长春理工大学光电信息学院档案归档范围和保管期限表.docVIP

长春理工大学光电信息学院 档案管理办法实施细则 为促进我院档案管理工作规范、科学和有序，根据《长春理工大学光电信息学院档案管理办法》（以下简称《办法》），结合实际，特制定此实施细则。 一、成立组织机构 学院成立档案室，由院办管理，暂设专职人员一人；负责全院档案管理工作。 各分院、各部门指定1名人员为兼职档案管理员，负责本单位的档案收集、整理立卷、保管和移交等工作。 二、职责划分 学院档案室：负责指导、检查全院档案资料管理、立卷、归档等工作；负责起草和修订有关档案管理的规章制度并督促落实；负责提供档案借阅等服务性工作；负责档案秘级鉴定和相关必威体育官网网址工作；保持档案资料的完整、无损、卫生和档案室整洁、干净。 各分院、各部门兼职档案人员：负责执行学院档案管理规章制度，在业务上接受学院档案室的指导、检查和监督；负责本单位档案的收集、整理、立卷、归档保管等工作；按照规定保管和移交档案；负责提供档案借阅等服务工作；保持所负责保管档案资料的完整、无损、卫生和档案室的整洁、干净。 三、档案立卷规定 （一）范围的确定 学院档案室、各分院、各部门档案工作人员应按《办法》的规定，对于重要文件、照片、计划、总结等档案资料在事发1个月内归档，并办理相关手续。对于一般性的档案资料按《办法》规定的时间立卷归档。各类档案的具体归档范围及期限请参阅《长春理工大学光电信息学院档案归档范围和保管期限表》。 （二）立卷单位及分工 学院各单位、部门均为立卷单位，分工归口立卷。具体分工请参阅《长春理工大学光电信息学院档案归档范围和保管期限表》。 （三）集中整理文件材料 按照归档要求，对收集的文件进行整理、检查，依照如下规定进行： 1、检查文件是否齐全完整。 2、检查是否有相互重复和拆散文件的现象，保持文件间的有机联系。 3、检查文件是否有缺页、少章等情况。 4、检查卷内文件数量。 5、检查文件是否有金属物和破损情况。 （四）组卷要求和方法 1、组卷要求 （1）根据学院文件材料的形成规律，按照保持其有机联系和便于查考利用的原则进行组卷。若同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷。 （2）以一件事或一个事由为单位进行组卷，即把密切联系的一件事或一个事由形成的文件材料组成一卷。同一事由可按同一件事时间的先后顺序或自然联系排列。 （3）为了照顾成套性特点，在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的情况下，同一件事或同一事由组成的卷内文件，可按永久、长期、短期顺序排列。 （4）卷内密不可分的文件排列顺序为：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；结论性材料在前，依据性材料在后。文中密不可分的插图、照片贴在相应的文字材料内。 （5）跨年度的文件材料的立卷应合理。如请示与批复，应放在批复的一年立卷；计划、总结应放在所针对的年度立卷。 （6）归档的文件材料，签发手续应符合要求。签发、批办、起草文件要使用钢笔、炭素笔或打印，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水笔及复写纸。 （7）凡归档的文件材料，必须字迹工整，图像清晰。不符合规格的，通过粘贴或以手风琴式折叠达到要求。 （8）认真填写案卷封面各项。 （9）立卷完成入盒后，要填写备考表，写明本盒文件材料内容，并对文件材料的完整、缺损情况加以说明。 2、组卷方法 （1）党群、行政类 ①学院管理和业务活动形成的文件材料、统计报表、名册、工作计划、总结等一事一件。 ②会议文件，根据文件的数量，可以一事一件或一事数卷。 ③非诉讼案卷材料，可一案一卷或一案数卷。 ④简报等按名称、期号组卷。 （2）教学类 根据教学文件材料的形成规律，按照保持其有机联系和便于查考利用的原则进行组卷。若同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷。 （3）科研类 ①实行科研管理性文件材料部门立卷原则。 ②组卷要根据科研文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、载体等实际情况，按要求系统整理，做到保持有机联系，便于保管利用。 ③综合管理性文件按党、政档案的卷内文件排列方法排列，科研课题的业务性文件，按科研程序排列。 ④卷内文件要逐页编号，位置在非装订线一侧的右上角。 ⑤归档前的鉴定工作。提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种。 （4）基建类 ①根据基建文件材料的形成规律，按照保持其有机联系和便于查考利用的原则进行组卷。凡因改建、扩建、维修或其它原因，使建筑物、构筑物和各种管线发生变化时，必须对基建档案做相应补充，更改时标清更改内容，并加文字说明，有关领导和设计者必须签字。对更改内容较多的竣工图，则必须重新描晒。 ②基本建设项目中形成的文件材料，按单项工程进行组卷，即一项一卷或若干卷。其中工程管理性文件材料排在整个项目的首卷；其余材料按工作程序及专业类别分别组卷。 ③按专业性能排列，一般为：地质图、土建图、结构图、采暖图、给排水图、通风