经济合同管理规章制度.doc

某房地产有限公司 经济合同管理制度 第一章 总则 （一）目的 根据《中华人民共和国合同法》及有关法律法规的规定，为规范本公司经济合同审批、签订流程，加强经济合同管理，做好合同履行工作，预防出现不必要的损失，提高经济效益，结合本公司实际情况，制订本制度。 （二）范围 公司各部门对外签订的各类经济合同一律适用本制度。 （三）意义 经济合同管理是公司管理的一项重要内容，做好经济合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得具有积极的意义。全体公司人员都必须严格遵守、切实执行本制度。 第二章 合同的管理 （一）合同管理部门 1、公司对经济合同实行二级管理、专业归口制度。 2、公司经济合同的二级管理具体是： （1）公司由总经理总负责，分管副总具体负责，专业归口管理的管理部门为行政部（具体由法务进行合同管理）。 （2）总经理助理、常务副总负责在其分管范围内负责对合同内容的可行性、真实性及严密性进行审核会签。 （3）各合同签订人具体负责各自授权范围的合同签订、履行工作。 （二）合同管理部门的职责 1、业务部门在公司合同管理中职责具体如下： （1）设立专职或兼职合同人员；内容的真实性、可行性及严密性负责对合同按要求进行统一编号，管理、推行统一或规范的合同文本考核各部门的合同管理工作，查处违反合同管理办法和利用合同进行违法违纪行为的案件，提出建议； 2、业务部门经办人的主要职责 （1）在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能越权，也不能消极推诿； （2）对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责； （3）对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报，并积极想办法解决，对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好； （4）负责定期向法务和公司资料管理部门报送合同签订和履行情况； （5）负责保管好本人所签订合同的一切资料，合同履行完毕后应立即将资料上交归档。 3、公司法务岗的主要职责 （1）审查公司对内、对外的一般性合同，一般指的是标的在50万元以下的合同； （2）负责执行合同的审批程序； （3）负责合同审批文件与待签合同的校对，落实审核意见； （4）负责保管公司的公章（木头章）； （5）对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责； （6）负责与外部法律顾问沟通、联系； （7）收集、整理并推行各类合同范本； （8）负责合同的专业归口管理，包括合同及其相关文件的保管、合同台账的建立和维护。 （四）法务岗的合同管理细则 1、建立合同档案。 （1）每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。合同编号根据合同分类来确定，详见第三章“合同分类”。 （2）每一份合同包括合同原件及其审批文件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。 （3）建立电子档案，将合同原件电子版、扫描件与合同审批文件等相关文件一同放在一个文件中进行保存。 （4）行政部法务于月底将当月所签订的合同原件及其合同审批文件一同归档至资料室。 同时，法务将所归档的合同原件及其审批文件一一列出，制定相应表格（详见合同及审批文件签收表），让资料员清点后进行签名。资料员应做好接收的登记工作，并单独安排档案柜进行保管。各部门需要查阅或复印合同原件的，必须经过行政部法务和资料员一致同意后方可查阅或复印。 2、建立合同管理台帐。 （1）应根据合同的不同类别（具体类别详见第三章“合同的分类”），建立经济合同的分类台帐和总台帐。 （2）公司行政部法务必须设一个总台帐，各部门应建立合同的分类台账。 （3）其台账主要内容包括：序号、合同编号、合同名称、对方单位、我方经手人、合同标的、合同金额、签订时间、履约期限、页数、份数、录入时间、付款方式（对方账号）、合同实施情况及备注等。 （4）法务还应建立合同审批文件的管理台账，主要内容包括：序号、由、事由、页数、份数、审批时间、录入时间及备注。 （5）台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。台账要及时登记、全面填写。同时将合同原件进行扫描，并链接到合同名称项中。 （6）根据合同履行的情况进行更新台账，在相应的地方进行批注。 3、建立合同范本体系。 公司法务应按照公司的实际情况，按照第三章“合同的分类”进行各类合同范本体系的建立，并根据公司发展的需要定期进行更新和梳理。 （五）合同管理具体要求 1、对外签订合同需要法人委托证书的，法人委托证书应妥善保管，防止遗失。不准将法人委托证书转借他人或用作其他证明，否则追究当事人相应的责任。 2、业务部门经办人如工作调动，应向公司指定人员交接所有合同文本、资料及履行记录。 3、规范合同用章制度。 （1）公司对外签订的重大项目合同及销售合同所加盖的印章，一般使用公司的防伪章；公司对外签订的一般性合同所加盖的印章，一般