技术文件管理培训教材.ppt

* 7）涉及CQC或3C的关键元器件和材料、供应商、产品结构、标识、生产场地等规定需要认证中心批准的更改，需上报认证中心批准后才能实施，并记录实施日期。 10、技术文件回收、作废与销毁 1）具有污渍、破损的文件，所有旧版文件均需收回，收回时文件管理员在《文件登记表》 《文件发放/回收登记表》上注明作废保留或销毁处理； 2）作废文件需保留的盖上蓝色“作废保留”章，单独建档管理； 3）作废文件需销毁的，填写《文件、记录销毁申请登记表》，报批后进行销毁处理，销毁时致少应有两人在场，并在《文件、记录销毁申请登记表》上签字。 11、技术文件借阅与复制 1）公司员工需查阅文件时，可直接到档案室查阅；需要借出或复制时，需填写《技术文件借阅/复制申请表》，经本部门负责人签字同意后送交技术开发部部长批准后方可借出或复制，借出或复制时均应办理登记 ； 2）非本公司人员不允许借出文件，要查阅或复制时需总经批准方可进行； 3）复制文件只能作为参考（正式文件采取发放方式），由文管员盖上“参考”章； 4）借出文件的期限为7天，到期必须归还，归还时文件管理员应检查其状态并记录。 12、技术文件必威体育官网网址 1）所有受控技术文件均为必威体育官网网址文件； 2）客户文件按客户要求必威体育官网网址； 3）必威体育官网网址文件的必威体育官网网址期限为文件的有效使用期.到期文件如需解密需经公司领导批准； 4）技术文件发放、接收、使用部门人员均要对文件进行必威体育官网网址，不得外传或传给不相关的部门或人员； 5）必威体育官网网址文件如要发给发放范围之外的单位或个人需经公司领导批准方可。 七、技术文件编制、审批、发放…… * 八、外来技术文件管理 1、外来技术文件收集、接收 1）涉及国际、国家、政府法律、法规类外来文件，由技术品管科文件管理员收集或接收； 2）顾客提供的图纸、技术文件，由技术品管科项目开发组项目管理员收集后转给文件管理员； 2、外来技术文件登记、归档： 1）文件管理员接收到外来文件后要登记入《外来文件登记表》（见下表），确定保存位置进行归档。 3、外来技术文件评审 1）文件管理员将外来文件复制一份给对口技术员，技术员组织对文件的评审，明确具体的要求，制定实施措施，编制《顾客要求评审表》； 2）顾客提供的工程规范要按顾客要求的时间期限完成评审，顾客未要求时，评审完成时间不得超过两个工作周；评审后认为有异议的，要与顾客沟通并得到顾客确认后才能变动。 4、外来文件的转化与实施 1）对外来文件评审并明确其要求后，对相关要求形成公司执行的技术文件，通过审批后发放执行。 2）对涉及工程更改的要记录在生产中实施日期。 * 5、外来技术文件检索 1）涉及国际、国家、政府法律、法规、国家标准、技术标准等外来文件，每年致少检索一次，以确定是否是必威体育精装版版本； 2）检索情况要记入《外来文件登记表》中； 3）有必威体育精装版版本时，要及时获取。 6、外来文件查阅、借阅、复制、必威体育官网网址等 参考内部技术文件管理。 序号 文件名称 文件号 版本号 页数 归档日期 登记人 存档位置 检索记录(次/年) 备注 1 2 3 4 外来文件登记表(版本号) 编号: 八、外来技术文件管理 * 九、技术文件电子文档管理 1、在编过程中电子文档 1）正在编制过程中的电子文档由编制人自行保管在电脑中,不能传递给无关人员.电脑要加密.妥善保管文件和密码； 2）如因工作变动,编制人需将与本职工作相关的电子文档整理后移交部门文件管理员,办理资料移交手续。 3）接替原岗位的新工作人员到岗后,部门文件管理员将相应资料转交该人员,并由接收人在原移交手续上签名,以示接收。 2、已编制完成且形成正式文件的电子文档 1）已完成的电子文档需通过公司规定的正式渠到传递.同时应传递一份给文件管理员存档.不允许传给无关人员。 2)已经形成正式纸版的文件,其电子文档应随已批准的纸版一道传给文件管理员存档; 3、电子文档整理与刻盘 1）文件管理员对收到的电子文档,应分类整理和保存,定期(通常为一季度)对其刻盘,对所刻光盘进行编号登记,并注明内容摘要; 2）新产品项目资料在项目完成时由项目员整理完成并传递给资料员刻成光盘保存. 4、光盘借用 1）与工作相关人人员才能进行借用,借用时需填写借用申请,由光盘管理部门负责人批准方可。 2）借用光盘应妥善保管与使用,不得损坏,借用期限不超过2天。 3)光盘管理人对借出情况进行登记,光盘还回时应检查光盘状态,并在《文件借阅登记表》中注明。 * 文件借用登记表(版本号) 编号: 序号 文件名称 文件号 版本号 页数 借出日期 借用人 还回日期 还回状态 备注 九、技术文件电子文档管理 * 十、技术文件管理的检查与考核 1、技术文件管理的检查