[经管营销]管理体系文件编写、印刷导则.docVIP

管理体系文件编写、印刷导则 1 目的 对管理体系文件编写、印刷进行控制，确保九江分公司（含资产分公司，以下简称分公司，下同）体系文件编写、印刷符合要求。 2 范围 本标准提出了体系文件的起草、编号、印刷的基本要求，适用于分公司管理体系文件的编写与印刷。 3 职责 3.1 企管处是分公司管理体系文件编写、编号、印刷的归口管理部门；负责制（修）定本导则并监督执行。 3.2 各直属单位按 “谁主管，谁负责”的原则组织制（修）定管理体系有关文件。 4 管理内容和方法 4.1 文件编写基本要求 4.1.1 文件的内容应符合国家有关规定，其中量、单位及其符号应符合九江分公司《量和单位技术标准》的规定。 4.1.2 文字表达应简明、准确、严谨、易懂，按GB／T 1.1中第6.6.11 条要求使用助动词，同时，应使用规范汉字，避免不易理解或产生歧义。 4.1.3 文件的内容宜用文字的用文字，如用图、表提供信息更有利于管理体系文件的理解，则宜用图、表。 4.1.4 文件中的技术内容（图、表、量纲、数学公式、化学分子式和结构式及其他技术内容）应准确无误。 4.1.5 文件应做到统一、协调、适用和先进 a) 统一。管理体系文件的结构、文体和术语应保持一致。类似的条款应使用类似的措辞来表述；相同的条款应使用相同的措辞来表述。对于已定义的概念应避免使用同义词。每个选用的术语应尽可能只有惟一的含义； b) 协调。文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方。各具体文件应紧扣文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动； c) 适用。管理体系文件的内容应符合企业的实际，具有可操性，并易于引用； d) 先进。管理体系文件所规定的条款应充分考虑先进的技术水平和经验、成果。 4.1.6 管理体系文件内容中规范性要素、资料性要素的编写应符合GB／T 1.1第6章的规定。 4.1.7 会议纪要、通知等时效性文件中具有共同的重复使用要求的，有关部门应在下发后12个月内，转换成正式文件。 4.2 文件编写基本内容及顺序 4.2.1 技术性文件 a) 格式应符合GB/T1.1《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则》； b) 基本内容构成和编写顺序：封面、目次（可选）、前言、名称、目的、范围、规范性引用文件(可选)、术语和定义（可选）、符号和缩略语（可选）、有关技术方面要求、流程图(可选)、附录（可选）等； c) 编写的具体内容应符合各职能部门的规定。 4.2.2 管理性文件 a) 格式参照GB/T1.1《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则》； b) 基本内容应按5W1H和PDCA原则规定各项管理活动目的（Why为什么做这项工作）、内容（What做什么）、职责（ Who谁来做）时间（ When何时做）、 Where（在哪做）、方法（How如何做，包括采用的设备、工具、文件，以及如何控制、记录等），应有策划(P)、实施(D)、检查考核(C)与改进（A）全过程的内容与要求； c) 基本编写顺序 1） 程序文件：封面、目次（可选）、前言（可选）、名称、目的、范围、术语和定义（可选）、符号和缩略语（可选）、职责、管理内容和方法、相关文件、应形成的记录、附则、附录（应包含流程图）等； 2） 其它各类文件：名称、目的、范围、术语和定义（可选）、符号和缩略语（可选）、职责、管理内容和方法、相关文件（可选）、应形成的记录（可选）、附则、附录（可选，可包含流程图）等。 注1：流程图表应归入附录中。 注2：流程图表的表栏应包括工作流程、责任部门、相关文件、应形成的记录。流程图表中不用录入所依据的文件、应形成的记录的名称，录入在“相关文件”、“应形成的记录”中条的编号即可。 4.2.3 工作标准 4.2.3.1 部门工作标准 部门工作标准包括通用工作标准和具体部门工作标准。 部门工作标准应包括的内容及顺序：部门工作标准名称（九江分公司XXXYYY工作标准）、范围、职责与权限、工作关系、检查与考核、附则。 注3：XXX代表直属单位名称。 注4;YYY代表直属单位下设机构名称。 其中： a) 职责分为基本职责和HSE职责两部分，包括归口管理职责、分管职责、执行职责，应逐层顺序描述，涉及到跨单位的接口，应清晰明了；HSE职责应列入总部全员HSE责任制要求的内容，但与基本职责不重复； b) 权限指为履行职责所应有的建议权、协调权、决策权等； c) 工作关系应明确本单位在谁的领导下开展工作；为其他单位提供的服务； d) 检查与考核应明规定检查与考核的形式与主要方法，其中，包括注明“接受未能履行规定 职责的责任考核”的要求。 4.2.3.2 岗位工作标准