模块五 办公室礼仪与涉外事务管理知识研讨.pptVIP

模块五 办公室礼仪与涉外事务管理 第一部分 办公室基本礼仪 【知识目标】 掌握办公室硬环境维护基本礼仪规范。 了解办公室良好人际关系构建的基本礼仪规范。 掌握办公室接待基本礼仪规范。 掌握办公室拜访礼仪基本规范。 【能力目标】 能够做好办公环境维护。 能够以规范礼仪进行办公室接待工作。 能够以正确礼仪进行办公室拜访工作。 第一单元 办公室礼仪规范 一、办公室形象礼仪 在办公室工作，工作人员的形象代表了企业单位的形象。一般而言，办公室形象以体现端庄、整洁、干练的职业形象为宜，仪表服饰要与企业文化及办公环境保持协调。 （1）从仪容修饰的角度看，办公室工作人员头发须经常清洗，男秘书头发不宜太长，指甲、胡须应经常注意修剪。女秘书应淡妆上岗，短发应定期修剪，长发应尽量束起或盘起，不宜用香味浓烈的香水。男女秘书都应保持口腔清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。 （2）从着装角度来看，男秘书穿黑、灰、蓝等深冷色系的西服套装领带，领带须与西装、衬衫颜色相配。不得戴肮脏、破损或歪斜松弛的领带上班。女秘书则最好穿西装套裙、连衣裙或长裙，一般来说，短裙可短至膝盖上 3 耀 6厘米，但不能短至只有大腿根部到膝盖处的二分之一长。穿短裙子时一定要注意弯腰、下蹲时不要露出内衣。女秘书须保持整体服装淡雅得体，不得过分华丽。同时女秘书在穿着套裙时，还须注意保持丝袜的整洁完好，不得穿有洞或抽丝的丝袜出现在办公场合中，一般来说，女秘书应在包中常备一双丝袜，以防袜子抽丝或钩破。 男士注意不要穿印花或大方格的衬衫，衬衫领口及袖口须保持清洁；女士则不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去，穿着过于暴露的衣服是不礼貌的。办公室人员工作时不宜穿大衣或过分臃肿的服装，也不能穿背心、短裤、拖鞋或赤脚穿鞋。作为女秘书，佩戴的首饰也不宜过多，走起路来摇来摇去的耳环会分散他人注意力，丁当作响的手镯也不宜戴。鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋。总体上来说，办公室人员应保持整洁、大方、美观的仪表，且其妆容及着装风格与气质应与就职单位的企业文化相协调。 （3）办公室工作人员应保持优雅的体态，主要要求有：站姿挺拔。其基本姿势为：头正，肩平，女士两腿并拢，男士两腿可分开也可并拢（若两腿分开不可肩宽），腰背挺直，挺胸收腹，两臂自然，不耸肩，保持身体重心平稳，不东倒西歪，体态优雅。在办公室会见客户或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前；坐姿端正，不得随意把腿前伸或后伸，不可将腿或脚随意架在办公桌或椅子上，要移动位置时，应先把椅子放在应放的地方，不应带着椅子移动。 二、办公室环境维护礼仪 办公室环境由两方面构成，一方面是办公室的硬性环境，即办公室的布置及美化；另一方面则是办公室的软环境，即良好的办公室人际关系的构建。 1.办公硬环境维护 （1）禁止摆放与工作无关的个人用品（如餐具、玩具、照片、装饰品等），每天至少做一次保洁，做到窗明几净，地面无污物，桌面无灰尘； （2）物品摆放要做到整齐、美观、舒适、大方。个人办公桌及文件柜要经常清理，无价值或价值不大的东西一律丢弃。 （3）物品摆放部位要体现顺手、方便的原则，有利于提高工作效率；计算机硬件部分要保持整洁，键盘、屏幕擦拭干净，确保正常运转； （4）文件资料柜要贴墙摆放。各类资料、物品要编号，文件资料的摆放要合理、整齐、美观； （5）一般要求人离开办公室（在办公楼内），座位原位放置，桌面一般只摆放文件等工作资料，若桌面有文件，应将文件覆盖，若在操作电脑，应关闭工作界面；人离开办公室短时外出，座位半推进，一旦离开应将文件资料及时收好，不要摊放在办公桌上；人离开办公室，超过 4小时或休息，座位完全推进，电脑关闭，切断电源，桌面保持整洁干净。 2.办公软环境——人际关系构建礼仪 与同事友好相处，是做好秘书办公室工作的前提。秘书人员在同事间相处时需遵从基本的礼仪规范有： （1）尊重同事，相互尊重是处理好同事关系的基础，所以，处理好同事之间的关系，首先应尊重对方。 （2）关心同事，不打探隐私，不背后议论。隐私与个人的名誉密切相关，背后议论他人的隐私，会损害他人的名誉，引起双方关系的紧张甚至恶化，因而是一种不光彩的行为。 三、办公室礼仪禁忌 1.注意不要过分注重自我形象 办公桌上摆着化妆品、镜子等，还不时补妆，会给人工作能力低下的感觉。  2.不爱护公共设施 办公区域的公共设施是为了提高工作效率。打电话也好，传真、复印也好，办公室工作人员在工作时要注意爱惜公共设施。此外还要注意不要在办公室里打私人电话聊天，若不得已要接较长时间的私人电话，应避到办公区以外，以免影响他人工作。 3.办公室人员禁零食、香烟不离口 工作时不要吃零食，尤其在有旁人和接听电话时，嘴里万万不可嚼东西。对于吸烟的男士，要避免在办公区域吸烟，