文件档案安全管理制度(2013修订).doc

Q/HX ****有限责任公司企业标准 ****-****—**** 文件及档案管理制度 2012－08－03发布 2012－08－06实施 ****有限责任公司 发 布 ****有限责任公司企业标准 ****-****—**** 文件及档案管理制度 1 范围 本标准规定了公司文件的编制、发布、使用、评审、修订、档案管理等职责和管理要求。 本标准适用于公司安全生产规章制度、设备、技术、工艺操作规程、营销、财务、质量等文件及档案的管理。 2 引用标准 国家档案局《企业档案管理规定》 CHALCOQ—HX/Q—P—0401 文件控制程序 CHALCOQ—HX/Q—P—0402 记录控制程序 Q/HX-A0402　　 标准文件编号规定 　　Q/HX-A0403　　 标准文件编写规定 3 定义、符号、缩略语 3.1企业文件资料 是在基建、生产、科技和机关活动中形成的文字、图样、声像等不同形式的载体的记录。 是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成主要有党群工作、行政管理、经营管理、质量管理、消防、安全管理、生产工艺、产品、科研技术、基本建设、设备仪器、财会工作、干部、员工档案。 4 职责 4.1总经理 负责文件的批准发布。 4.2公司领导主管 负责文件的审核。 4.3 综合管理部 负责公司体系文件、安全文件、行政文件的的签发，行政文件的编号，按文件标准格式的打印，组织文件的校对、复印、登记发放，收回作废文件、作废文件的处置和文件资料的档案管理。 4.4 其它部门 4.4.1安全规章制度由安全环保部负责起草。经相关部门会签后，由总经理签发。 4.4.2其他各部门负责本部门的设备、技术、工艺、操作规程等文件的编写、修改，经审核后，统一将文件和资料按期及时交综合管理部归档，形成本部门文件目录，文件分类存放，防止文件丢失。 ****有限责任公司2012-08-03发布 2012-08-06实施 Q/HX--1401--2012 4.3 各责任部门、档案文件管理人员详见流程图（标准附录A） 5 管理内容与方法 5.1 文件管理 5.1.1文件的编制由各部门进行文件编制、修订，评审，具体内容见CHACLOQ-HX/QHSE-P-0401《文件控制程序》的规定。 5.1.2 文件的发布由文秘人员接到需发文的行政文件和体系文件、安全文件，及时传到主管公司领导进行审核，并报总经理批准。 5.1.3 行政文件编号由综合部按行政文件编号格式进行编号；体系文件和安全文件按文件编号格式进行编号，具体见Q/HX-A0402《标准文件编号规定》的要求。 5.1.4综合部对经批准签发的文件格式按行政文件格式和标准文件格式统一编制，组织文件校对，并按主管领导和公司部门的使用份数进行复印、登记发放。 5.1.5 体系文件、安全文件、行政文件由综合部统一建立文件总目录和分类清单，并保证文件清单的时效性。 5.1.6文件的使用由各部门按发放的文件要求严格执行，文件要分类标识和存放，按使用要求进行发放到相关岗位，保证岗位人员熟悉岗位的技术、管理、安全要求。 5.1.7文秘书人员收到外来文件后，应及时处理按收文登记本的项目，逐项填写登记、编号，并按拟文办意见或领导批示迅速送发有关领导和部门阅办。急件随到随送，不得积压和延误。 5.1.8 传阅文件应送指定人员阅读，不得任意扩大传阅范围，收退文件均应直接经文秘书人员办理，不得横传他人，综合管理部应随时掌握文件去向，加快运转速度，避免漏传和延误，文件传阅后应签署姓名和日期，尽快退回综合管理部，不得积压，节假日或出差离厂前，不论文件是否阅完，都应将文件退还综合管理部。 5.1.9 阅办文件应按领导批示或拟办意见先送分管领导和主办部门，后送需要阅知的领导和部门， 以保证承办部门和承办人在规定时限内办理完毕，承办部门应将办理结果简明扼要地写在《文件处理单》的有关栏目里，并由承办人签署姓名和日期。 5.1.10 拟办文件应力求及时，准确，为防止遗漏和延误办事，文秘人员应做好公文的催办清退工作，建立催办制度。 5.1.11 加强公文的安全必威体育官网网址工作。要严格遵守阅文范围，妥善保管文件，防止丢失和失泄密；要保持文件的完整性，传阅中不得拆页、掉页、破损；领导或各部门人员参加会议，出差带回的文件、资料应及时交综合管理部进行登记编号，个人不得私自留存，复印件应按上级规定履行批准手续，并按原本文件进行管理。 5.1.12文件和