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一、收集和整理信息 （一）信息的基本知识 1．概念及特点。 现代社会经济发展的三大要素是物质、能量和信息。信息是事物的存在方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象，它不是事物本身，而是对事物现象及本质的反映，所以其特点很多，主要有八个方面： 一是客观性。信息是不以人的意志为转移的客观存在，因此只有真实的信息才是有价值的，这种客观性也正是信息的最为基本的特点。 二是时效性。信息的价值会随着时间的改变而改变，因此只有在一定时间范围内的信息才是有价值的，否则便会失去其使用意义。 三是依附性。信息只有依附一定的物质载体才能保存下来。这些载体包括语言、文字、符号、形体、表情等表意性载体，也有声波、电磁波、网络、纸张、磁带、光盘等承载性载体。 四是共享性。信息可以在不同的载体间传播和转换，多个主体的使用并不会使信息本身有任何形式的消耗。 五是传递性。信息可通过不同的媒介或载体来进行传递，可分为空间传递和时间传递。空间传递就是不同地区之间的传递，如通过电话、网络的信息传递；时间传递就是通过有效的存储手段使其长期保存，如录音录像、胶片等的信息传递。 六是可塑性。信息可以归纳、综合、精练和浓缩，转换成不同的形态，从而使人们更好地利用它。 七是开发性。信息是一种取之不尽、用之不竟的资源，可以充分地开发利用。 八是无限性。随着时间的推移，信息会不断地产生和发展。 2．信息的种类 根据不同的标准可以将信息分成很多种。 （1）按信息源的性质，分为自然信息和社会信息。自然信息是自然界自发产生的，如山川、地质、天气等；社会信息是人类社会运动的状态和方式，如有关政治、经济、文化、体育等方面的信息，秘书主要接受的是社会信息。 （2）按信息的表现形式，分为语言、文字、声像、计算机和缩微等方面的信息。 （3）按信息的来源方向，分为横向和纵向的信息。横向信息来自平行单位，纵向信息来自上下级等系统单位。 （4）按信息稳定状态，分为静态信息和动态信息。如资源、统计资料是静态信息，而股市行情、市场动态则是动态信息。 （5）按信息在秘书工作中的作用，分为预测信息、动态信息和反馈信息。这三方面反映秘书工作的过程中信息工作的全部，其中预测信息是工作开展前所产生的，动态信息是工作开展后而未结束时产生的，反馈信息是工作到达一定程度或结束后的产生的结果。 （二）信息收集 1．范围和途径 秘书在日常工作中要经常注意收集与工作密切相关的各种信息，形成自己的信息资源库，比如政治、经济、法律、金融等与工作有联系的信息，重点是市场变化和客户方面的信息。具体说来，收集的途径多种多样，如利用大众传播媒介的渠道、网络、人际沟通、贸易交流、图书馆等，也可制定调查计划，有目的、有计划地收集各种信息。 2．要求 在收集时不是一网打尽，什么信息都要，那样只会费时费力，不仅无助于领导的决策，有时还会起负面作用。做到信息收集的高效： 一要注意全面性，不能偏听偏信，应该直接和间接信息都应加以关注； 二要注意价值性，要具有辨析信息实用价值的过硬能力，这样才能获得真实、准确、可靠的信息； 三要注意时效性，要使有使用价值的信息发挥作用，不能错过了使用时机，同时也要注意信息收集的超前性，要有前瞻意识；四是要有针对性，收集的信息不能太多太滥，要有意识地围绕企业中心工作收集信息，提高工作效率。 3．方法 （1）观察法。利用人的感官或其他工具直接认识客观事物而获取信息的方法。俗语“百闻不如一见”意即观察法可靠性强，又简单灵活。但受制于观察者的能力，而且大多情况下只能获得表面信息，难以洞察事物的本质。 （2）询访法。通过询问访谈的方式获得信息的方法，包括当面询问、电话询问和书面询问。这种方法灵活实用，获得信息量大，但成本较高。一般来说，面谈适合收集涉及面广泛且有深度信息要求的事项；不便当面访谈的则以书面询问为宜；简单而时间性强的则以电话询问最为方便。 （3）阅览法。通过书籍或网络阅读能获得大量信息，且不受时间和地域和限制，但阅读者是非真伪的判断能力起关键作用。 （4）问卷法。信息收集人员制作好问卷后，提供给被调查者并由其作答其中的问题而获得信息的方法。问卷法不仅可以节省、经费和人力，还能保证相当程度的客观真实性，方便对资料的处理和分析，但仍存在一些问题，如回收率难以保证，被调查者需要有一定的文化水平。 （5）购买法。通过一定的方式购买有关信息载体来收集信息的方法，是组织为获得外部信息经常使用的方法。购买的信息载体包括文献实物两种，可通过现购、邮购、代购或有偿征集的方式进行。这种方