第三章 常规办公室工作1.pptVIP

第三章 常规办公室工作 第一节 办公室电话通讯管理 第二节 印章管理 第三节 介绍信管理 第四节 值班管理 第五节 小额现金管理 第一节 办公室电话通讯管理 一、办公室电话系统 （一）办公室电话机的类型 办公室工作常会遇到和用到的电话机种类 1、免提式电话 2、无绳式电话 3、录音式电话 4、多功能式电话机 5、投币式电话机 6、磁卡式电话机 7、可视式电话 8、移动式电话 （二）办公室电话机的基本功能特点 （1） 呼叫限制 （2） 呼叫转送 （3） 呼叫记录 （4） 数码声音应答系统 （5） 不同的铃声 （6） 暂停等待按钮 （7） 分机锁定 （8） 免提按钮 （二）办公室电话机的基本功能特点 （9） 中断提示 （10） 等待音乐 （11） 重拨按钮 （12） 电话会议 （13） 转接功能 （14） 电话留言 （15） 信息待处理提示 二、接打电话的技巧 （一）接打电话的原则要求 （二）电话礼仪 （三）如何拨打电话 (1) 打电话前先将要点整理好 (2) 了解电话的使用方法，熟悉电话号码 (3) 正确拨打电话 (4) 主动自我介绍 (5) 准确陈述内容 (6) 耐心解答疑问 (7) 要求对方复述 (8) 礼貌告别对方 (9) 轻轻放下听筒 (10) 补充整理记录 （四）如何接听电话 (1) 准备记录电话 (2) 迅速摘机接听 (3) 主动自报家门 (4) 辨明对方身份 (5) 听记对方陈述 (6) 及时提出疑问 (7) 复述来话内容 (8) 礼貌告别对方 (9) 轻轻放下听筒 (10) 整理电话记录 三、处理留言和电话中出现的问题 （一）处理电话留言的一般原则 （二）在不同情况下的留言处理 1、请对方转告时 (1) 要明确告诉对方自己是谁 (2) 要注意时间问题 2、受委托转达留言时 听清对方所讲的事情，做好记录； 完整地复述并核实； 核实后告诉对方自己的单位和姓名； 问清对方的联系地址（电话号码），因为有时事后需由自己给对方打电话； 把留言转达到当事人。 3、在对方电话答录机上留言 根据电话提示要求留言； 先清楚地说出自己的姓名和单位的名称； 清楚说明要给谁留言，最好留下全名； 简洁讲明留言的内容； 对于姓名、地址、数字等，应缓慢，并且重复； 说出留言的日期和具体时间； 挂断之前，礼貌告别。 （三）做好电话留言记录 电话的日期和时间。 打电话人的姓名、地址、公司及电话号码。 电话来意（内容） （四）正确处理通话过程中出现的问题 线路中断 通话时受到干扰 没有时间谈话 很难对付的电话 正确转接打给上司的电话 （一） 电话的几种付费方式 向电话局付费 投币付费 购买电话磁卡 对方付费 信用卡付费 （二）如何节约和控制电话费用支出 设置公用电话 安置通话计时器 分析话费情况 明确话费开销 专人负责管理电话设备 利用优惠时段打电话 复查电话费结算单 电话上锁 准备比较全面的电话簿 公司老板要以身作则 五、Internet的使用 （一）Internet服务 （二）电子邮件（E-mail） 使用简易 投递迅速 收费低廉 易于保存 全球畅通无阻 （三）MSN Messenger 聊天 个性化设置 娱乐 保护隐私 （四）腾讯QQ 腾讯即时通信（Tencent Instant Messenger,简称TIM或腾讯QQ） 功能： 支持在线聊天、即时传送视频、语音和文件等，还可以与移动通讯终端、IP电话网、无线寻呼等多种通讯方式相连，是一种方便、实用、高效的即时通信工具。 * * 必威体育官网网址电话和普通电话（通话要求） 专线电话和通用电话（通话内容） 内部电话、市内电话和长途电话（距离和范围） 1.清楚准确 2.简短高效 3.文明礼貌 4.安全必威体育官网网址 5.提高警惕 1、简洁 2、完整 3、准确 4、及时送达留言 四、话费控制 电子邮件——E-mail 阅读新闻——USENET 远程登录——TELNET 文件传送——FTP 浏览——browsing 目前国际互联网内使用最普及、最方便的通讯工具。? MSN 即MICROSOFT NETWORK，是微软公司的一个门户站点。MSN作为互联网上最受欢迎的一个门户，具备了为用户提供了在线调查、浏览和购买各种产品和服务的能力。 *