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会计电算化环境中的档案管理 　　为适应会计工作规范化、现代化的要求，伴随着电算化会计的运用，电算化会计档案管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。 　　 　　一、会计电算化下会计档案管理的新特点 　　 　　会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，也就是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。 　　（一）会计档案的载体本身性质带来的新的特点。根据1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据，以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。 　　（二）电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。在传统的手工操作条件下，从原始凭证的制作到会计报表的编制，都是靠人工完成的，因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后，所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的。由于计算机是一种特殊的操作工具，财务人员在使用经财政部批准的软件时，对软件的运用流程和保管是电算化会计信息系统能够运行的前提条件，又是保证会计信息系统正常运转的故障维护查询资料。因而，企业运用的财务软件虽然不是会计核算活动的产物，没有具体的数据和表格，但是由于没有财务软件的支持，整个会计核算过程就无法进行，所以必须将财务软件作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。 　　（三）电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识；而对系统安全性，则更因为网络与计算机本身的原因而提高，同时也对个人安全操作使用提出了新的要求。 　　 　　二、目前会计电算化下档案管理存在的问题及成因分析 　　 　　电算化会计信息系统的档案管理主要是指各种账簿、报表、凭证、储存会计数据和程序的软盘及其他储存介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。会计档案管理是在会计电算化后会计工作连续进行的保障，因此，有必要对目前会计电算化下档案管理存在的一些问题进行探讨。 　　（一）目前会计电算化下档案管理存在的问题 　　1、会计档案载体。电算化会计虽已实施，但财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容理解不到位，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，或虽保管但只保管一份，从而影响会计档案的完整性。 　　2、会计载体本身性质带来的问题。电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限做了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。 　　3、会计档案管理制度不完善。由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度、没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。 　　4、缺乏必要的计算机维护人才。电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。 　　（二）会计电算化下档案管理存在的问题成因分析。随着计算机技术的突飞猛进，会计电算化也得到了前所未有的发展。但由于这项工作刚刚起步，尚处于探索阶段，加之缺乏统一规划和组织协调，因此仍存在许多问题。 　　1、对会计电算化本身理解的偏差。许多企业的会计人员仅仅将电算化看成自动运算做账的工具，而忘记了它本身所应包含的管理