电子文档存档范.ppt

中国地质调查局成都地质资料馆 二ＯＯ六年十一月二十九日 《成果地质资料电子文件汇交格式要求》使 用 说 明 一、汇交人的工作内容 二、配套软件 三、电子文件的类别 四、电子文件命名 五、电子文档制作 六、电子文档的检查与验收 汇交人应完成以下工作： 按项目工作要求和《格式要求》的规定制作所有的成果地质资料源电子文件 生成存档电文文件（文本部分文件格式为“ .pdf”，图像文件格式为“.jpg、.tiff、.eps、.pdf、.gif”） 如果电子文件中有插图、插照、图版等，创建“插图文件”文件夹，用于存放这些文件插入前的源图形文件 按《格式要求》组织电子文件 完整地著录《电子文件登记表》 制作载体外标签 检查所有电子文件，保证能正常使用后进行录制 向地质资料主管部门汇交制作好的，包括源电子文件、存档电子文件和附加文件在内的完整的电子文档 二、配套软件 部组织开发一套与《格式要求》配套的《电子文档制作与浏览验收系统》工具软件，目的是帮助用户形成一套符合《格式要求》的适用于汇交和使用的成果地质资料电子文档 归类时，一般采用以下原则：根据成果地质资料电子文档的构成和电子文件的内容，确定电子文件归属的类别 为便于成果地质资料电子文件的管理和汇交，将数据库和软件类以及多媒体类以外的电子文件分为源电子文件和存档电子文件两类，数据库和软件类以及多媒体类只有源电子文件一类 四、电子文件命名 成果地质资料电子文件按照其类别进行命名，一般电子文件名的构成及命名方法见《格式要求》。这里需要说明的是，对于附图类的源电子文件以及数据库和软件类电子文件的命名，并不是按照以上分类法进行命名的，而是根据制图或建库时的相关规范或自身的命名规则进行，即保持其原来制图或建库时所取的电子文件名 （一）文本部分源电子文件的制作 本《格式要求》对文本部分源电子文件的格式原则上不作限制，但要求使用通用的文本文件格式。《格式要求》中推荐使用Microsoft Word简体中文格式、WPS格式。对于附表类文件，除上述格式外，还推荐使用Microsoft Excel简体中文格式 1、制作Word文件的标题与页码要求 篇名（部分名）、章名、节名应用标题命令定义，标题阶次可以视具体情况而定，但是同一层次的标题其标题阶次应相同 定义过的标题应用WORD软件的插入索引和目录命令生成本电子文件的目录，WORD格式电子文件的目录应是自动生成而不是手工录入的 页码的要求 每一个电子文件都应插入连续的页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式为“居中” 或“外侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧） 电子文件与纸介质的页码允许在一定程度上不完全一一对应，但在每一章结束后，其页码应对应起来 对于电子文件中某些特殊的版面，其页码位置及方向可以不和与纸介质完全对应 封面不得有页码，文件的封面、目录、前言等部分与正文文字或表格部分不得使用一套连续的页码 对于连续的文字或表格部分，一般情况下应使用一套连续的页码，不得无故中断（如因插入分隔符而造成页码不连续等）或又重新使用另一套新的页码 2、制作Word文件常用命令 定义标题 自动生成当前文章的目录 纵向长表标题行重复 3、在Word软件中插入“分节符”及其运用 将光标定位在需要插入“分节符”地方，然后点击word主菜单的“插入”→选择“分隔符” →屏幕出现分隔符对话框 →选择分节符栏中的“下一节”，按“确定”后返回 点击word主菜单的“视图”→选择“页眉和页脚” →屏幕出现页眉/页脚工具条→点击“在页眉/页脚间切换”按钮，使虚框移到页脚。然后，再在工具条上找到“与上一节相同”的按钮，并将其弹起来！此时，在虚框上面的“与上节相同”的字样消失 在插入页码过程中，在“页码对话框”中点击“格式”按钮，出现页码格式对话框，在页码编排栏中不要选“续前节” 4、制作Word文件的其它要求 为了便于WORD文档的双面打印，制作时要设置 “对称页边距” 《格式要求》中没有对Word格式电子文件的版本做规定，因此，其版本信息必须在电子文件登记表中进行说明 5、制作Excel文件的要求 使用Excel制作附表类电子文件时，原则上不对表格做切割，不同册的附表不能放在同一个Excel文件（工作薄）中。也就是说一册附表要放在一个Excel文件（工作薄）中，该册表中的每个附表要使用工作薄中的一个工作表来表示，每个附表的表名即为该工作表的标签。因此使用Excel制作附表，不需要使用标题命令来定义其表名，且一般情况下也不会出现续表 （二）文本部分存档电子文件（.PDF格式）的制作 将文本部分源电子文件转换为PDF格式的存档电子文件时，一般可以使用与本《格式要求》配套的制作与浏览验收软件来实现，用户也可以使用其他方法进行转换 推荐使用Adobe公司的Adobe Acr