理之后封箱处理。 以上未移交的投标文件副本进行定期销毁，销毁前由项目负责人分别向部门负责人提出申请并获得批准后以函件形式通知招标人或采购人，待招标人或采购人确认（如函告送达15天无回复的）后，方可统一销毁。【并保存销毁记录】 四、保存期限 招标投标【招标采购】档案的保存期限，按照下列项目划分，从项目完成之日起至少保存十五年。 （一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目； （二）全部或部分使用国有资金投资或者国家融资的项目； （三）使用国际组织或者国外政府贷款、援助资金的项目； （四）政府采购项目。 其他招标项目的档案保存期应不少于五年。 五、档案销毁 档案保存期满后，由档案管理员编制清单，组织相关人员进行鉴定后，经分管领导审核后，按照《中华人民共和国档案法》的规定程序进行销毁。 建设项目在建期间的档案不得销毁。 六、档案利用规定 1、利用者要维护档案资料的完整与安全，不准涂改、 污损、拆散，丢失和转借。 2、借阅档案、资料必须先完善登记手续后方可借阅，归还时清点无误后由档案资料管理人员当面销号。 3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在室内自行查找。 4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复印、或发送电子档给外单位人员，如违反本规定由此带来的不利影响由档案资料管理人员自行承担。 七、档案必威体育官网网址、防范 加强防范，做好档案室或柜的必威体育官网网址工作，注意防止失密、失盗、和火灾事故。加强对档案室或柜的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。 八、以上档案管理制度自二〇一八年三月一日起执行。 九、本制度解释权归XXXXXXX公共资源交易中心。