公司费用报销规章制度财务部制定.docVIP

文件名 有限公司费用报销制度 电子文件编码 FD-001-2015 序码 HR001 制定 审批 一、目的 为加强对公司费用管理力度，确保各部门员工更好开展工作，有效节约成本，特制订本制度。 二、适用范围:公司全体人员 三、费用报销流程及相关规定 3.1报销流程 经办人填写单据 项目经理审批 部门负责人审批 副总经理审批 财务付款 总经理审批 财务部审核 3.2 费用发生后3日内按上述流程将报销凭证传递到财务部经理处,由财务部每周二、五报总经理批准后付款。 3.3 原则上费用不得跨月报销。 3.4 原始凭证有效性的规定 经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证，以下凭证视为合法凭证，准予报销： 3.4.1 税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票。 3.4.2财政机关批准并统一监制的行政事业性收据。 3.4.3 邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。 3.4.4经办人员取得合法凭证时，应要求对方开具湖南保护力科技有限公司全称，(车票及定额发票除外)需检查凭证是否合法有效、印章是否清晰，是否跟出票方内容一致，内容填写是否完整，否则，视为无效凭证，不予报销。 3.4.5无票据的，原则上一律不予报销。有以下特殊情况的，经总经理批示，可用同等金额，同等类别的发票冲抵并报销。 　 3.4.5.1确因对方开不出发票的，（如对方能开据收据或收条，就需开据收据和收条，且要写明事由、数量、单价、金额等信息。） 　　3.4.5.2票据因不可抗力因素遗失的。 四、备用金管理制度 4.1因工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支临时备用金，公司部门原则上可实行定额备用金制度，但借支的备用金额度不得超过本岗位总工资额的50%。 4.2借支备用金需填写借支单，并注明借款事由，按规定程序审批后，到财务部办理借款。 4.3临时备用金借款人应在业务完成后的3个工作日内到财务部结清借款。 4.4一般情况下临时备用金的借用时间最长不应超过15天。 4.5每 年12月31日前，备用金借款人必须将所借的备用金全额结清。实行定额备用金的人员也应在年底前全额结清，下一年度再重新核定并办理备用金借用手续。 4.6对未按规定结清备用金的，财务部将从员工的工资中扣减。 4.7公司实行前款不清后款不借的原则。 五、采购费用及日常费用报销制度 5.1 供应部门根据批准后的请购单,按实际付款金额取得正式发票和入库单填写费用报销单，按规定审批后，到财务办理款项。 5.2采用预付货款方式采购物品的，必须提供供货合同，并以合同复印件为附件，填写付款申请单后，按规定程序审批后办理预付款手续。 5.3支付供应商的月结款，需附有此供应商的往来明细，填写付款申请单后，按规定程序审批后，到财务办理款项。 5.4报销公司日常采购费用，办公用品，礼品等；取得正式发票后，填写费用报销单，按规定审批后方可报销。 六、招待费管理制度 6.1必须严格控制招待费的发生，并坚持“必须、合理、节约”的原则。 6.2招待费用实行“先申请、后实施”的控制办法，审批流程如下： 填写招待费用申请表（见附表） 部门经理审批 副总经理审批 总经理审批 6.3招待费用必须在发生后的3日内报帐，（出差期间发生的需在出差回来后3个工作日内报销），并且不得跨月报销，对超出批准的招待项目及金额的超出部分不予报销。 6.4 如在出差途中或特殊情况下，可以电话或口头请示和批准，事后都必须补办书面的审批手续，否则不予报销。 6.5 公司有特殊接待的，由总经理直接负责指导。 七、差旅费报销制度 7.1 出差定性——具体指员工因业务需要去长望浏宁之外的工作地，出差时间在30天以内的工作期，长驻工地人员不属此制度范围。 7.2 出差天数——天数计算从离开公司所在的车(船、机)票时间起算，每24小时为一天，尾数不足8小时算半天，超过8小时算一天。 7.3 公司员工出差应严格履行报批手续，由部门负责人批准，部门第一负责人出差报副总经理审批，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差将按缺勤论处，所发生的差旅费均由其本人自行承担，公司不予报销。 7.4 出差交通费用报销标准 职位 准乘交通工具及标准 飞机 火车 汽车 总经理 经济舱 软卧 按实际票价报销 副总经理 经济舱8折以下 硬卧 按实际票价报销 部门负责人/经理 经济舱7折以下 硬座/硬卧 按实际票价报销 普通员工及其他员工 硬座/硬卧 按实际票价报销 7.4.1部门负责人及经理