办公室管理-实践版.doc

第六章.办公室管理. 经销商自我检查 1).办公场知何规划,规划原则是什么? 2).是不是每个员工的工作都井然有序? 3).档案的管理是否到位,要找的资料是否都可以找到? 4).业务电话应该谁接,电话内容应该如何纪录? 5).订单如何管理?如何追踪? 6).对外文件是否需要管理?如何管理? 7).工作忙季如何作工作分配及节省费用? 8).印章是否有明确的管理制度?如何管理? 企业,经销商,厂家是有建立办公室管理制度,在这里我们要谈论的是如何在办公室的规划上建立管理机制,使营运工作更顺利,员工的工作更有效率,提升办公室的整体营运效率. 1.办公室的规划 办公室规划会考虑部门位置的分配,各区间的用途,部门的沟通,安全管理等因素,我们将上述的考虑因素来规划办公室,好的办公室规划有助于办公室管理. 1.1经营者办公室 经营者的办公室通常在办公场所最内部的地方,能掌控全局的位置,且具有隐密性及安全性,经营者是经销商的灵魂人物决策都来至经营者,其中包括策略的制度,产品的选择,厂家的接冾,资金的运作,人员招募的是经营者的重要工作,都需要一个隐密有足够空间的办公室来处理经营者重要工作. 1.2财务部门 财务部门是经销商作帐,出帐及资金管理的部门,与帐和钱有关的事都在这个部门上处理,所以要在比较安全的的地方,在办公场所最隐密的地方,财务部门与业务部门业务往来最频繁,所以与业务部门安排应该比较接近,以安全,隐密,方便,有效率为财务部门的规划考虑. 1.3业务部门 业务部门是经销商最大的团队,业务人员,配送人员,理货人员等,人员最多,而且以其它部门交涉及沟通的频率最高,经销商是以销售为主导,有销售才有收入才能获利,因此部门机动性高,因此位置的设计应该在中心位置最适宜. 如果把业务部门送在中间位置,与其它部分可以快速的沟通,有效的进行内部业务往来,所以业务部门要以开送式空间来规划,部门内的任何人员都可直接看到对方,在最短时间进行沟通,观念良好的经销商业务主管会要求不要有独立辨公室,办公位置与业务人员在一起,可以溶入业务团队,直接与业务人员沟通没有距离. 1.4内勤部门 内勤部门在有的公司或经销商也称为业务助理部门,内勤部主要是协助业务部门对内及对外工作,也是业务部门经销售的窗口,处理业务内勤事务,如订单整理,打订货单,统计销售数据,业务费用统计及申请,接电话订单及客户抱怨,接待来访客户及厂家人员等主要工作,可以将内勤部门设立于最接近经销商驻区人员办公场所最前方及靠近小会议室(会客室)的位置. 1.5大会议室 大会议室主要的功能是开会,员工培训,团体活动及经营产品展示,经销商每天都有固定的会议耍开从朝会,周会,月会要开所以必须有一个会议室,会议的重要性及会议原则在第一章业务人员及业绩管理的2.2会议管理及会议内容已有祥尽的介绍. 经销商现在处于一个发展的阶段,培训也是重要的工作,大会议室必须具备培训教室的功能,经销商培训的方式可以分为内训及外训. 1).内训-是以加强员工的各项基础技能,经销商文化及产品知识,基本的业务技术,经销商的作业程序等,这些都可以以内训的方式进行,由业务主管,财务主管,储运主管,内勤主管,经营者等负责培训的工作. 2).外训-以提升员工,主管及经营者的个人能力及观念,一般而言会请外面的专业培训师及厂家的高阶主管的作培训的工作,课程内部以专业销售技巧,管理领导,时间管理等相关课程,如果经销商人数不多以参加外面的培训课程即可. 大会议的另一个功能就是团体活动使用,如庆生会,庆祝会,新春团拜等活动可以在大会议室举办,可以增进员工之间的和谐及对经销商的向心力,还有一重要功能就是厂商的新产品介绍及相关业务介绍. 在大会议中可以规划一个区域来陈列组销商所经营的产品,可以让员工了解经销商的产品及经营规模. 大会议室的大小以参加与会最大人数作为规划场地的依据在把产品展示空间加入即可,大会议室内必须有白板,电视机,放影机,投影机,长型会议桌椅等.依规模决定是否需要扩音设备,以上设备是为合乎所有会议室功能而配置. 1.6小会议室 小会议的主要功能有,主管会议,人数少的会议,内部沟通,个人问题讨论,会客室,拜客接待室,面试场所等,以上字面就可以清楚了解小会议室的用途,有些主管没有隐密的办公室,会利用小会议室作私人问题的讨论,如果经销商也有绩效考核制度,也需要一个隐密空间来检讨个人绩效问题. 1.7储藏室 储藏室有二个功能: 1).作为经销商业务执行中需要的相关物品,如:陈列架,产品海报,产品目录等将这些物品,储藏室可以保持办公场所整齐干净. 2).储存经销商的帐务资料存放,经营生意会产生大量的帐务资料,这些帐务资料必须有系统的储存,依税捐机构工商局规定,帐务资料必须保存五年以上包含了账单,账