标准的会议接待流程PPT推荐.pptVIP

会议接待流程 1．定义 会议是将与有关人员召集起来进行协商、论证、决策的一种集体讨论形式，可以对事情的处理听取和采纳各方面的意见。会议接待是在会议召开前、中、后期间，为保证会议顺利召开所进行的服务性工作。 2．目的 会议接待流程是为了确保公司的接待工作能够周密细致，提高会议效率，保证会议效果，规范公司的会议工作。 3. 适用范围 本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议不做要求，可做参考。 接 待 流 程 3 2 1 会前筹备工作 会中接待工作 会后总结工作 会前准备工作 拟定确定会议主体和议题 确定会议议程 确定会议时间、地点 确定会务机构分工 会议应急方案 洽谈会议场所合同 制作会前检查表 制作会议手册 确定会议筹备方案 拟定会议预算费用 会中准备工作 会议室布置 与会人员接站 与会人员住宿 与会人员就餐 与会人员参观考察 其它事宜 与会人员送站 会务费用结算 会议总结与报道 会后总结工作 负责人 公司领导、会议相关人员 时间 会前，大型会议（人数200人以上，提前20天）、中型（人数50—200人，10天）小型（人数50人以下，3天） 处理方法 明确会议要研究的问题； 要达到的目的； 确定会议的名称； 要邀请的人员及参会人员 确认要点 确定会议主题及相关议题； 考虑要全面； 邀请人员要全面。 步骤 1. 拟定确定会议主体和议题 负责人 公司领导、相关人员 时间 会前15天 处理方法 1．确定会务领导小组； 2．确定会务工作小组； 3．确定会务礼仪小组； 4．确定会务应急小组。 确认要点 1．确定各小组成员及负责人； 2．明确各小组工作责权范围； 3. 编制出会务机构书面文件，并通过领导审阅 步骤 2. 确定会务机构分工 负责人 会务组 时间 会前12天 处理方法 1．确定会议主持人； 2．主体内容安排； 3．各种活动日程安排 确认要点 1. 日程安排要细致、紧凑; 责任人员要落实好； 编制出会议议程，并通报各相关部门及人员 步骤 3. 确定会议议程 负责人 会务组 时间 会前10天 处理方法 确定会场（灯光、照明、空调、音响、字幕、背景、会场布局、桌排摆放、摄影摄像）； 确定就餐场所（核定人数、实物数量、就餐时间、餐牌摆放）； 确定会议休息期间的休闲、娱乐场所 确认要点 1.细致、周密； 2.有专人负责检查； 步骤 4. 确定会议时间、地点 负责人 会务组 时间 会前3天 处理方法 1．明确会议时间、地点 2．明确会期、报到时间； 3．接站安排 4．会务组联系方式。 确认要点 1. 说明清楚会议的各项要点; 2．拟就后交公司领导审核，通过后发放。 步骤 5.发放会议通知 负责人 会务组 时间 会前5天 处理方法 1. 根据会议规模和规格做出各项会议开支的预算； 2. 根据预算确定会务费的收取； 3.报请公司领导审批； 4.提前支取部分预算费用供会议前期准备工作 确认要点 1. 各项工作开支均要考虑； 2．公司财务人员介入； 3. 编制会议预算费用表 步骤 6. 确定会议预算费用 负责人 会务组应急小组 时间 会前6天 处理方法 1. 应急小组成员全面考察会场及其他参观活动场所； 2. 做出应对突发事件的应急预案； 确认要点 1. 全面、细致; 2. 预案应落实好； 3. 形成书面应急预案 步骤 7. 会议应急方案 负责人 会务组 时间 会前6天 处理方法 1. 组织合同谈判人员 2. 搜集谈判材料 3. 进行谈判 确认要点 1. 注意费用削减; 2. 注意对方目前市场状况； 3. 形成书面合同 步骤 8.洽谈会议场所合同 负责人 会务组 时间 会前4天 处理方法 1. 标明会议重要事项 2. 会务人员分配 3. 安排领导行程 4. 主要应急步骤 确认要点 1. 全面、细致，有逻辑性、条理性 2. 妥善安排领导行程 3. 形成书面会前检查表 步骤 9.编制会前检查表 负责人 会务组 时间 会前3天 处理方法 1. 会议须知； 2. 会议日程； 3．会场位置图； 4．来宾住宿安排； 5．来宾接车安排； 6．参观考察安排。 确认要点 1. 编制、打印应详实、精美; 2. 注意对本公司的宣传 3. 形成书面会议手册 步骤 10.编制会议手册 负责人 会务组 时间 会中 处理方法 1. 打印接站牌； 2. 编制接站安排表； 3．礼仪人员跟车。 确认要点 1. 车辆整洁、安全； 2. 注意接站时间、地点 3. 联系好车辆 步骤 11. 与会人员接站 负责人 会务组 时间 会中 处理方法 1. 会务组设立签到处； 2. 会议费收取； 3．住宿安排；