信息沟通与协商控制程序(人).docVIP

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 信息沟通与协商控制程序 起草： XXX 审核： XXX 批准： XXX 2010– 2– 1 发布 2010–3– 1 实施 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 上海 发布 信息沟通与协商控制程序 JLC-人-04-2009 1 目的 本程序规定了对与事业部有关的内部和外部信息的传递、处置，并规定了员工参与职业健康安全协商的安排，以确保事业部质量、环境、职业健康安全“三合一”管理体系运行中的各种信息得到有效地沟通，确保员工参与职业健康安全协商。 2 范围 本程序适用于与本事业部有关的所有内部和外部信息的控制过程，还适用于员工参与职业健康安全协商的安排。 3 引用文件与相关文件 3.1 JLC-人-01-2009 《文件控制程序》 3.2 JLC-人-09-2009 《记录控制程序》 4 术语 无 5 职责 人力资源处负责信息沟通与协商控制程序的归口管理。负责质量、环境、职业健康安全“三合一”管理体系有关信息收集、传递的管理。 5.2 经理办公室负责来自高层领导和上级的信息的传递管理。 5.3 工会负责有关信息联络和职业健康安全事务协商工作。 5.4 各专业管理处室及各部门负责有关的信息沟通和协商工作。 6 程序 6.1 信息分类 信息的分类根据其来源的不同分为外部信息和内部信息。 6.1.1 外部信息包括： a）法律法规； b）上级公司的指令、要求 ； c）供方的信息； d）顾客的信息； e）其他。 6.1.2 内部信息包括： a) 来自事业部高层领导的信息； b) 质量、环境、职业健康安全“三合一”管理体系运行的信息； c)经营和生产各专业线及各部门之间交往的信息； d)来自员工的信息； e)其他。 6.2 信息的收集与识别 6.2.1 事业部所有部门或个人都有责任收集与所从事的工作相关的信息，加以识别，并向相关方向传递。 6.2.2 专业管理处室是本专业信息的管理部门，承担本专业信息的收集、识别、传递、处置和反馈的全过程管理。在本专业归口管理的过程中，应明确对信息的管理要求，规定常规信息传递的形式。 6.2.3 在传递前都要得到识别，这种识别应包括： 版本/版次 A/2 第 1 页 共 3 页 JLC-人-04-2009 a）信息的要求； b) 表现形式； c）时效； d）传递方向。 6.3 信息传递 信息传递应在第一时间进行，不能延误。信息在部门之间传递时，传递的责任视为部门的责任，当信息传递的第一责任人不能实现其责任时，由部门指定的第二责任人或部门负责人承担其责任。 6.3.1 信息传递的形式 信息的传递根据其重要程度和传递媒体，可包括以下形式： a）会议（包括例会）； b）文件； c）通报（包括通知）； d）报表； e）口头（电话）； f）宣传媒体； g）内部网、OA。 6.3.2 信息传递的要求 6.3.2.1 以会议形式传递信息，应对会议过程进行规定，对会议结果予以记录。会议组织者有责任对会议决议的执行情况进行跟踪落实，并向主管领导报告执行的结果。例会的会议决议的执行情况，应在下一次会议中报告其结果。 6.3.2.2 以文件形式传递的信息，通过对文件的控制实现信息的传递和沟通。具体控制按《文件控制程序》执行。 6.3.2.3 以通报（包括通知）形式传递的信息，可通过书面或电子媒体形式传递。信息发出部门应明确信息的要求，保存发出信息的记录或凭证，并有责任跟踪信息的结果。 6.3.2.4 以报表形式传递的信息，在发出前应经过审核，并保存报表原件及记录或凭证。 6.3.2.5 当信息较为简单，涉及的部门或人员较少，或时间要求紧时，可通过口头或电话传递信息。信息发出者必须跟踪信息的结果，一旦发现传递无效或有误，应立即变更传递方式。 6.3.2.6 以宣传媒体形式传递的信息，一般不要求反馈，信息发出部门可通过抽样调查的方式，了解掌握信息传递的效果。 6.4 信息的接收 信息接收者或部门应对信息的要求进行识别，确定对信息的处理和下一个传递方向，在对信息作出处理后，向相关方向传递。 如果信息接收者或部门发现传递来的信息内容或方向有误，有责任提醒信息发出者或向相关部门说明。 6.5 信息处理 对信息的处理应按信息所涉及的过程的控制要求进行处理。 对于来自员工的信息可通