会议工作教案.docVIP

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会议工作教案

第八章 会议工作 【知识要求】 理解会议的概念,了解会议的构成要素、会议的类型、会议的作用,掌握秘书会务工作的特点与基本要求。掌握会议组织工作会前、会中和会后三个基本程序。 【能力要求】 能够按照会议组织工作的基本程序制定会议的筹备方案,布置会场,对会议实施有效指挥和控制。 【案例引入】 志远股份有限公司董事会召开会议,讨论从国外引进生产设备的问题。秘书张志负责为与会董事准备会议所需文件资料,因为有多家国外公司竞标,所以材料很多。张志由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹,将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议,于是,张志就没有准备他们的资料,不想,正式开会时,其中的两位又赶了回来,结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见,有的董事面对一叠资料不知如何找到想看的资料,从而影响了会议的进度。 1、秘书张志的工作有哪些不足?原因是什么? 2、如果领导让你准备这次会议所需文件资料,你会怎么做? 3、你从中吸取了什么经验教训? (资料来源:/campus/article/qualification/200610/113267.htm) 【知识掌握】 第一节 会议概述 会议是管理工作和领导活动的方式之一,办会是秘书部门一项重要的日常工作。秘书人员作为领导的参谋和助手,熟悉办会工作内容,掌握办会技巧是很有必要的。 一、会议的含义 会议,从词义上讲,“会”,是聚集、会合;“议”是商议,议事,就是讨论和研究问题。会议是指有组织、有领导地召集人们研究和讨论问题的一种社会活动方式。 从历史发展的角度看,会议是人类社会历史发展的产物。在蒙昧的原始社会,生产力极为低下,没有家庭和社会组织,当然也就谈不上什么会议。人类进入到氏族社会,生产力稍有发展,出现了家庭和管理机构,会议也随之产生了。美国社会学家摩尔根曾指出,原始部落时期的易洛魁人每逢一个首领死去时,本氏族的成员就举行一次会议来提名继任人。我国古代也有会议这种形式。史籍中有尧召集部落酋长用会议形式决定继承人和治水人选的记载。在《尚书·周官》中,也有“议事以制,政乃不谜”的记载,意思是说通过开会来议论国家大事,就可以不犯个人独断的错误。这是对民主议事的一种颂扬,是就政治性会议而言的。 在现代社会,会议是领导机构进行决策和管理,实现领导职能的一种重要方式、这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会议与一般集会的区别在于它要商议事情,就是研究和讨论问题。如果一个集会没有“议”的程序,没有需要商议的事项,如舞会、新闻发布会等,就只能叫做会或集会,而不能叫做会议。 从信息论的角度看,会议是输入信息,加工信息,输出信息的一种方式。任何会议都有它的具体内容、即信息。没有新的信息,或者不是创造性地研究分析既有的信息,会议就失去了意义,就没有召开的价值。从系统工程的角度看,领导机关召开的会议是一种领导方式。会内工作必须与会外工作配合,会前、会中与会后工作必须结合,才能使会议精神、决议得以贯彻,产生效果。 二、会议的构成要素 构成会议的基本要素有:会议名称,会议时间(含开始时间和终止时间),会议地点,会议的人员,会议的议题和议程,会议的组织工作,会议结果。 (一)会议名称 比较重要的会议都有确定的名称。常用的会议命名方法有: 1、以序号命名。如“中国共产党第十一届中央委员会第三次全体会议”(简称“十一届三中全会” )等。 2、以会议主题命名。如“延安文艺座谈会”等。 3、以会议参加者身份命名。如“全国宣传部长会议”、“青年科技工作者代表大会”等。 4、以会议召开的地点或时间命名。如“遵义会议”、“八七”会议等。 (二)会议时间 会议时间包括会议何时召开和开多长时间两层含义。有些会议有确定的召开时间,这种情况多见于一些法定会议和例行的办公会议。有些会议没有确定的召开时间,主要视具体情况而定。恰到好处地选择会议召开时间有时往往收到事半功倍的效果,如“现场办公会”等。至于会议要开多长时间,要根据会议的内容来确定,通常情况下要控制开会的时间,提高会议的效率。 (三)会议地点 会议地点也包含两层含义,一是在哪个地方召开;二是具体会场选在何处。选择会议地点要服从会议内容的需要,同时要考虑接待能力、会场设备、安全保障,涉密会议还要考虑必威体育官网网址条件。 (四)会议的人员 会议的人员,包括会议的参加者、会议的主持者和会议的辅助人员。会议的参加者是会议的主体。一般由主办会议的领导机关根据需要确定,并在会前发出通知。另外,一些法定会议的参加者必须按照法定程序产生,如人大会议、政协会议等,且这类会议的法定出席人必须达到一定比例才能召开。会议主持人的职责,是使会议按照法律程序或原定的会议程序正常进行,包括宣布开会、掌握会议议程和时间、安排发言顺序、主持会议表决和选举、宣布表决结果等。

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