部门行政工作流程指引v2.1.docVIP

项目部行政工作流程指引 来文 来文内容： 包括但不仅限于来函、技术工作联系单（项目部\运营部联系单）、变 更通知单、会议纪要等。 处理原则： 文件均先由项目部负责人阅批，根据项目部负责人给出的处理意见， 将文件分发或抄送给相关负责经理处理，同时行政助理将文件进行存档， 如需传阅助理还须做好相关登记。行政秘书及行政助理定期汇总文件，协 助部门文件管理员做部门的文件存档工作。 （存档方法及传阅表格参见附件一、二） 1. 来函 1.1 所有来函均由项目部负责人统一接收, 阅批并给出处理意见，根据意见转交至相关人员处理，同时由行政助理存档； 1.2 如需传阅，行政助理须做好传阅登记。 2. 技术工作联系单（项目部\运营部联系单） 2.1 联系单均由负责经理接收及跟进, 行政助理做好登记。并须报项目部负责人； 2.2 若有需要, 项目部负责人阅批并给出处理意见，根据意见转交至相关经理处理，同时由 行政助理存档； 2.3 如需内部传阅，须行政助理做好传阅登记。 3. 变更通知单 3.1 变更通知单由负责经理接收, 行政助理做好登记。并须报项目部负责人进行阅批； 3.2 根据项目部负责人处理意见，转交至相关人员处理，同时由行政助理存档； 3.3 如需传阅，行政助理须做好传阅登记。 4. 会议纪要 4.1 会议纪要由相关专业负责人开会后接收, 行政助理做好登记。并须报项目部负责人进行阅批； 4.2 由项目部负责人根据会议纪要要求给出处理意见，转交至相关负责人处理，同时由行政助理存档； 4.3 如需传阅，行政助理须做好传阅登记。 5. 其他来文 均须参照来文处理原则处理。 对外发文或提供资料汇报 发文内容： 包括但不仅限于发函、审查/回复意见单、变更审批表等。 资料汇报内容: 包括对公司以外部门进行汇报 发文处理原则： 所有发文均须经拟搞经理初审合格后，由行政助理统一编号，转至相关专业经理会签：若发文内容涉及到费用问题须经合约经理会签； 若发文内容涉及到技术问题须经总工程师会签；若发文内容涉及到工期问题须经协调经理会签，最后由项目部负责人签批盖章后方可发出（用项目部章须进行印章使用登记），同时行政助理将文件进行存档。文件传送成功与否以对方给出的签收件为准，并须将签收件存档；（存档方法请参见附件一） 行政秘书及行政助理定期汇总发文文件, 协助部门文件管理员做部门的文件存档工作； 所有合同文件及补充协议、里程碑付款及变更相关文件均需合同部同时再存档。 1. 发函 1.1 根据发函所需印章不同，发函分为项目部函件和公司函件； 1.2 所有函件须经拟稿经理初审合格后，由行政助理统一编号，并转至相关经理会 签（请参照发文处理原则）； 1.3 最终由项目部负责人签批方可发出； 1.4 如盖公司印章须根据公司流程完成相应程序、如该项目部印章须进行印章使用 登记； 1.5 行政助理须将文件及签收件存档； 2. 审查/回复意见单 2.1 意见单由各专业负责人拟稿初审，由行政助理统一编号，并转至相关经理会 签（请参照发文处理原则）； 2.2 最终由项目部负责人批阅方可发出； 2.3 如该项目部印章须进行印章使用登记； 2.4 行政助理须将文件及签收件存档； 3. 变更审批表 3.1 变更审批表，由负责经理会签，PCG审议通过后，变更审批表由项目部负责人签批后方可发出； 3.2 行政助理须将文件及签收件存档； 4. 对外汇报或上报文件报告 4.1 由工程师起草； 4.2 经负责经理审核后，流转至相关专业经理审阅会签； 4.3 最后由项目部负责人签批方可提交汇报； 4.4 如以公函方式提交, 必须盖公司印章应须根据公司流程完成相应程序。其他 均须参照处理原则处理。 内部流转文件 发文内容： 包括但不仅限于期中付款表（含付款推荐书、付款证书、项目资金申 请表、付款确认书） 跨部门MEMO总经理办公会等上报汇报及文件报告等。 处理原则： 须由工程师起草并经负责经理审核后，流转至相关经理审阅会签，(若发文内容涉及到费用问题须经合约经理会签； 若发文内容涉及到技术问题须经总工程师会签；若发文内容涉及到工期问题须经协调经理会签), 最后由项目部负责人签批盖章方可流转。 1. 期中付款（付款推荐书、付款证书、项目资金申请表、付款确认书） 1.1 须由合约工程师起草； 1.2 经合约经理审核后，流转至相关负责经理审阅会签； 1.3 最后由项目部负责人签批盖章方可流转； 1.4 如盖公司印章须根据公司流程完成相应程序、如该项目部印章须进行印章使用 登记； 2. 跨部门MEMO 2.1 须由工程师起草； 2.2 经负责经理审核后，流转至相关经理审阅会签； 2.3