惠州_中信城市时代_论坛类活动筹备关键点总结.docVIP

论坛类活动筹备关键点总结 ——以惠州中信城市时代6.29“郎”眼看惠州经济论坛为例 背景：2008年6月29日，以中信地产、中信惠州置业有限公司为主办方，在惠州五星级康帝国际酒店中国厅举办了一场别开生面的经济论坛活动——“郎”眼看惠州主题论坛，此次活动自方案的初次提出至活动的具体执行，历时接近半年，且如此规格、规模的活动在惠州屈指可数。此次活动较为成功的举办凝结了项目组人员的汗水，同时也从中得到了诸多经验及启示，在此做简单小结，希望对今后论坛类活动的成功举办起到一定的借鉴作用。 （备注：６·２９活动当天到场约800人次，且参加人员为中信深圳集团领导、惠州市各政府职能部门领导、金融界地产界知名人士、惠州市各大中小型企业经理级以上高级管理人员，因此称之为规格高、规模大。） 论坛活动主讲人及主持人的选取 1、选择社会知名度高、迎合目标客户口味的演讲者：讲话是论坛活动的主要甚至唯一内容，因此讲话的人至关重要，只有大众关注力强、社会知名度高的演讲者，才有可能通过适度的营销推广手段吸引大量客户参加活动；同时，只有迎合项目客户群口味的演讲者，才有可能最大化地吸引项目目标客户群体上门。以中信城市时代项目为例，目标客户主要集中于中小企业管理者，精通企业管理战略的知名经济学家最能吸引目标客户的眼球，因此郎咸平为最佳人选。 2、选择时事性强、大众关注度高的论题：在主讲人的擅长专业范围内，选取时事性强、社会关注度高的热点话题，也是活动成功举办、吸引客户参加的重要因素之一。并且关于论题的选取，应当提前与主讲人多次沟通，并根据其需要提供相关资料。 3、选择对论坛主题及项目概况有一定理解的主持人：论坛活动中，主持人不应当只是简单地按照活动流程对现场进行把控，只有对论坛主讲人、演讲主题涉猎领域、项目基本情况有一定的理解，才可能提升论坛的品质感，有效调动现场气氛。中信城市时代项目6.29活动的主持人为惠州电视台的知名主持人，但对郎咸平本人、经济大势、项目概况并无深刻了解，且没有经过充分准备，使活动现场效果大打折扣。 二、客户组织 客户组织包括活动前期客户通知、客户确认及现场客户安排，是活动成功举办、并实现活动举办目的的关键所在。 （一）客户通知 1、选取客户通知的有效途径组合，使论坛活动信息最大化到达目标客户：6.29活动中，项目组主要通过以下途径向目标客户传达活动信息： 媒体推广途径：户外广告+电视广告+报纸广告（报眉、硬广、软文）+短信； 电话CALL客：项目诚意客户、进场以来上门进线客户、惠州台商协会企业名录 客户、惠州黄页金融电子等行业企业名录客户； 对写字楼进行扫楼：策划人员与销售人员共同扫楼，直接向写字楼客户发送活动邀请函； 充分利用中信地产、世联地产公司资源，联系政府部门相关人员、各企业协会会长及会员、金融界地产界知名人士。 2、采取合理的通知方式把控到场客户的数量与质量。 可采取“发送邀请函+客户电话预约+客户上门取票”的客户通知方式，使目标客户不仅有尊贵感，而且可以使项目组每天都能够有效统计参加客户的数量，把控发放门票的数量以及到场客户的质量，有效避免活动现场座位空置或不够的混乱现象，最大可能达到活动目的。 （二）客户确认 活动举办前，应当对到场客户数量及名单进行多次梳理，可根据论坛的性质及活动举办的目的，按照不同的标准进行梳理。此举主要有两个作用：1、确认到场客户的数量，即使不能精确至个位，也不会出现过大偏差；2、决定活动现场是否需要按照一定标准进行分区。 以6.29经济论坛活动为例，活动前天将所有参加客户单位名称、职务、姓名、联系方式、领取门票数量进行汇总，统计活动当天需设置座位数量，并对座位区以单位性质与客户职务相结合为标准进行分区，因此活动当天并未出现由于到场客户数量多而发生座位争执等现象。 （三） 现场客户安排 1、合理设置签到流程，保证客户快速签到，避免塞车。 如果到场客户数量多，有必要针对嘉宾与普通客户设置不同的签到区：6.29活动，签到处设置“嘉宾签到处”与“客户签到处”两个区域，并在嘉宾签到区细分为政府机构接待人员、地产机构接待人员、金融机构接待人员等，保证到场嘉宾有一对一接待，大大增加嘉宾满意度； 签到区设置足够人员，细致分工，并尽可能留下客户联系方式：6.29活动中，项目组人员提前通知到场客户携带名片签到，活动当天有名片的客户领取项目资料后直接可以进入座位区，没有携带名片的客户尚且需要当场签名及留下联系方式，因此大大节省了客户签到时间； 2、合理安排餐饮时间，