采购控制程序(GESWQP0706-2005)B.docVIP

金鹰软件 采购控制程序 编号：GESW/QP 0706-2005 B版 受控状态 编 制 审 核 批 准 2005-03-20发布 2005-03-20实施 修 订 历 史 条款号 修改章节/修改内容 修改 审核 批准 实施日期 1 目的 为了确保所采购的与项目质量有关的产品及服务符合规定的要求，特制定本程序，以规范采购需求的提出、采购活动的实施、采购产品的验证等活动。 2 适用范围 适用于对项目质量有关的产品及服务的采购活动的控制。 3 职责 3.1 营销部门负责提交产品及服务的采购需求，支持商务谈判，并参与对采购的产品、服务进行验收。 3.2 市场部按照提交的采购需求，负责编制采购产品及服务的申请文件，负责采购合同的拟定并主持商务谈判,负责组织实施采购及会同营销部对采购的产品、服务进行验收。 3.3 财务部参与对采购申请文件和采购合同的审核。 3.4 总经理负责对采购申请文件和采购的合同进行批准。 4 程序 4.1 采购控制程序流程图 4.2 采购分类 4.2.1 产品硬件：为公司研发的软件产品提供的硬件平台，主要作为公司自身生产产品用； 4.2.2 集成采购：根据市场需要，按照合同要求为客户集成项目提供硬件或者软件的采购； 4.2.3 其他：涉及上述两种采购之外的采购行为 4.3 采购方式 4.3.1 渠道式采购：此类采购主要是针对固定供货商进行的采购活动。 4.3.2 询价式采购：此类采购一般无固定供应商，由2家以上的单位经过询价、比价之 后进行的采购活动。 4.3.3 招标式采购：此类采购是以招标形式选择供方。多用于规模较大型的采购活动。 4.4 采购需求的提出 按照采购的类型的不同，生产部门和营销部门提出采购需求，形成“设备采购需求表”（GESW-XXX-QR/DSA）的需求部分。 集成形式的采购行为由销售人员根据用户合同或招标书的要求,向采购负责部门提交采购需求，形成“设备采购需求表”（GESW-XXX-QR/DSA）的需求部分。采购需求需要明确具体配置、供货时间、产地、保修期限、是否需要供货商提供安装调试服务等内容。 生产型采购行为由生产部门人员根据公司的产品存货情况提交采购需求，形成“设备采购需求表”（GESW-XXX-QR/DSA）的需求部分。采购需求需要明确具体配置、供货时间、产地、保修期限、是否需要供货商提供安装调试服务等内容。 4.5 采购申请审核与合同签订 4.5.1编制采购文件：采购部门根据“采购申请单”（GESW-XXX-QR/SAL）的需求部分，了解设备的价格、供货周期、供货商等内容，由采购负责部门总监确认，形成采购申请表的价格部分。 4.5.2对采购文件的审批：由采购负责部门将“采购申请单”（GESW-XXX-QR/SAL）交由财务部、总经理审核。 4.5.3与供货商商务谈判：由采购负责部门以公司标准采购合同为基准，充分考虑用户合同的时间和付款要求，起草采购合同草案，并形成“采购预算表”（GESW-XXX-QR/SCT）。 4.5.4采购合同签订：由采购负责部门填写“设备采购合同签订审核单”（GESW-MK-QR/CAL），按合同审核程序，经采购负责部门、财务部审核,并经过总经理批准后，由采购负责部门签订采购合同.并支付首笔货款（指现款现货的小设备货款或大型设备的预付款）。 4.6 设备的验收、交货 4.6.1 公司验收 由采购负责部门负责组织产品的采购、验收。核对产品的名称、型号、规格、数量、质量等，由采购负责部门填写“采购产品验收记录”（GESW-XXX-QR/SCR）。验收按合同执行。若验收合格，由采购负责部门办理入库手续，填写“入库单”（GESW-MK-QR/ISL），质量文件随产品一同入库。“采购产品验收记录”（GESW-XXX-QR/SCR）及入库单交至财务部存档管理；若不符合合同要求或质量不合格，按“不合格品控制程序”（GESW/QP0803-2005）执行。 4.6.2 客户验收 4.6.2.1若顾客要求按原包装（未拆封