档案管理学复习大纲.docVIP

档案学概论复习参考材料 一、名词解释 1、档案的收集：档案的收集是接收、征集档案和有关文献的活动。 2、3、人事档案的转递：4、文本文件：在计算机上使用文字处理软件在磁质上生成的文件。 5、组织6、利用效果登记：是全面、系统地记录档案提供利用情况的综合性登记形式。它既是档案机构纪录、掌握提供利用情况的一种登记形式，同时又是档案机构向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭证。 7、统计整理8、统计选样法：是运用统计学抽样方法，在同质档案总体中抽存部分档案，用以反映该总体全部主要特征的方法。在不可能同时全部保存所有档案的情况下，应用本方法，就能使选出的样本少受主观因素制约而最具代表性。 9、分类排架法：是最常用的排架方法，它完全按照档案实体自身的分类体系、结构，按全宗群、全宗、系列和系列内案卷原有的次序分类典藏(保管)档案。 10、档案统计指标：指标是说明同类社会现象某种数量特征的范畴。档案统计指标则是对档案工作中存在的、反复出现的具体现象的某些共同特点加以概括而成的基本概念(如全宗、案卷、馆藏、咨询、保管期限等)，在具体时间、地点、条件下的现实数量的综合表现。 11、借阅服务：是应用最普遍的档案信息服务方式。它是由用户提供明确的查档调卷线索，而服务人员则据此直接去库房调卷的服务过程。在这一过程中，档案人员可以无需了解用户的查询课题和要求，也不需为此特意去进行检索或者只需进行简单的检索，参与程度最浅。 12文件生命周期：从现行文件到历史档案的的整个转化过程。（或表述为“文件从形成到消亡或转化为历史档案永久保存的完整过程。”）它可分为四个阶段，第一阶段的文件的制作形成阶段；第二阶段是文件发挥现行作用的阶段；第三阶段是文件的暂时保存阶段，此时文件的现行性已消失，但其第一价值仍居主导地位并还要继续向下阶段运动而具有过度性、中间性；第四阶段是文件的保存阶段，主要具有历史或科学文化价值，应藏入档案馆保存。 13、全宗卷：是档案馆（室）在管理某一全宗过程形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料。由于以全宗为单位组成专门案卷，故程“全宗卷”。全宗卷是档案管理活动的档案，也程全宗历史演变情况的真实凭证。 14、档案证明：是档案部门根据用户的询问和要求，证实某重事实在档案内有无记载如何记载而编写的书面证明材料。出具档案证明是一种重要的书面咨询服务方式15、档案登记工作：16、电子档案的整理17、电子文件的归档要求：齐全完整、真实有效、格式规范、多套保存、经过分类。18、归档：是在业经文书处理完毕的文件中，选择尚有保存价值的部分，存入档案室的行为或过程。其内容为：鉴定文件价值，按价值大小整理立卷和移交档案室收藏三部分。 19、档案分类标明 具有较大的灵活性，便于逐步积累材料，便于增减条目，便于调整条目之间的顺序，复印后可以编制不同的检索工具，质量好的卡片式检索工具比较耐翻检。 缺点:卡片数量多，体积大，不便管理，不便于传递和交流，一般只能内部使用，手工检索时逐张翻检，扫描速度较慢，成本较高。 电子检索工具的优点：存储密度高，检索扫描速度快，可以进行多途径检索。 缺点：前处理和输入工作量大，需要配置计算机和检索软件等，还需要编制检索数据库。 6、大事条目的编写要求：大事记述需一条一事，不可将几件事放在一个条目中综述。大事记述文字简明。大事的记述要注意将其始末因果交代清楚。编号大事记要以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导，注意观点的正确。编写大事记可在客观记述的基础上作适当评价。 7、通用档案保管期限表的含义及特点 含义：它是由国家档案事业管理机关编制的，供全国各机关、团体、事业单位鉴定档案时通用的保管期限表。 特点：概括了全国各机关、团体、事业单位普遍产生的文件及其保管期限，具有通用性，是确定全国各个机关、团体、事业单位档案材料保管期限的标准和依据。是制定其他各种保管期限表的依据。 8,概述哪些文件应列入旧档范围 9,为什么要根据《中国档案分类法》对档案文件的分类和标明（p279） 《中档法》的编制原则是以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论为指导，以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，并结合档案的内容和特点，分门别类组成的分类表。 《中档法》从我国档案信息资源构成的实际出发，在统一编制原则和标记制度的前提下，以不同的历史时期，分别编制了中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表。这四个分类表既是独立的并各司其职，又是《中档法》有机体系的组成部分。 10、全宗内档案分类的基本要求 1 分类应从全宗内档案的实际情况和方便管理的现实需要出发。 2 分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观情况，维护历史的本爱面貌，应具有逻辑性，以便于管理和实际操作。 11、电子档案利用的特点及应当注意的问题 特点：1