酒店采购及供货管理规章制度.doc

酒店采购、供货及外包服务的 管理制度 一．适用范围： 本制度适用于 酒店正常运营时所发生的零星采购，长期供货及外包服务的管理制度。追加投资，扩建等非正常运营所发生的采购不属本制度规定范围。??? 二、种类及方式： 一）.根据酒店运行特点，分三种采购： 1.酒店相关职能部门所需零星物品的采购或临时短期的外包服务。如办公类、维修类、物料用品类仓库正常补库。 2.用量大，消耗快，周转频繁的原材料的采购。 3.周期长，合同标的值高的外包服务。 二）.采购流程： 1. 酒店相关职能部门所需零星物品的采购或临时短期外包服务按下列流程执行。 经办人填写 《申请采购单》　 　 库管确认 是否有货 　 部门负责人审核　 　 　 　 　 　 　 　 否 货值超过10000元　 　　　是 　 　 　 　 　 　 总经理批准 董事长批准 采购人员执行 酒店各部门申购时应先与库管确认仓库是否有货后再进行申购，如所购物品系急用或仓库平时不备货的，单张申购单价值小于10000元时，可由总经理直接批准执行；单张申购单价值大于10000元时，报董事长批准执行。 单笔货值大于等于30000元时，由财务总监牵头视具体情况招集相关人员进行评审，确定最终供应商，填写《大宗采购评审表》，相关人员签字、总经理审核后，报董事长批准执行。 2. 用量大，消耗快，周转频繁的原材料采购。 原则上采用供货商送货上门的方式。 供货商的寻找原则上由采购经办人负责，财务部门协助。每月对各供货商价格质量等进行评审，采购人员应填写《合 同 / 供货商 评 审 表》列出多家（三家以上）供货商的相关信息（含名称，联系方式，货物品名等）。由财务总监负责召集相关人员、采购经办人评审确定供货商及价格。为了便于随时掌控供应商的价格和质量，酒店原材料供应需不定期调整供应商，财务总监审核，经总经理审查批准后签订合作协议，有效期一般为三个月。酒水的采购有效期一般为一年。采购人员将已签定的合同（协议）送交财务部一份备档，另一份留存备查。 在合同有效期结束之前，财务总监负责召集相关人员依上述规定重新对供货商评审，确定下一周期的供货商。 财务总监、餐饮总监会同相关人员应不定期安排对原材料的价格进行比对，并将比对结果及时通知采购员及财务。采购人员应及时掌握市场价格情况，监督供货商所送物品的价格、质量，对其违反合作条款行为及时指出。 财务总监每星期指定相关财务人员对至少一天以上的价格进行核实（包括其他供货商当天的价格行情）。如发现异常报财务负责人进一步核实相关情况 3.合同标的值高的外包服务。 布草洗涤、消杀等服务商的寻找和接洽原则上由总经办负责，财务部门协助。总经办应填写《服务商 评 审 表》列出多家（三家以上）服务商的相关信息（含名称，联系方式，服务内容，价格等），财务部门负责召集相关人员评审确定服务商，财务总监、总经理审核，报公司批准后由总经办签订合作协议，合同有效期一般为12个月。 总经办将已签定的合同（协议）送交财务部一份备档，另一份留存备查。 在合同有效期结束之前，财务部门负责召集相关人员依上述规定重新对服务商评审，以确定下一周期的服务商。 三、供货商（服务商）处罚程序 1、凡供货商（服务商）违反相关合作条款（送货不及时、原材料质量问题、拒绝送货、配合工作不到，服务质量差等），由相关部门每月（特殊情况不定时）书面通知总经理办公室进行反馈。 2、办公室了解事情原委后，由总经理办公室作出处罚决定，开出罚单； 3、办公室所开罚单交总经理审批； 4、办公室将对供货商（服务商）的罚单交财务部执行，财务部在结算供货商（服务商）款项时按罚单标准予以扣除。 四、货款的支付 1、货款的支付应尽量不通过采购人员，若因特殊情况必须经过采购员时，须由采购员填写借款单，并由财务负责人批准后方可借款，借款后应在3（次）日内报销冲帐。 2、供货商的货款支付，由采购人员负责核对并填写报销凭证（附有入库验收单、无据凭证），经总经理、财务审核，董事长批准后方可付款。 3、供货商的货款结算：①供货商次月初将上月库管开出的无据凭证或入库单交给采购，由采购人员负责核对并填写报销凭证，审批后交与财务并通知供应商到财务领款。②结算时间：原材料----次月15日后支付上月货款，酒水类----次月财务对账后支付已卖完部分酒水货款，物料用品类----原则上2-3个月支付一次（至少要压2批货款）。 以上， 年 月 日起执行。 附件 合同/供货商/服务商 评 审 表 部门：