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财务部向内部审计、内部控制和信息系统和通信部门等报告 内部控制系统审计报告 ABC公司内部审计报告目录 一、审计导言 第1-2页 二、审计结果汇总表 第3-5页 三、审计结果详细说明 第6-30页 四、组织结构图 第31页 五、流程图图例 第32页 六、流程图 第33—36页 审计结果汇总表 一、在对销售与收款环节的检查中我们发现存在如下问题： 二、在对购货与付款环节的检查中我们发现存在如下问题： 采购与付款内部控制制度符合性方面 三、在对生产与成本循环的检查中我们发现存在如下问题： 审计结果详细说明 一、销售和收款循环 贵公司在销售与收款方面的内部控制流程见图一 从图一我们可以看出，贵公司在销售与收款方面内部控制制度的设计充分体现了机械制造企业的特点，着力强调为客户服务意识和销售风险防范体系，在检查中我们发现，这些控制措施在实际工作中也基本上得到了执行。在这方面存在的问题主要表现在： 销售与收款内部控制制度符合性方面 1、赊销业务的批准程序和批准标准不明确。 贵公司的控制流程中规定，赊销业务由营销部审核，报经主管销售的副总经理批准。但是在制度中没有营销部有关赊销业务需审核的文件、审核的具体执行人、审核并上报副总经理的要求、审核的时限等具体可操作的流程规定。主管销售的副总经理对赊销业务是否批准的要求也没有具体的规定。产生这个问题的原因是总经理认为，市场情况经常变动，以一套 固定的模式来决定赊销业务可能会影响销售业绩，而且主管销售的副总经理习惯于按经验办事。但是，没有标准势必会导致赊销业务的随意性，同一种业务，由不同的人执行，就会产生不同的审批结果。虽然经检查没有发现因此而产生的混乱现象，但长此以往，后患无穷。 为解决上述问题，我们建议，由营销部提出审批的具体程序和标准，报董事会批准后实施。 2、销售订单、产品出库单、销售发票、发运单分别归集，不便于稽核。 制度规定，财务部应在每月10日前将从各部门分别取得的销售订单、产品出库单、销售发票、发运单核对相符，以防止与销售相关的各部门发生工作失误。但是，由于前述单据分别来自不同的部门，财务部无力对每一笔销售业务都分别核对，只能核对这些单据的总额是否相等。如果不相等，查找起来非常麻烦，尤其是，如果发生错误发货或错误开单，必然会导致客户不满，严重影响公司的销售业务。况且，既使核对相等，也并不意味着每一笔业务都正确。 为解决这个问题，我们建议，在营销部设立客户代表制度，营销部每接到一票订单，就由营销部经理指定一名员工为客户代表，由其代表客户到各部门办理相关业务，货物发运后，由其将相关单据核对相等后交财务部审核。这样做既可以解决上述问题，又可以减少客户的麻烦，而且并不需要增加成本开支。 3、价格员的设置没有意义。 贵公司在营销部设有三名价格员，负责核对销售发票中的价格是否正确。据我们调查，贵公司所销售的产品只有五个品种，二十一个规格，营销部一个合格的员工，在一个月内就可以记住所有的价格，而且可以打印价格表发给与销售价格使用和审核有关的员工，完全没有必要设置价格员来 进行审核。按贵公司目前的劳资标准，每名员工的平均费用为22,500元，三名员工的费用就是67,500元，这笔开支根本没有必要。 我们建议，取消价格员，这样可以每年为贵公司节省开支67,500元。 4、销售佣金制度设计有缺陷。贵公司对营销部员工按销售订货金额和销售回款金额的1%计算提取销售佣金，这本是促进营销工作的一项激励措施，是合理的，但是，这项制度在设计时，没有考虑销货退回及折让因素，一旦发生，就会导致销售佣金隐性提高。长此以往，还可能出现虚假销售问题，给贵公司造成更大的损失。 我们建议，由财务部根据贵公司近几年销货退回及折让金额占全部销售额的百分比，再考虑各种调整因素后，确定一个销售佣金暂扣比例，报董事会批准后，实施佣金暂扣制度，待销货退回及折让期过后，如没有发生销货退回及折让事项，再将暂扣款发给营销员。 现行内部控制制度遵循方面存在的问题 1、客户往来对帐流于形式。 制度规定，财务部会计员应于每季度终了后10天内向往来客户寄发并核对往来帐目对帐单，如发现不符应在三天内查出原因予以解决。但据我们检查发现，2002年第一季度和第三季度没有发出往来帐目调节表，第四季度的往来帐目调节表不相符但没有原因说明和处理意见。到2002年12月31日止，客户往来帐目金额与客户认可往来金额相差2,150,336元。产生这个问题的原因是财务部人员不足，规定的对帐调节期又与会计工作高峰