电子文件的发展.docVIP

电子文件在档案管理的利与弊 在当今现代社会的不断进步，电子信息技术也在不断地取得飞速发展。我们目前所用的办公自动化、标准化、网络化渐趋进一步完善。政府部门、学院、机关都使用了办公自动化管理系统代替以往手写的办公文件、来往函件，我们许多日常工作都可以直接在计算机和网络上办理，而今的文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。 在办公自动化的不断发展下，档案工作者对电子文件和电子档案的管理问题越来重视了，其原因有两方面：一方面是由于文件产生的数量越来越多。各种形式的正在不断地翻新，而且有不少已经进入归档阶段并转化为电子档案；另一方面是现在还有很多档案工作者对电子文件的认识还不够清楚，而且由于电子信息技术的不断发展，我们难以找到完全一致的解决方法。 电子文件的出现和迅速普及给传统的档案管理方式带来了巨大的机遇和挑战，本文在总结电子文件概念及其特点的基础上，指出电子文件对传统档案工作的影响以及对策。 一、什么是电子文件以及电子文件的特点 (一)电子文件定义及特点 我们所谓的电子文件是指通过计算机进行操作，传输、存储等处理的数码序列；电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录；电子文件是指人们在社会 /Society/活动中形成的，以计算 /pc/机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括有：电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸张文件比较，电子文件有四种特点： 1、电子文件不再是我们看见的纸张文件，它需要借助现代办公系统才能阅读； 2、电子文件它可以直接由计算机现代办公系统迅速地处理和传递； 3、电子文件的作用是可共享的，也不再受地方、时间的影响； 4、电子文件的保存条件和环境要求与纸张档案不同，它对保存办公室的面积要求不高，特别是要求室内对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。 (二)电子文件的种类 电子文件主要有以下几种：文本文件（字处理软件形成的文件）、图像文件（扫描等形成的文件）、图形文件（CAD、绘图软件等形成的文件）、音频文件（音频设备或软件形成的文件）、多媒体文件（视频或多媒体设备、软件等形成的文件）、超媒体文件（由超媒体链接技术形成的文件）、程序文件（程序设计、编码文件）、数据库文件。 二、电子文件在档案管理方面的长处和优势 (一)电子文件在档案管理方面的长处 提高效率、信息共享、协同办公是大多数机关、部门实行无纸化办公的最主要的出发点。电子政务的方便快捷使我们受益匪浅，许多原本繁杂冗余的工作都在轻松完成。无纸化办公，主要是在内部局域网的基础上建立起来的，通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公。采用这种网络办公方式的主要出发点是提高工作效率。这种办公方式极大地提高了工作效率，减轻了工作负担。过去，非涉密的发文、会议通知、政务信息等，都需要打印、复印，然后由通讯员递送各个部门，效率很低，在印发上浪费了大量的时间、人力和物力。各部门的信息不能得到及时地沟通，造成诸多不便。使用网络互联后，信息交流非常畅通便捷，工作效率也得到很大提高，原来需要到处寄送的文件，现在只要手指一摁，几十份通知瞬间就发出去了。 除了“省力”外，“省钱”也是机关采用网络互联办公系统的另一个重要原因。网络互联就像一台无形的截流阀，在不知不觉为政府机关节约了大量资源，削减巨额办公经费。既然是网络电子文件，那么节约资源自然首先从节省纸张开始。实行网络化办公使得纸质文件大量减少，随之而来的印刷、用纸等办公费用也相应缩减。而电子文件的使用及网络互联的开通，则节约了发送纸质文件所需的邮资、路费、通讯费和人力，不仅有效提高了办公效率，而且节省了大量相关办公开支。此外，随着电子文件的增多，纸质文件的减少，也将使各级政府部门在解决大量“文山”问题上节约大量人力和空间。另外，电子政务的实现，也能使现有固定资产充分发挥效用，各尽其能。之前，尽管许多政府机关都配备了电脑，但由于没有实现网络互联，许多电脑都沦为打字机或游戏机，电脑的功能发挥得极少。而实现网络互联、无纸化办公后，电脑的方便、快捷的作用才得以真正发挥。 (一)电子文件在档案管理方面的优势 作为一种现代信息技术的产物，与纸质档案相比，电子文件具有许多的优越性： 1、容量大电子文件可存储于电子计算机磁带、软硬磁盘及光盘上。一张光盘容量可达600MB-4000MB，可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息，大大节省了空间。 2、能同时保存文字、声音、图形，增加了档案的可读性、可视性、可靠性。同时，也丰富了档案的内容，使其变成了“立体档案”。 3、信息与载体相分离纸质文件的内容与载体是不可分离的整体。电子档案则不同，其内容存储的位置可以变化的、载体可以转换和迅速传送，其内容却不发生任何变化。增加了电子