论企业建设项目工程资料管理及归档 2.doc

论企业建设项目工程资料管理及归档 王飞 石国山 （山东职业学院，山东省路桥集团） 摘要：。 工程档案同样是一种信息资源，是企业信息系统的重要组成部分。工程档案是历史的真实记录和客观再现。一方面它全过程记录了工程建设；另一方面，通过工程档案资源的开发和共享，又客观公正地反映了其价值。是一个单位综合管理和基础管理工作中不可缺少的重要组成部份；是体现一个单位基础管理工作规范化、制度化、标准化、系统化的重要标志；是一个单位政策、措施、办法、规定等基础资料的活字典。 材料归档范围现状 市场经济的发展、经营理念的不断更新以及科学技术的日新月异，使得企业生产经营业务领域及范围不断拓展。同时，工程咨询、工程监理、工程总承包等业务延伸领域的项目也出现良好的发展态势。伴随着新兴业务领域的拓展，大量科技档案材料应运而生。反映这些新内容的各类文件资料、图纸不论是种类还是内容都发生了新的变化。以前的《科技档案管理办法》已无法全面涉及和涵盖这些新领域所产生的科技档案材料。源源不断产生的各种资料哪些应该归档、应如何进行科学的分类编目等问题都是现实而急迫需要研究解决的问题。 归档范围界定的必要性 档案是国家的宝贵财富，具体到一份文件，一张图纸，一卷档案，其保存价值是不同的。做好科技文件材料归档范围的界定工作，重点保护具有永久和长期保存价值的档案，是档案管理者的一项重要内容。应该说，接收进馆档案数量的多少并不是我们工作追求的目标。我们在指导思想上、在制度建设上以及接收归档和管理工作中，有一些方面是值得进一步研究和改进的。因此，积极有效地开展科技文件材料归档前的界定工作，显得越来越迫切和重要。 在实际工作中。确定好文件的归档范围，并按此范围做好文件接收鉴定工作，不仅从源头上保证了档案的质量。使档案资源得以优化，而且减轻了以后存毁鉴定的负担，有利于减轻日后档案的整理、保管、利用等一系列工作的压力，提高工作效率，有利于档案科学规范化、现代化管理水平的提高，使档案工作更加健康地发展。 归档界定工作的内容 3．1完整性鉴定 归档资料的完整性是指归档范围的要求，从整个工程项目来说，归档的文件材料不能缺项。从具体项目来说，每套科技文件材料不能缺少各个组成部分。缺少任何一部分，都会给日后的生产建设带来不利影响。完整性是科技文件材料鉴定工作的基本内容，也是首先要解决的问题。无论是什么项目，确定归档范围都要齐全、完整、成套。 3．2准确性鉴定 归档材料的准确性。是指档案的内容真实地反映工程项目的实际情况和建设过程。归档的电子文件与纸质一致。底图和蓝图相符，帐图相符，技术数据可靠，签字手续完备。因此科技文件材料的准确性的鉴定至关重要。 3．3系统性鉴定 归档材料的系统性是指遵循科技文件材料之间的有机联系。进行科学地分类和系统地排列。便于保管利用。鉴于企业常以客体事物(工程项目)为利用档案的特点，凡是围绕工程形成的各类档案均应作为该工程档案的组成部分进行系统化管理。 归档界定的原则和基本框架 4．1原则 4．1．1思想性。 从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案价值。这条原则指明了在文件材料的归档范围界定过程中在思想、观点方面所要遵循的准则。 4．1．2效用性。 文件是否有用?有效使用时间有多长?效用有多大?在什么范围内使用?“效用”是确定文件取舍的准绳，也是划定档案保管期限的依据。这个原则指明了归档范围界定过程的总要求，反映了归档界定行为的共性和特色，揭示了文件材料归档范围界定实践活动的规律。 4．1．3质量性。 各类文件材料特别是科技文件，在形成过程中都有国家、行业或企业规定的文件组成内容和质量标准。 4．1．4连续性。 对于同一项目，在不同时期和阶段可能会形成不同内容的文件材料；每个项目又可能派生出与原项目密切相关的其他工作。对于此类项目所形成的文件材料。在界定归档范围时，应充分考虑项目本身的内在联系和因果关系，通过归档的文件材料反映出项目的全貌。 4．1．5整体性。 在界定归档文件材料范围时。应把工程项目作为一个整体．凡属于该项目的文件材料，不论是哪个单位完成的，均应纳入归档的范围。 4．2基本框架 　　在确定归档范闱界定原则的基础上，界定文件材料归档范围时应从几个方面加以考虑：①国家、行业或本单位有明确规定的。这是归档范围界定中应遵循的基本标准；②反映生产技术、经济建设和科技创新等具有查考价值的最终的成果性档案；③在生产、科研和管理过程中形成的具有查考利用价值的过程性或阶段性成果的档案；④在生产、科研等工作中的外部接口文件。主要包括任务书、委托书(函)、中标通知书、合同书、甲乙方之间技术业务往来文字材料等开展工作的依据性文件材料：⑤中外合资建设工程档案；⑥境外工程项目档案。 　　归档范围框定得过宽或过窄都是不利的。过宽，必然把本来不应归档