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人事档案管理制度 文件编号：LC-HR-GC10 版 本：V1.0 序号 变 更 记 录 版本 更改单 序号 修改人/日期 审核人/日期 批准人/日期 实施日期 1 创建 1.0 赵青主 赵勇 2011.3 2 1 目的 将企业人事档案管理工作制度化，规范化维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。 便于相关人事档案材料的借阅和使用。 适用范围 公司所有员工。 3 人事档案分类 员工人事档案分为以下四大类： 入职档案 1、入职资料：个人简历、入司申请表、员工履历表、承诺书、上一家单位的离职证明（员工承诺书）、员工担保书、担保人身份证复印件、员工身份证复印件、学历学位证书、各类资格证书复印件、体检资料、员工照片等个人入职基本信息。 2、劳动合同、必威体育官网网址级禁业限制协议、设备领用协议等。 3.2职位档案 1、职位说明书、员工调动审批表。 2、试用期考核表、试用期转正申请表、员工试用期工作总结。 3.3薪酬档案 调薪申请单、调薪/降薪记录。 3.4 离职档案 1、离职申请书； 2、工作交接单； 3、离职交接清单； 4、项目交接单； 5、离职证明存根。 4 社会保险及住房公积金材料 员工社保和公积金的增减员表 4.2员工转移保险的转移表 5 员工企业档案的保管、收集和归档 5.1员工企业档案的保管 1、档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格使用专用档案物品； 2、档案存放地需坚固、防火、防潮、防蛀。 5.2员工企业档案的收集和归档 1、及时通过有关部门收集员工的入职、任免、调动、等新材料，充实档案内容。 2、收集到的材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经所在单位审查盖章或者本人签字的，盖章签字后方能归入档案。 3、收集到的材料要及时整理、登记、归档；在档案卡上登记相关材料名称及有关内容，将新材料放入档案，并做好标记。 4、入档材料需使用A4规格的纸张。 6 人事档案的核查核对 6.1 重要性 检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。 6.2 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 1、 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。 2、对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 3、 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 7 人事档案编码 人事案编码规则：首4位由浪潮嘉信拼音第一个字母的大写“LCJX”，后四位从0001开始编码，一次类推。 8 人事档案必威体育官网网址规定及保存期限 8.1 人事档案必威体育官网网址和保存工作要求： 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格必威体育官网网址，不得扩散。 8.2人事档案保存期限： 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。 9 附件 《档案登记卡》 浪潮嘉信员工档案编号：LCJX 0001 基本情况 姓名 　 　 　 身份证号码 　 　 （）已 （）未 毕业学校 　 　 　 　 　 （）是 （）否 地址 　 　 　 　 　 文件名称 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 2011年3月7日 1