文件文档管理制度.doc

文件文档管理制度 文件编号 XZ-BZ-04 版次 A/0 时间 2012-5-2 1.0目的 规范公司文件文档管理。 2.0适用范围 适用于公司有关的文件和其它文件的控制。 3.0名词解释 3.1受控文件：受更改和分发控制，应随时保持必威体育精装版有效版本的文件，盖有红色“受控”印章。 3.2非受控文件：不受更改控制，发放时只发放必威体育精装版版本，原版本文件从新文件发放时起作废。 4.0职责 4.1人事行政部为文件文档管理主体责任部门。 4.2各部门按制度规定对本部门文件文档进行管理。 5.0作业程序 5.1文件的分类 5.1.1 按文件层次可分为：第一层次文件、第二层次文件、第三层次文件、第四层次文件。 第一层次文件为：质量手册； 第二层次文件为：程序文件； 第三层次文件为作业指导书、管理办法、业务计划、职务说明书、技术文件、图纸、控制计划、PFMEA； 第四层次文件为记录表单。 5.1.2按文件来源分为：内部文件和外部文件。 内部文件为：公司自行制订的第一层次文件、第二层次文件、第三层次文件、第四层次文件。 外来文件为：国际/国内/行业/地方标准和法律法规、顾客提供的图样及要求、顾客和有关机构指定使用的表格，外购的其它书籍、光盘等参考资料。 5.1.3按文件的类别分为：体系文件、技术文件、管理文件。 5.1.4按文件受控情况为:受控文件、非受控文件。 受控文件为:质量管理体系文件(质量手册、程序文件、管理规定、规程和规章、)、技术文件（各类工程图样、技术通知、标准规范、作业指导书、质量策划文件等）、管理文件（各类年度业务计划、组织机构、绩效管理体系文件等）。 非受控文件为：除受控文件外的均为非受控文件。 5.1.5按文件密层次分为：绝密文件、机密文件、秘密文件、一般文件。 绝密文件为：公司的投资情况资料；未公布的远、近期发展、经营战略，未公布的重大开发项目；公司重要决定及会议记要、顾客要求必威体育官网网址的此层次别文件。 机密文件为：公司的产品设计图纸、营销策略、销售合同、顾客和供应商名单、内部成本核算、各类财务报表、销售价格方案、顾客提供的各类工程资料、重大项目开发记录数据、顾客要求必威体育官网网址的此层次别文件。 秘密文件为：公司组织机构、人事信息、绩效管理体系文件、本厂编制的工艺装备图样、技术规范、顾客要求必威体育官网网址的此层次别文件。 一般文件为：上述三种类型未描述的文件。 5.2 文件的制定、审核、批准和收发管理权限 文件种类 制定 审核 批准 收发管理 第一层次文件 质量部门 副总/管理者代表 总经理 行政部门 第二层次文件 主管部门 副总 总经理 行政部门 第三层次文件 主管部门 副总 总经理 行政部门 第四层次文件 主办人员 部门经理 质管部 相应部门 技术文件 主办人员 部门经理 技术分管领导 技术部资料室 业务计划 各部门经理 副总 总经理 行政部门 职务说明书 各部门经理 副总 总经理 行政部门 组织机构图 人事部门 副总 总经理 行政部门 5.3 文件的标识 5.3.1文件标识格式如同“文件控制程序”标题与台头格式。 5.3.2标识主要注明“文件编号（含部门识别）、版次、日期”，如质量手册为BZ-QM-001，A/0，2012-4-5表示：博张机电设备有限公司公司-质量手册-第1版0次修，颁布时间为2012年4月5日。 5.3.3程序文件、 作业指导书、管理制度办法的部门标识（编号规则）为： 单位部门(类别) 文件编号方式 公司 BZ-01 BZ-02 连续编号 行政（类） XZ- BZ -01 XZ- BZ -02 连续编号 人力资源（类） HR- BZ -01 HR - BZ -02 连续编号 财务部 CW- BZ -01 CW - BZ -02 连续编号 技术（类） JS- BZ -01 JS - BZ -02 连续编号 研究所 YJ- BZ -01 YJ - BZ -02 连续编号 销售部 XS- BZ -01 XS - BZ -02 连续编号 生产部 SC- BZ -01 SC - BZ -02 连续编号 质管部 ZG- BZ -01 ZG - BZ -02 连续编号 采购部 CG- BZ -01 CG - BZ -02 连续编号 机泵事业部 JB- BZ -01 JB - BZ -02 连续编号 氯碱事业部 LJ- BZ -01 LJ - BZ -02 连续编号 5.3.4业务计划、职务说明书、技术文件、图纸、控制计划、PFMEA文件、记录表单由部门根据情况自定义标识格式，但要保持一致性。 5.3.5外来文件的编号规则为： WL(JS)-001/ 110601，表示：外来文件(技术文件)-第1份文件/外来文件编号110601（11年0