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会议文件的管理  会议文件的管理，一般应重点抓好会前准备、发文与管理、文件清退这三个环节。 一、会前的发文准备工作 （一）会议秘书组要弄清发文的对象、范围和原则，以及参加会议人员的名单、分组名单和资料员名单，确定文件的印数。 （二）对应发的会议“三密”文件，要全部统一编号，按文种、顺序进行排列、分检，并逐一核对文件号码，以防错漏，准确无误、“对号入座”地装入文件袋，最后按分组名单清点、包扎好。 （三）制作两种发文单。一是发文总单，内容包括组别，文件总份数与编号起止、资料员签名及其联系电话、清退情况等。此单在秘书组向各组资料员交接会议文件时，由资料员签名领取文件时用；二是发文分单，内容包括与会人员的单位、姓名，文件的文号和签收、清退情况等。此单在资料员向本组与会人员发文时办理登记与签领手续时用。 二、发文与管理 这是会议文件管理工作的重点。 （一）秘书组必须在会前到会场或在资料员会议上向资料员分发各组文件，并办理签领手续。 （二）会议文件原则上由各组资料员集体领取并负责分发本组与会者，要求在与会人员进入会场前完成发文工作。 （三）与会人员必须凭有效证件领取文件。 （四）分发会议“三密”文件时，秘书组必须给各组配备必威体育官网网址箱，严格控制发文份数，并指定各组资料员集中管理本组的文件、资料、记录本等，规定与会人员不得将文件等带出会议地点或讨论地点。 三、会议文件的清退 对于属讨论稿或参考性的，尤其是机密性较强的会议文件，必须在会议结束时立即收回，统一保管。具体做法是，由会议秘书组在会前将要清退文件的范围、时间、要求及文件目录等内容，书面通知各个与会人员，以便他们按清单进行清退。 由于工作需要，必须收回但经批准允许与会人员带回单位去贯彻传达用的密件，可由秘书组向与会人员所在单位必威体育官网网址室发出文件清退通知，注明文件目录和份数，由各单位必威体育官网网址室负责核对、管理和按时清退。