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档案管理流程及标准 一、工作目标 1、完善档案管理体系，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务； 2、档案资料收集及借阅手续完备率100%。 二、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作； 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档； 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 三、工作流程 1、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 2、文件点收 文件结案移送归档时，根据如下原则点收。 （1）检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入； （2）文件移送归档时，须有送件人签名； （3）文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门科室； （4）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。 3、文件整理 点收文件后，应依下列方式整理。 （1）中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则； （2）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢； （3）文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。 4、档案分类 （1）档案分类根据内容、部门、业务项目等因素，按生产线、大类、小类三级分类。然后以档案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 （2）档案分类应力求切合实用，分为党群类[1]、行政管理类[2]、经营管理类[3]、生产技术类[4]、基本建设类[5]、人事档案类[6]六大类。 5、档案名称及编号 6、档案归档管理 （1）归档档案，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅； （2）档案夹的背脊应标明档案夹内所含档案的分类编号及名称，以便查档。 7、保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理。 （1）永久保存。 ①公司章程； ②股东名册； ③组织规程及办事细则； ④董事会及股东会记录； ⑤财务报表； ⑥政府机关核准文件； ⑦不动产所有权及其他债权凭证； ⑧工程设计图； ⑨其他经核定需永久保存的文书。 （2）十年保存。 ①预算、决算书； ②会计凭证； ③事业计划资料； ④其他经核定需保存10年的文书。 （3）五年保存。 ①期满或解除的合约； ②其他经核定需保存5年的文书。 （4）一年保存：结案后无长期保存必要的文书。 （5）各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。 8、档案调阅管理 （1）各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写《档案调阅单》，经其部门经理核准后向档案保管人员调阅； （2）调阅档案和文件资料必须在档案调阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经副总经理级领导批准方能借阅； （3）案卷不允许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出； （4）档案管理人员接到《档案调阅单》，经核查后，取出该项档案，并于《档案调阅单》上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员，《档案调阅单》按归还日期先后顺序整理，以备催还。 （5）调阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。 （6）调阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与必威体育官网网址，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反必威体育官网网址法追究当事人责任，并按情节轻重处以当事人相应罚款； （7）调阅的档案交还时必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导，并按情节轻重处以当事人相应罚款； （8）外单位调阅档案应持有单位介绍性并经总经办主任同意后方能借阅，但不能将档案带离档案室； （9）外单位摘抄卷内档案应经总经办主任同意，对摘抄的材料要进行审查、签章； （10）档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案才可归入档案夹；《档案调阅单》由档案管理人员留存备查； （11）调阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关的案件，应经总经办主任同意。 9、档案清理 （1）档案管理人员应及时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，每年依规定清理一次，已到保存期限的档案，给予销毁，销毁前应造册呈总经办主任核准，并于目录附注栏内注明销毁日期； （2）保管期限届满的文件，经核定仍有保存参考价值的，档案管理人员应在《档案目录表》上注明为保留文件，并注明无保存参考价值文件的销毁日期； （3）每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案安全。 员工录用管理制度 为规范试用期员工的管理和辅导工作，创造良好的试用期工作环境，加速试用员工的成长和进步，特制定目标责任制制度。一、员工试用期规定?1、自员工报到之日起至人力资