东北农业大学档案管理信息系统著录规范.pptVIP

东北农业大学档案管理信息系统著录规范 主 要 内 容 一、登录系统 二、著录项目及著录规范 三、文件操作 四、打印目录 一、登录系统 南大之星档案管理系统，该系统具有以下几个特点：一是档案信息远程录入、各种格式的电子文件全文及纸质文件扫描图像文件的上传。二是信息录入与信息输出格式标准规范。三是信息安全可靠。四是文件一体化及办公自动化系统的接口。 下面的界面就是东北农业大学档案管理系统网络版的登录界面。由于该系统采用浏览器/服务器结构，用户只要通过浏览器机就可以登录档案系统。输入档案馆给定的用户名和密码点击登录按钮。 系统进入“档案信息管理”的功能接口，打开“东北农业大学档案”就看到具体的每一个档案表。 档案表定义：在档案网络管理系统中，我们将若干份以某种分类方案归列到一起的文件集合称之为一个档案表。档案表的分类方法与东北农业大学档案分类是相一致的。系统中的档案表共有13个表。除了按问题分类的党群类、行政类等十类，按载体和保管期限列出的声像类与实物类2类共计12类外，多出一个照片档案表。照片档案属于声像档案（SX12），但因为它的著录项与声像类的档案略有不同，考虑到著录与打印目录等问题，把照片单列一个档案表。在著录SX12时，都要著录在“照片”这个档案表里。 二、著录项目及著录规范 以行政类为例 仪器设备类和声像类的照片档案 的著录项略有不同，但著录都要求规范。 下面以二个已归档整理完毕，年度问题和保管期限都相同，文件件号相连的两份文件为例，第一件：2007-XZ11-E-1《关于印发东北农业大学安全稳定事件应急预案的通知》。 第二件：2007-XZ11-E-2《关于2007年寒假期间有关事项的通知》 回到“档案信息管理“的页面，打开行政类档案表 打开后显示行政类中的所有文件记录，并以类目结构显示，(系统里的类目就相当于windows中的活页夹的概念，系统允许的最大类目数是三层)。在行政类下边显示的就是三级类目结构，上边是查询功能。右边是相应类目下的记录。现在由于其中没有任何记录，也就无法显示出该档案表的类目结构和相关类目下的记录。著录新的信息点击“添加文件”按钮，进入文件信息输入窗体。 该窗体分三个部分，分别是文件案卷所属类别，文件 案卷输入项 及最下方的按钮组。前两个部分都有他的著录规范，我们着重看一下各项都如何进行规范的著录。 一、一级目录：填写归档文件材料形成年度，年度采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，例：2007。 二、二级目录：填写档案分类二级类目，由两个大写字母和两个阿拉伯数字构成，例：DQ11。 三、三级目录：除基本建设类档案外其它档案不填。 四、实体分类号：由上述一级目录、二级目录和保管期限代码构成，三 者之间用“-”连接， 例：2007-DQ11-A. 五、案卷号及件号：我校2007年以后，文件材料均以件为单位整理，此项只填件号。此件号与文件归档章内填写件号一致，为适应该系统,以其万分之一的小数形式表示，整数为0不填。例.0015。 六、正题名：题名既文件标题。完整的题名由责任者、问题、文种3部分组成。文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新 拟或补充标题之外加“〔〕”号填写在题名中。 七、副题名：文件有副题名或并列的，填入此项。没有不填。 八、文号：照实抄录文件的发文字号。 九、责任者：责任者是指制发文件材料的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者应使用全称或通用简称。联合发文时应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但我校是责任者的必需抄录。出现未署责任者的情况，应尽量根据文件材料内容、形式等特征加以考证并填写。 十、时间：即文件材料形成时间。以8位阿拉伯数字标注。 十一、归档单位：使用单位全称或规范简称。例：学校办公室。 十二、密级：在系统给出的“公开、内部、秘密、机密、绝密”五项选定。 1.“秘密、机密、绝密”为国家秘密等级，被定为国家秘密的，按文件材料上标注的密级选择。 2.归档单位未作要求的下列档案应选 “公开”。（1）学校普发各单位的文件；（2）上级关于我校人员任免、表彰的文件；（3）出版物、各类简报；（4）照片档案；（5）招生简章、课程介绍、研究生和本专科生人才培养方案及学期课 程安排； （6）学费收取标准；（7）学校、院系情况介绍、专家学者简介；（8）统计公报、大事记、年鉴；（9）对外宣传材料。 3.其它文件材料应选 “内部”。 十三、保管期限：在系统给出的选项中据实选择。例：永久。 十四、页数：填写一件文件的总页数，用阿拉伯数字表示。例：21。 十五、归档份数：据实填写，一般为1。 十六、附件：有附件的填入附件题名