外贸业务作业指导书.docVIP

目的：为了更好的规范业务操作，提高业务素养，形成良好的业务团队。 范围：业务部门的日常工作 权责：业务部所有工作人员 操作标准及要求： 所有业务活动应以：维护公司形象、提高公司声誉、拓展公司业务、创造经济效益、推广品牌效益为前提。 认真遵从公司的规章制度，严格要求自己的言行，对外交往中不卑不亢，大方得体，对待客户要快速响应，礼貌周到，热情真诚。 根据客户来图或来样需打样的必须经过总经理签字确认，并在打样单上注明订单号、样件类类别（初样、确认样）、客户要求（尺寸、皮料、辅料、布标装法、特殊要求）、数量、是否留样交技术部进行打样。如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报，由决定如何处理。 应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。总的原则是：如果是 注意原料色卡的收集、制作和归档。寄给客户的色卡，一定要有至少一份一模一样的色卡留底，而且保存归档。新料到货，不管是客供料，还是，必须在第一时间做出标准色卡，保存归档。 积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。 ，精确地报出销售价格 客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与打样间沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后，立即打印出中文订单并下发。业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报外经理，讲明情况，如经理提出新的建议的，立即经理的要求去做。 订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。 订单的最终确认前提必须是定金或货款到帐或信用证到手。如定金或信用证未到位，可下发订单，计算用料，但要书面通知采购部：“所有物料采购等通知”。 与采购部和生产部保持沟通，了解订单的算料、物料采购、生产安排、实际生产动态和包装物品到位程度的必威体育精装版情况。避免“我不知道”、“我还不清楚”、“大概……”这样的言语。 会同生产部品质检验人员，随时检查成品质量情况，作好详细的书面验货记录。如果发现成品有质量问题，立即通知生产部经理，以便在第一时间采取措施。反映质量问题时，应随机抽样，列出数据，显示质量问题的百分比，养成用数据说话的良好习惯既不能以偏概全、小题大做，更不能视而不见、无所作为。 提早与生产部经理沟通，预先安排好大货出货计划。出货计划确认后，先与客户确认，客户确认后立即准备好所有出货资料，交给单证员，以便在第一时间订好舱位或航班。 委托报关：将报关所需资料给单证员交合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。 订舱位或订航班时，应提交给单证的通用资料包括：中文订单、装箱单、货物单价。同时应另附一页，书面打印，显示如下内容：--货号名称 --贸易情况：一般贸易进料加工来料加工--拼箱还是整柜--价格条款：FOBCFR、CIF、FOB但运费垫付--是否要原产地证如是，ORMA 还是C/O--发货人： --收货人：英文全称地址--通知人：英文全称地址--货物存放地点： --可拖箱时间可送货时间 --客户是否还要其它特殊的要求在此列明 催讨余款。如业务是信用证交易，走货后，所有单据交银行事宜将由单证操作但业务员应主动与单证沟通，了解交单情况。如业务为交易，业务员要做的事情如下： 如货物空运，应在订航班前要求客户付清余款，收到100%货款后，才可订航班并送货如货物海运，先与单沟通，看何时能拿到正本提单，拿到正本提单后，立即把发票、装箱单和提单传真给客户，并书面要求客户付 在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候，及时向客户提供我司必威体育精装版产品信息和产品目录 20、妥善保管客户的资料和样品，有条理的归档 21、积极参加各类展会，发现潜在客户，开发新客户； 22、完成上级主管交办的其他事务。 嘉善顺翔皮件有限公司 作业指导书 业务作业指导书 文件编号： 发行日期： 版本： 页数： 批准人： 审核： 制表人： 日期：