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面向知识管理的国家科研项目文件管理体系模式分析与模型构建 　　[摘要]对与国家科研项目文件管理活动有关的文件生命期模式、业务连续体模式、知识生态模式和综合集成管理模式进行SWOT分析。基于综合集成管理最佳实践模式，提出面向知识管理的国家科研文件管理体系规划、实施、评估、改进的构建模型。对整合、优化和创新科研项目管理、科研项目文件管理和科研项目知识管理，管理主体联盟，管理过程联动和管理客体联合，解决国家科研项目文件管理中存在的失存、失信和失用问题，提升国家科研项目信息资源和知识资产的控制力、证据力和服务力具有理论和实践的指导意义。 　　[关键词]科研项目管理　知识管理　文件管理　文件管理体系　综合集成管理 　　[分类号]F204 　　 　　1.引言 　　 　　随着我国国家科研创新体系建设的快速发展，由国家财政拨款资助的科研项目数量日益增多，作为科研项目活动证据、记忆和知识的科研项目文件的“失存”、“失信”和“失用”问题也日益显现出来，如何提高基于国家科研项目文件的科研信息资源和知识资产的控制力、证据力和服务力已成为我国国家科研创新体系建设不可忽略的重要问题。 　　就管理主体而言，国家科研项目文件管理涉及科研主管部门包括科研项目经费来源部门、科研项目依托和承担单位、科研项目负责人和研究人员。科研档案管理部门及文件管理专业人员等多个权益相关方，具有多元化和多层次复杂性的特点；就其管理过程而言，涉及国家科研创新体系管理、科研项目管理、科研项目文件管理和科研项目知识管理等多个管理活动领域，科研活动流、文件活动流和知识活动流相互作用和相互影响；就其管理客体对象而言，文件的真实性、可靠性、完整成套性和长期可用性直接影响国家科研项目信息资源的积累、共享与交流，影响国家科研项目知识资产的生值、保值与增值。 　　文献调查揭示：长期以来我国国家科研项目文件管理存在管理主体各自为政、缺乏统一管理的机制，管理活动自成体系相互分隔、缺乏统一管理的规范，管理客体相互矛盾、叠加重复、缺乏统一管理的法规等问题。 　　如何构建面向知识管理的国家科研文件管理体系是完善国家科研创新体系、解决我国国家科研项目文件“无统一的管理机构”、“无统一的管理法规”和“无统一的管理规范”需要解决的现实问题。 　　 　　2.国家科研项目文件管理体系：模式选择 　　 　　2.1科研项目文件管理现状研究 　　本文采用包括档案的大文件概念，对国内外科研项目文件管理的规范及其最佳实践经验进行了案例分析。文件指“组织或个人在履行法定义务或进行事务活动过程中或为实现其目的而形成、接收和保管的作为证据或(和)资产的信息，不论其载体、形式或格式如何”。文件管理指：“对文件的形成、接收、维护、利用及处置进行高效和系统控制的管理活动，包括捕获并保存业务活动及事务处理的证据和信息的过程”。 　　2.1.1国内科研文件管理规范调查与现状分析　国内科研文件管理规范按其制定主体分，主要有以下三类： 　　?第一类：科研项目主管部门(包括科研经费来源部门)，如《国家高技术研究发展计划(863)计划文档材料管理办法》、《北京市科技计划项目(课题)档案管理办法》。 　　?第二类：科研项目依托或承担单位(包括大学和研究机构)，如《北京大学科学技术研究档案管理实施细则》、《南京大学科研档案管理办法》、《上海交通大学科学技术研究文件材料接收归档的管理办法》、《清华大学科研项目(课题)档案管理办法》；《中国科学院科研课题档案建档规范》和《广东省农业科学院科研项目档案管理暂行规定》。 　　?第三类：国家档案管理主管部门，如《科学技术研究档案管理暂行规定》和《科学技术研究课题档案管理规范》。 　　分析管理规范对科研项目文件管理活动过程和对象的要求，得出我国科研项目文件管理规范具有以下特点：科研文件被看成是科研信息资源和国家科技储备手段，强调科研档案管理与科研项目启动计划管理同步、与科研项目中期检查同步、与科研项目结题与成果验收同步，重视科研文件的归档保存、必威体育官网网址和利用限制。 　　我国科研项目文件管理规范存在以下不足：①采用科研项目文件生命周期阶段管理模式，多为被动和静态管理；②对电子文件管理实施纸质与电子双套制与双轨制，缺电子科研文件形成、保管与利用的管理体系与保障机制，管理过程中产生大量重复劳动，但科研文件可靠性和可用性缺少质量管理；③科研项目管理过程与科研文件管理过程相分离，缺少连贯和一致的管理规范，电子科研文件大量生成，但管理手段仍然以手工操作为主或以手工方式管理，缺信息化管理手段和自动化的管理规范；④科研文件跨部门和跨领域共享与再用困难重重，管理活动低效率、低效果和低效能。 　　2.1.2国外科研文件管理规范调查与现状分析　国外科研文件管理规范按其制定主体分，主要有以下三类：