合同签订保管办法0613.docVIP

《合同与公文管理办法》 1. 目的 为了明确集团合同与对外公文的订定及保管职责，加强合同与对外公文日常管理，维护公司的合法权益，特制订本办法。 适用范围 本办法适用于集团所属之各单位（含转投资事业）。 3. 名词解释 3.1 何谓『合同』，指合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立 、变更、终止民事权利义务关系的协议。 3.2 何谓『公文』，指一方当事人就特定交易事项，对外所作具有法律效力之单方书面文件。 4. 合同分类 4.1下列行为(但不限于)应当签订书面合同的： 4.1.1 劳动劳务、实习聘用等； 4.1.2 产品销售等； 4.1.3 原物料采购、机械设备采购等； 4.1.4 建筑工程承包、建筑工程设计、建筑工程监理、建筑工程勘测等； 4.1.5货物运输、仓储保管、仓库租赁； 4.1.6房地产交易、土地出让、房屋租赁； 4.1.7股权转让、合资合作经营等； 4.1.8加工定作、服务承揽、广告发布等； 4.1.9其它经办部门、法务部门认为有必要签订合同的行为。 4.2下列行为可不签订书面合同的 4.2.1 合同标的(如价款或酬金)总金额不大（不超过3000元人民币的）且所交货物或提供的服务经当场验收合格且日后一般不会发生纠纷的。 4.2.2依交易习惯,该项交易不适合签立书面合同的。 4.3 对于没有签订正式书面合同的购销等行为，经办部门会同财务部门应当保存好相关的发票及收据等能证明交易行为之书面材料。 5. 公文分类 5.1对内公文,指政府机关、其它事业单位或个人向集团事业所发具有法律效力之公文。 5.2对外公文,指集团事业向政府机关、其它事业单位或个人所发具有法律效力之公文。 5.3本法中对合同管理、签订之规定,于公文之管理、签订准用之。 合同重要条件之会办与呈核 6.1书面合同签订前应当按照集团管理规章的规定报备采购、管理、工程等相关部门审核、批准或备案合同重要条件。 6.２上开合同条件核定依集团之核决权限办理，并严格要求合同重要条件（包括但不限于人、事、时、地、物）充分表述于呈核文件中以利合同送审。 7.合同的送审 7.1总部法务处提供常用格式合同文本供各单位签约时使用，并定期对格式合同文本进行修订，集团事业应使用法务处修订后之版本。 7.2集团事业使用经总部法务处制作发行之印刷版本之空白格式文本，得于签订前先行送审，惟应于用印前就空白填写内容交法务核对。 7.3若对于法务处格式文本内容有更改或补充者,应就该部分先行送审。 7.3合同送审应填写《合同/法律文件移送法务会审表》（附件1），由相关部门会办意见后移交签约单位法务审核。 7.4除特殊情况外，合同等法律文件应当由法务进行审核后出具正式书面意见，由签约单位主管参照法务意见自行决定是否签字盖章履行。 7.5合同等文件标的金额在RMB10万元以下的，由签约单位法务（如签约单位无法务，则由就近工厂、分公司法务代理，下同）或相关职能部门审核，履行及责任由签约单位自行承担；如合同较为复杂或具有其它特殊情况，当地法务、相关职能部门认为有必要的，也可经签约单位法务审核后报总部法务处协助审核。 7.6合同等文件标的金额超过RMB10万元(含10万元)或属于集团统一管理事项的，签约前应当经签约单位法务审核后，报总部法务处复核，总部法务处出具书面意见由法务处最高主管签核认可后回复签约单位。 8. 合同的签订 8.1 合同经签约单位法务或总部法务处审核完毕并出具意见后，合同经办部门应根据法务出具之审核意见与合同相对方进行谈判协商，以争取集团利益的最大化为目标，并根据实际情况以及从经办部门的专业角度，确定合同的最终版本。 合同最终版本确定后，非特殊情况，应先经合同相对方签字盖章后，再由我方签字盖 章。 8.3 经办部门依照集团《印信管理办法》之相关规定填写《盖用印信申请单》(附件2) 经经办部门最高主管签字确认合同最终版本后随同移送法务签署之《合同/法律文件 移送法务会审表》、合同草稿、相关签呈或内联单等文件会办签约单位法务。 就合同最终版本未依照法务审核意见修改部分，合同经办部门应在《盖用印信申请单》 备注栏内注明未修改的原因以及经办部门的意见，由法务确认合同最终版本后交签约单位最高主管（监印人员）或其指定之保管人员（一般为单位最高主管（监印人员）的助理，其行为视为签约单位最高主管之行为，下同），并由其于《合同/对外公文登记表》（附件3）内登记后交由签约单位最高主管（监印人）决定签字盖章事宜。 合同签订之印章，一律为签约单位之公章，签约单位不得私自刻制合同专用章、业务 专用章等印章作为合同签订使用。 合同原件的保管 合同签订后，合同正本原件原则上应由以下部门或人员留存或保管一份，即其为保管 责任人。 9.1.1合同的经办部门；（视实际情形确定是否需要持