设备采购管理工作规章制度.doc

设备采购管理工作制度 生效日期：2007年12月26日 修订日期：2011年8月6日 为加强对设备采购活动的监督与管理，增加采购过程的透明度，有效预防采购活动中的违法违纪现象的发生，制定本制度。 一、凡属医疗、教学、科研用仪器设备及医用器械、卫生材料，统一由设备部采购。 二、采购时一般须两人以上进行，尽量定点采购。除特殊专业设备器械可派有关人员协同采购外，其他人员不得擅自采购，否则计财部拒绝付款。采购员一般每2年调换一次。 三、购置单价小于5万元、批量较小的物资设备，有设备部和使用单位安排不少于2人的采购小组，按照计划确定数量、规格、型号，性能参数，进行市场调研和采购，确保优质优价。 四、购置单台价值在5万元以上的贵重仪器设备和价值在10万元以上的大宗、批量物资设备，应按照《山东大学第二医院物资设备招标工作规程》的有关规定，采取招标、邀标或议标的方式，在计财、审计、监察及主管领导的参与、监督下，遵循公开、公正、公平的原则进行。 五、计划采购设备须按以下工作流程： 设备委员会通过的医疗设备购置计划：该类设备多数属于高、精端的大型医疗设备，临床科室需要提交相关的技术参数，设备部配合收集各公司的设备技术参数及销售公司的情况。 设备部对技术参数进行审核汇总，对部分大型医疗设备的技术参数须邀请外院专家进行综合审核，避免出现技术性的倾向。 设备部将审核后的技术参数整理，返回申报科室，科室负责人审阅、无疑义签字后，制作成标准统一的院内招标文件，由计财部门签字，报院招标办公室。 院招标办公室提请分管招标领导、分管院领导、院长签字后，进行设备招标工作。 本着购置性能、价格比最优的原则，设备部负责组织，招标、审计、监察、计财等多部门参加。将招标后入围的产品，进行第二轮谈判（可能进行多次谈判）。将谈判结果汇总，向分管院领导、院长汇报。 招标办公室将中标结果对外公布，出投诉期后，中标公司持产品中标通知书到设备部签署购置合同，合同文本制作完成后，先由公司方（乙方）签字、盖章。 设备部将签署好的合同文本，返回申请科室，科室负责人对配置清单、优惠条款进行核对。避免了漏项、错填的问题。设备部将科室负责人签字后的合同文本交院审计部。 审计部邀请律师对合同进行审计，如有修改意见，合同将返回设备部，设备部及时的组织中标公司、申报科室对合同进行针对性的修改，再次报审计部。合同无问题，审计部提请院长签字。返回设备部。 设备部通知中标公司领取合同，同时备货。备货期根据设备的不同，没有统一的到货时间，一般最长不超过3个月。进口免税设备，需要开展免税申报工作，申报到山大，后报至海关。审批后，对外付汇。按照国际惯例，外方收到信用证后开始备货、发货。因此到货的时间会推迟。 HQ—003：设备采购管理工作制度 生效日期：2007年12月26日 修订日期：2011年8月6日 设备到位后，设备部组织验收、登记、办理出入库等后续的工作。 六、紧急情况下，须走以下采购处理程序 临床科室申报的急需的设备购置计划：该类设备多属于常规使用设备，拟购置金额大部分少于5万元。科室提交的申请，须有国资办、计财部、医务部进行审核。 设备部接审核后计划，组织：招标、审计、监察、计财等多部门参加的小型设备谈判会（可能出现多次谈判）。将谈判结果汇总，向分管院领导、院长汇报。 设备部与销售公司签署购置合同，合同文本制作完成后，先由公司方（乙方）签字、盖章。 设备部将签署好的合同文本，返回申请科室，科室负责人对配置清单、优惠条款进行核对。避免了漏项、错填的问题。设备部将科室负责人签字后的合同文本交院审计部。 审计部邀请律师对合同进行审计，如有修改意见，合同将返回设备部，设备部及时的组织中标公司、申报科室对合同进行针对性的修改，再次报审计部。合同审核无问题，审计部提请院长签字。返回设备部。 设备部通知销售公司领取合同，同时备货。备货期因设备的不同，而没有统一的到货时间，一般最长不超过3个月。 设备到位后，设备部组织验收、登记、办理出入库等后续的工作。 采购执行情况的评价 （一）各类计划均有购置申请，均经过审批同意，大型仪器设备均经通过设备委员会讨论通过。 （二）5万元以上医疗设备均采用招标采购方式，5万元以下医疗设备均采用院内谈判（多部门参加）的方式购置。 （三）招标采购前，设备部对拟购置设备的基本信息进行调查，包含产品的资质证明，销售公司的相关情况、原招标中标的价格、配置、数量。 （四）合同的签署：合同条款合理、合法，均经过法律顾问的审核，报审计部门审核，院领导签字后，方可执行合同。 验收保管的评价 （一）仪器设备到货后，设备部的验收人员（采购员、设备管理员）会同临床使用科室共同对设备进行验收、调试。 （二）